So schreiben Sie ein neues Memo für Unternehmensrichtlinien

Unternehmer haben viele Gründe, neue Richtlinien und Verfahren zu erstellen. Ein Unternehmen sollte sowohl ein Mitarbeiterhandbuch als auch ein Betriebshandbuch haben, das von allen Mitarbeitern verfasst und anerkannt wird. In diesen Büchern werden die Unternehmensrichtlinien festgehalten. Wenn sich eine Richtlinie ändert oder eine neue umgesetzt wird, müssen Arbeitgeber die Mitarbeiter über die Änderung informieren. Der erste Schritt besteht darin, das Memo für eine neue oder aktualisierte Unternehmensrichtlinie zu schreiben.

Memo-Format

Die meisten Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Word verfügen über Vorlagen für Geschäftsnotizen. Vorlagen erleichtern das Formatieren eines Memos. Sie fügen einfach die Komponenten zur Vorlage hinzu, um Ihr Memo zu formatieren. Bei den meisten Vorlagen wird das Wort Memo oder Memorandum in einer großen Schrift oben angezeigt. In einer kleineren Schrift können sie auch einen Klarsteller wie Vertraulich oder Nur für den internen Gebrauch enthalten . Dies kann alles in der Kopfzeile der Seite sein.

Der Hauptteil des Memos sollte Geschäftsformatierung verwenden, die als Blockformatierung bezeichnet wird. Richten Sie jeden Abschnitt am linken Rand aus und trennen Sie jeden Block durch Zeilenabstand. Die Auswahl von Geschäftsschriften sollte Courier, Arial oder etwas Ähnliches sein. Es geht darum, lesbar zu sein. Die Schriftgröße für Unternehmen beträgt normalerweise 12 Punkte.

Der erste Block ist der Bereich Verteilung, Datum und Thema. Zum Beispiel:

An: Alle Mitarbeiter
Von: Betriebsleiter
Datum: 1. März 2017
Betreff: Nicht zugewiesene Parkplätze.

Die Empfänger sollten ein klares Bild davon erhalten, wer das Memo gesendet hat, wer eine Kopie erhält, Datum und Zweck des Memos.

Informationen im Memo präsentieren

Die Chancen stehen gut, dass das Memo erstellt wird, weil sich während der Arbeit ein Gesetz geändert hat oder etwas passiert, das ein Problem verursacht hat. Um zukünftige Probleme zu vermeiden, implementiert das Unternehmen eine neue Richtlinie. Es ist zwar völlig in Ordnung, auf neue Gesetze zu verweisen, aber niemals einzelne Vorkommnisse anführen, die zur Schaffung der neuen Richtlinie geführt haben. Vermeiden Sie es, Mitarbeiter gezielt zu referenzieren und vermeiden Sie entzündliche oder abfällige Ausdrücke im Memo. Halten Sie den Ton professionell und halten Sie sich ausschließlich an die Fakten. Wenn zum Beispiel eine neue Schließfachrichtlinie implementiert wird, sollte die Sprache nicht anklagend sein oder sich in irgendeiner Weise auf frühere Mitarbeiterdiebstähle beziehen.

Der Körper des Memos

Der Hauptteil der Notiz kann aus einem oder mehreren Absätzen bestehen, die den Blockformatstil für Unternehmen verwenden. Das Memo sollte alle bestehenden Richtlinien und die neuen Richtlinien zusammen mit dem Datum des Inkrafttretens der neuen Richtlinien enthalten.

Möglicherweise müssen Sie zusätzliche Informationen zur neuen Richtlinie angeben. Beispielsweise muss ein Unternehmen die Sicherheitsprotokolle vor Ort aufgrund neuer Bundesvorschriften ändern. Markieren Sie alle Änderungen an den bestehenden Richtlinien und legen Sie klar fest, wie sich die alten von den neuen unterscheiden. Verweisen Sie auf vorhandene relevante Richtlinien, indem Sie den Namen der Richtlinie und die Abschnitts- oder Seitennummer dort angeben, wo sie sich im vorhandenen Richtlinienhandbuch befinden.

Jedes Richtlinienhandbuch sollte datiert sein, damit die Mitarbeiter wissen, dass sie die richtige Version suchen. Geben Sie beim Referenzieren von Änderungen in einer neuen Richtliniennotiz das Datum des Handbuchs an, auf das verwiesen wird.

Verteilerliste

Arbeitgeber müssen einen Weg finden, um sicherzustellen, dass jeder Angestellte, der das Memo erhält, eine Kopie erhält. Nicht in jedem Unternehmen steht jeder Mitarbeiter in einer E-Mail-Verteilerliste. Um sicherzugehen, dass das Memo von allen erhalten wird, senden Sie es an die Stelle, an der die Poster des US-Arbeitsministeriums und der OSHA für alle Mitarbeiter zur Überprüfung aufbewahrt werden. Senden Sie eine E-Mail an die Verteilerliste der Mitarbeiter, die E-Mails haben. Fügen Sie das Memo den Pay Stubs bei oder bitten Sie die Manager, jedem Mitarbeiter eine Kopie zu übergeben und ein Meeting über die Änderung abzuhalten.

Nachtrag zu Handbüchern

Fügen Sie das neue Memo als Anhang zum vorhandenen Mitarbeiterhandbuch hinzu. Wenn Sie das Mitarbeiterhandbuch längere Zeit nicht aktualisiert haben oder viele Änderungen vorgenommen werden, ist es möglicherweise ratsam, das gesamte Handbuch mit einem neuen Veröffentlichungsdatum zu aktualisieren. Auf diese Weise beziehen sich Mitarbeiter nicht versehentlich auf veraltete Richtlinien.