Welche Kosten deckt die Meilenrückerstattung ab?

Wenn Sie in einem persönlichen Fahrzeug für Ihr Unternehmen auf die Straße gehen oder von Mitarbeitern verlangen, dass sie ihr Auto für Arbeitsaufgaben verwenden, müssen Sie eine einheitliche Kilometerrichtlinie festlegen. Durch die Rückerstattung der Kilometer kann Ihr Unternehmen die aufgabenbezogenen Ausgaben ordnungsgemäß zuordnen, und Sie und Ihre Mitarbeiter erhalten außerdem die erforderlichen Mittel, um das Gas zu ersetzen, sowie die Abnutzung, die Ihrem kleinen Unternehmen zugefügt wird. Ab 2018 beträgt der standardmäßige Abzug der IRS-Kilometer 54, 5 Cent pro Meile.

Welche Kilometerleistung gilt

Das Kilometergeld erstattet Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine Vielzahl von Kfz-Kosten, die anfallen, wenn das Fahrzeug für Geschäftsreisen genutzt wird. Durch die Multiplikation des Normalsatzes von 54, 5 Cent pro Meile mit der Anzahl der gefahrenen Meilen (z. B. 100) würden Sie einem Mitarbeiter 54, 50 US-Dollar für die Reise erstatten. Die Vergütung übersteigt typischerweise die durchschnittlichen Kraftstoffkosten für die zurückgelegte Strecke. Die zusätzlichen Mittel werden als Zahlung für 100 Kilometer Verschleiß und für die langfristigen Kosten wie Ölwechsel, neue Reifen, Kfz-Versicherung und Zulassungsgebühren angesehen. Andere mit dem Fahrer verbundene Kosten, wie Parkgebühren oder Mautgebühren, sind nicht Teil des normalen Kilometerstands und sind separate Kfz-Kosten.

Alternative Erstattungssätze für Meilen

Sie haben die Möglichkeit, den Mitarbeitern eine reduzierte oder höhere Kilometerleistung zu zahlen, die auf einer internen Kalkulation der geschätzten Kosten pro Meile basiert. In Staaten mit niedrigeren Gaspreisen kann eine niedrigere Kilometerleistung die notwendigen Ausgaben noch decken. Sie müssen jedoch Ihr Feld einschätzen, bevor Sie den Normalsatz bremsen. Wenn Ihre Mitarbeiter häufig Kunden fahren und ein einwandfrei gewartetes Fahrzeug benötigen, um die Erwartungen Ihrer Kunden zu erfüllen, können die zusätzlichen Kosten eines verbesserten Versicherungsschutzes, höherer monatlicher Kfz-Zahlungen und einer proaktiven Wartung die Zahlung des vollen IRS-Satzes für Ihre Mitarbeiter zu einer guten Geschäftsinvestition machen.

Tatsächliche Kosten vs. Kilometer

Wenn Sie als Eigentümer eines kleinen Unternehmens mit Ihrem eigenen Fahrzeug fahren, können Sie die tatsächlichen Kosten abziehen, anstatt die normale Abzugsrate für Geschäftskilometer zu akzeptieren. Mit dieser Methode berechnen Sie die für den geschäftlichen und privaten Gebrauch gefahrenen Meilen sowie die Gesamtkosten des Fahrzeugs. Wenn Sie das Fahrzeug zu 75 Prozent geschäftlich genutzt haben, sind 75 Prozent der tatsächlichen Kosten abzugsfähig. Die Aufwendungen umfassen die Kosten für Gas, Ölwechsel, Autowäsche, Maut, Reparaturen, Versicherung, Registrierung und Teile.

Fahrtenbücher und Ausgaben

Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter dem Unternehmen Kilometer aufladen, ist es erforderlich, ein genaues Kilometerbuch zu führen. Das Protokoll eines Mitarbeiters sollte das Starten und Stoppen der Kilometerzählerwerte für jeden Teil einer Geschäftsreise beinhalten. Wenn Sie die Kilometerkosten für sich selbst oder für die Mitarbeiter anhand der Methode der tatsächlichen Kosten nachverfolgen, sollten die Kilometerstände für alle Fahrten den Start und das Stoppen des Kilometerzählers einschließen, sodass Sie die geschäftliche Nutzung des Fahrzeugs leicht bestimmen können. Behalten Sie alle Ausgaben für das Auto im Auge und bewahren Sie Kopien Ihrer Quittungen und Rechnungen auf.

Firmenfahrzeuge vs. Privatfahrzeugnutzung

Wenn Sie mehrere Mitarbeiter für die Erledigung von Routineaufgaben wie tägliche Lieferungen zahlen, führen Sie eine Kosten- und Nutzenanalyse durch, um zu bestimmen, ob es günstiger ist, ein Dienstfahrzeug zu mieten oder zu kaufen, das von Arbeitern verwendet werden kann. Wenn Ihr Geschenkeladen beispielsweise pro Tag 20 US-Dollar an Meilen für die Erstattung von Meilen zahlt, betragen die Kosten mindestens 400 US-Dollar pro Monat, vorausgesetzt, es handelt sich um eine Arbeitswoche von fünf Tagen. Für ein Unternehmen, das sieben Tage in der Woche tätig ist, steigen die Kosten auf ungefähr 600 USD pro Monat. Wenn die Gesamtbetriebskosten eines Firmenwagens - Zahlungen, Versicherungen, Genehmigungen, Kraftstoff und Wartungskosten - niedriger sind als Ihre monatlichen Fahrleistungen, kann der Kauf eines Fahrzeugs günstiger sein. Sie können dann zusätzlich zum Abzug aller mit dem Auto in Zusammenhang stehenden Ausgaben Abschreibungen beantragen.