So schreiben Sie eine Ereigniserklärung für einen HR-Vorfall

Arbeitsplatzprobleme oder Vorfälle in Bezug auf Personalressourcen werden im Allgemeinen von einem Personalmitarbeiter oder einem Spezialisten für Mitarbeiterbeziehungen behandelt, der in der Untersuchung von Beschwerden von Mitarbeitern geschult ist. Details zu Beschwerden von Mitarbeitern müssen im Untersuchungsprozess dokumentiert werden. Die Untersuchung von HR-Vorfällen beginnt lange bevor ein Mitarbeiter eine Beschwerde einreicht. Dies beginnt mit dem Engagement des Arbeitgebers für faire Beschäftigungspraktiken, wie Bundes- und Landesgesetze, die Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz untersagen, sowie eine Arbeitsplatzpolitik für die Abwicklung von Ermittlungen und die Beilegung von Beschwerden.

Bundesgesetze

Die Equal Employment Opportunity Commission der USA setzt Titel VII des Civil Rights Act von 1964 und andere Bundesgesetze durch, die Arbeitnehmer vor unfairen Beschäftigungspraktiken schützen. Die Antidiskriminierungsgesetze auf Bundes- und Landesebene sind die Grundlage, auf der viele Arbeitsplatzbeschwerden eingereicht werden. Ein Mitarbeiter kann das Gesetz, das die Behandlung, über die er sich beschwert, untersagt, nicht ausdrücklich anführen; Es liegt an der Personalabteilung, die Grundlage der Beschwerde zu dokumentieren. Daher enthält die Personalakte in der Regel eine kurze Beschreibung der Grundlage und des anwendbaren Rechts. Wenn sich beispielsweise eine Mitarbeiterin darüber beschwert, dass ihr Vorgesetzter unwillkommene Verhaltensweisen, einschließlich rührender und unanständiger Bemerkungen, begeht, könnte die Personalakte "Vorwürfe: Sexuelle Belästigung durch den Vorgesetzten - Titel VII Untersuchung" enthalten.

Haftung des Arbeitgebers

Die EEOC empfiehlt den Arbeitgebern nachdrücklich, sich mit der potenziellen Haftung zu befassen, wenn es darum geht, Arbeitsabläufe rasch zu untersuchen und Probleme am Arbeitsplatz zu lösen. Die Agentur sagt, dass Arbeitgeber, die ein Verfahren einrichten, in dem Arbeitnehmer Probleme am Arbeitsplatz melden, die geeigneten Methoden verwenden, um die Beschwerden der Mitarbeiter anzusprechen und sie zu lösen, bevor sie sich zu formellen Vorwürfen wegen Diskriminierung unter dem Schutz des Bundes oder des Staates erheben. Je früher die Personalabteilung eine Untersuchung durchführt, desto stärker ist ihre Verteidigung, um die Haftung für angeblich unfaire Beschäftigungspraktiken zu reduzieren.

Personalbesprechung

Die erste Zeugenaussage von HR stammt vom Mitarbeiter. In einer privaten Besprechung fordert der Personalfachmann den Mitarbeiter auf, Einzelheiten zu seiner Beschwerde bekannt zu geben. Die Personalabteilung hört aufmerksam zu und zeichnet die Erklärung des Mitarbeiters auf - mit handschriftlichen oder getippten Notizen -, während sie Informationen zu den Vorfällen bereitstellt. Sie sollte ermutigt werden, sachliche Informationen zur Verfügung zu stellen und davon Abstand zu nehmen, Informationen zurückzuhalten, da sie davon ausgeht, dass bestimmte Details irrelevant sein könnten. HR entscheidet, was relevant ist.

Ereigniskette

Nach bestem Wissen und Gewissen sollte die Angestellte Informationen wie Datum, Ort, Umstände und Namen der Angestellten zur Verfügung stellen, wenn der Vorfall stattgefunden hat. Außerdem sollte die Mitarbeiterin ihre Reaktion beschreiben oder wie sie auf den Vorfall reagiert hat. Zum Beispiel: "18. Dezember 2012 - Verkaufsabteilung - Gegen 18 Uhr stand Frau Smiths Vorgesetzter, Mr. Doe, direkt hinter ihr und legte eine Hand auf ihre rechte Schulter, als er fragte, ob Frau Smith zu spät kommen würde Frau Smith lehnte ab. Keine anderen Angestellten waren anwesend. "

Zeugenaussage

Die Beschwerde des Angestellten wird während einer Untersuchung wie jede andere Zeugenaussage behandelt. HR fasst die Beschwerde des Mitarbeiters zusammen und erstellt eine schriftliche Erklärung für die Unterschrift des Mitarbeiters. Danach warnt HR den Mitarbeiter, die Beschwerde nicht mit ihren Kollegen, Vorgesetzten oder anderen Personen zu besprechen. Die Personalabteilung erklärt, dass die Angelegenheit so weit wie möglich vertraulich behandelt wird. Die Befragung anderer Zeugen erfordert jedoch die Offenlegung grundlegender Informationen über die Beschwerde des Arbeitnehmers.

Organisation und Vertraulichkeit

Die Ereigniskette sollte in chronologischer Reihenfolge organisiert werden. Die Personalabteilung sollte die Verwendung von Sprache in einer der Zeugenaussagen vermeiden, die eine vorzeitige Beurteilung der Glaubwürdigkeit der Zeugen nahelegt. Die Personalabteilung sollte in der Tat keine kritischen Anmerkungen, Analysen oder Glaubwürdigkeitsbewertungen anstellen. Bewahren Sie alle Beurteilungen und Analysen getrennt von den Ermittlungsakten in einer anderen vertraulichen Akte auf. Hinweise wie diese könnten auffindbar werden, wenn sie in die Ermittlungsakte aufgenommen werden. Das bedeutet, dass der Anwalt des Angestellten die Personalabteilung auffordern kann, für den Vorfall relevante Dokumente vorzulegen, die alle Untersuchungsmaterialien enthalten.