In welchen Kategorien sollte ich Unternehmensquittungen für Steuern einordnen?

Wenn Sie die Geschäftskosten abziehen, müssen Sie Aufzeichnungen über Ihre abzugsfähigen Transaktionen führen, um Ihre Steuererklärungen beim Internal Revenue Service zu unterstützen. Viele Kategorien können auf jedes Unternehmen angewendet werden, arbeiten jedoch mit Ihrem Steuerberater zusammen, um für Ihr Unternehmen spezifische Kategorien zu erstellen. Hinterlegen Sie Ihre Unterlagen regelmäßig für mindestens drei Jahre nach dem Datum der jährlichen Steuererklärung in einem Organisationssystem, um Ihre Position im Fall einer Prüfung zu unterstützen.

Vermögenswerte

Unabhängig davon, ob Sie eine Druckerei betreiben oder ein freiberuflicher Schriftsteller von zu Hause aus arbeiten, Sie verfügen über Vermögenswerte, die es Ihnen ermöglichen, Ihr Geschäft zu betreiben und Einkommen zu erzielen. Von realen Zuständen über Laptops bis hin zu Fertigungsmaschinen müssen von Ihnen gekaufte Gegenstände mit dem Kaufdatum, dem Betrag und dem Verwendungszweck erfasst werden. Wenn Sie sich für die Ausgabe dieser Positionen entscheiden und von den Abschreibungsabzügen Gebrauch machen, werden diese Informationen dazu verwendet, den Abschreibungssatz für die Position zu ermitteln, sodass Sie möglicherweise einen Steuerabzug erhalten.

Kosten

Die Abzüge für Unternehmensausgaben können in verschiedene Unterkategorien unterteilt werden, die Ihren Geschäftsbetrieb unterstützen, wie z. B. Werbung, Gebühren und Abonnements, Unterhaltung, Inventar- und Materialkäufe, Büromaterial, Miete oder Hypothekenzahlungen, Transportkosten (einschließlich Fahrzeugzahlungen und jährliche Wartung). und Dienstprogramme, wie z. B. Internetzugang. Wenn die Informationen auf den Quittungen unklar sind, fügen Sie eine sorgfältige Dokumentation hinzu, wie z. B. das Datum der Transaktion, den Zweck und den Betrag, den Sie bezahlt haben. Fügen Sie den Quittungen außergewöhnlich großer Einkäufe zusätzliche Notizen hinzu, damit Sie sich an die Details der Transaktion erinnern können. Scannen Sie Ihre Quittungen, um Platz in Ihrem Büro zu sparen.

Einkommen

Der Internal Revenue Service möchte, dass Unternehmer nachweisen, dass ihr Einkommen mit ihren Steuererklärungen übereinstimmt. Führen Sie Aufzeichnungen über alle Transaktionen, die darauf hinweisen, dass Ihr Unternehmen Geld von Kunden erhalten hat, im Austausch für Dienstleistungen oder Produkte. Rechnungen, 1099-MISC-Formulare für Unterauftragnehmer, Verkaufsbelege und Kontoauszüge sind übliche Ertragsdatensätze, nach denen der IRS während einer Prüfung sucht. Klassifizieren Sie die verschiedenen Arten von Erträgen, die Sie erhalten, und denken Sie daran, dass für getauschte Transaktionen auch Quittungen erforderlich sind, da der IRS den Tausch als Einkommen betrachtet. Sie können Speicherplatz in Ihrem Ablagesystem sparen, indem Sie die Datensätze scannen und elektronische Dateien auf einem Sicherungslaufwerk aufbewahren. Denken Sie jedoch daran, sie bei einem Festplattenausfall oder -diebstahl gelegentlich auf einer DVD oder einem anderen Offline-Medium zu archivieren.

Angestellte

Unabhängig davon, ob Sie Praktikanten oder einen Finanzchef einstellen, müssen Sie alle Mitarbeiter sorgfältig dokumentieren, die von Ihrem Unternehmen einen Gehaltsscheck erhalten haben. Die IRS verlangt von allen Arbeitgebern, diese Aufzeichnungen mindestens vier Jahre aufzubewahren, und jeder sollte die gezahlten Löhne (einschließlich Trinkgeld und Nebenleistungen) sowie das Datum enthalten, an dem sie für Ihr Unternehmen gearbeitet haben. Diese Aufzeichnungen können für alles verwendet werden, von der Prüfung der Beschäftigungsaufzeichnungen, wenn ein alter Arbeitnehmer einen Antrag auf Arbeitslosenunterstützung stellt, oder als Beweismittel in einer Klage über Ihre Beschäftigungspraktiken.