Was ist ein W-9 für ein Unternehmen?

Unternehmen, die unabhängige Auftragnehmer einstellen, sind verpflichtet, dem IRS Löhne auf einem 1099-Formular zu melden. Vor der Einreichung der Nummer 1099 muss das Unternehmen jedoch verlangen, dass der Auftragnehmer seine Steueridentifikationsnummer (TIN) auf dem W-9-Formular angibt. Für Einwohner und Unternehmen in den USA ist eine TIN entweder eine Sozialversicherungsnummer (SSN) oder eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN).

Formulare des Auftragnehmers W-9

Wenn Sie einen Auftragnehmer einstellen, unabhängig davon, ob es sich um ein Unternehmen oder eine Einzelperson handelt, müssen Sie von jedem von ihnen ein W-9-Formular abholen. Auftragnehmer können Einzelunternehmer, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, Unternehmen, Partnerschaften, Trusts und Nachlässe umfassen. Am Ende jedes Steuerjahres müssen Sie die Gesamtzahlungen, die Sie an jeden Auftragnehmer leisten, die 600 USD oder mehr betragen, in einem 1099-Formular unter Verwendung der Informationen aus dem W-9 an den IRS melden.

TIN-Abgleich

Einer der Hauptgründe, warum der IRS vor der Vorbereitung des 1099 verlangt, dass Ihr Unternehmen einen W-9 von Auftragnehmern erhält, ist der TIN-Abgleich. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob die Informationen, die Sie auf einem W-9 erhalten, mit denen übereinstimmen, die der IRS für die Einzelperson oder das Unternehmen gespeichert hat. Da Auftragnehmer in der Regel keiner Steuereinbehaltung unterliegen, kann der IRS die Zahlungen an jeden Steuerpflichtigen zurückverfolgen, falls er niemals eine Einkommensteuerzahlung erhält. Ohne TIN-Matching kann ein Auftragnehmer absichtlich falsche Angaben zu einem W-9 machen, um Steuern zu vermeiden.

Ausländische Zahlungsempfänger

Ausländische Privatpersonen und Unternehmen, die nicht in den USA leben, reichen kein W-9-Formular ein. Stattdessen verlangt der IRS, dass Sie von jeder ausländischen Person oder Firma ein W-8-Formular erhalten. Für ausländische Ausländer, die in den USA ansässig sind, verlangt der IRS von diesen Personen jedoch, dass sie eine W-9 einreichen. Da viele gebietsfremde Ausländer nicht für eine SSN berechtigt sind, müssen sie vor dem Ausfüllen des W-9-Formulars eine individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN) beantragen.

W-9 Formularinformationen

Das W-9-Formular ist eine Seite lang und erfordert nur die Meldung einiger wichtiger Informationen. Zahlungsempfänger müssen ihren vollständigen Namen oder den Namen ihres Unternehmens angeben, sofern dies kein Einzelunternehmer ist. Es muss auch die Adresse des Zahlungsempfängers und die entsprechende TIN enthalten. Der letzte Abschnitt des Formulars erfordert eine Unterschrift, um zu bestätigen, dass der Zahlungsempfänger keiner Sicherungssperrung unterliegt, dass die TIN korrekt ist und er ein US-amerikanischer Staatsbürger oder ein Einwohner ist, eine nach US-amerikanischem Recht organisierte Wirtschaftseinheit oder ein inländischer Nachlass ist oder vertrauen.

Backup einbehalten

Obwohl die meisten Zahlungen, die Ihr Unternehmen an Privatpersonen und Unternehmen leistet, die ein W-9 vorbereiten, nicht der Quellensteuer unterliegen, kann der IRS den Zahlungsempfänger einer Sicherungsbesteuerung unterziehen. Der Sicherungsbetrag entspricht 28 Prozent jeder von Ihnen vorgenommenen Zahlung. Sie gilt jedoch nur, wenn die vom Zahlungsempfänger angegebene TIN nicht korrekt ist.