Arbeitsauftragsverfahren

Wenn Sie planen, Service-Experten für kleine Unternehmen zu beauftragen, müssen Sie wissen, wie Sie Arbeitsaufträge erstellen und Arbeitsanweisungen befolgen. Der Arbeitsauftrag ist eine Anforderung, die die Auftragsdetails eines Lieferanten beschreibt und eine Vereinbarung zwischen Ihnen und dem Servicemitarbeiter herstellt. Das Verfahren ist sehr unkompliziert.

Erstellen Sie ein System und erstellen Sie Standardformulare

Der erste Schritt beim Einrichten eines Arbeitsauftragsverfahrens ist das Einrichten eines Datenbanksystems, in dem Daten zu allen Ihren Arbeitsaufträgen aufgezeichnet werden. Sie können eine normale Datenbanksoftware verwenden oder eine Software zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen erwerben. Nachdem Sie Ihre Datenbank oder Ihr System eingerichtet haben, entwickeln Sie das Standardformular, mit dem Sie Ihre Arbeitsaufträge absenden. Sie können eine Arbeitsauftragsvorlage verwenden, wenn Sie nicht mit der Erstellung von Grund auf vertraut sind.

Füllen und absenden

Geben Sie auf dem Bestellformular die Informationen Ihres Unternehmens an, die Kontaktinformationen für den Servicemitarbeiter und eine detaillierte Beschreibung dessen, was der Fachmann tun muss, um die Arbeit abzuschließen. Geben Sie Anweisungen an, wie der Fachmann bei Bedarf auf den Arbeitsbereich zugreifen kann (z. B. einen Schlüsselcode oder eine Telefonnummer, um einen Termin zu vereinbaren). Der Arbeitsauftrag sollte auch die Frist für die Fertigstellung, eine Auflistung der für die Arbeit erforderlichen Materialien und die Lohnkosten enthalten. Geben Sie eine Adresse an, an die der Fachmann eine Rechnung zur Zahlung senden kann. Sie können den Arbeitsauftrag dann per E-Mail, Fax oder Post an den Servicemitarbeiter senden.

Überprüfen Sie, ob die Arbeit abgeschlossen ist

Überprüfen Sie die Arbeit nach Abschluss, um sicherzustellen, dass sie zufriedenstellend ist. Geben Sie eine Notiz in den ursprünglichen Arbeitsauftrag oder in Ihre Arbeitsauftragsdatenbank ein, um zu bestätigen, dass der Auftrag Ihren Anforderungen entspricht. Diese Genehmigung legt fest, ob der Arbeitsauftrag zur Zahlung bereit ist oder ob der Fachmann zusätzliche Arbeiten ausführen muss, um die Arbeit abzuschließen.

Rechnung für Arbeitsauftrag bezahlen

Nachdem Sie nach Abschluss des Arbeitsauftrags eine Genehmigung erteilt haben, müssen Sie vom Servicemitarbeiter auf die endgültige Rechnung warten. Überprüfen Sie die Rechnung nach Erhalt, um sicherzustellen, dass sie mit Ihrer ursprünglichen Vereinbarung übereinstimmt (wenden Sie sich an den Fachmann, wenn aufgrund unerwarteter Probleme während des Auftrags Anpassungen vorgenommen wurden). Überweisen Sie die Zahlung innerhalb der im Arbeitsauftrag oder auf der Rechnung angegebenen Frist an das Unternehmen.