So schreiben Sie einen Business Collections-Brief

Geschäftssammelbriefe passen ihren Ton normalerweise an den Zeitraum an, für den eine Rechnung überfällig ist. Während das vorrangige Ziel eines Inkassobriefs darin besteht, den Kunden zur Zahlung zu bewegen, sollte der Inkassoprozess die Geschäftsbeziehung nicht gefährden. Unternehmen können Sammelschreiben als einziges Kommunikationsmittel verwenden, wenn sie versuchen, überfällige Rechnungen abzuholen. Einige verwenden sie möglicherweise als Ergänzung zu Auflistungsaufrufen.

Ton

Der Inkassobeauftragte sollte den Brief in einem Ton schreiben, der sowohl fest als auch rücksichtsvoll ist, und den Kunden an den überfälligen Betrag erinnern, und dass das Unternehmen eine schnelle Zahlung schätzen würde. Zum Beispiel könnte ein Inkasso-Schreiben für eine Schuld, die 30 Tage überfällig ist, folgendermaßen lauten: "Wir haben noch keine Zahlung erhalten und möchten Sie dazu auffordern, diese so schnell wie möglich zu versenden, um Ihre Kreditprivilegien zu erhalten."

Inhalt

Der Inhalt jedes Geschäftssammlungsschreibens enthält normalerweise die Art der Beschwerde und die Schritte, die der Empfänger unternehmen muss, um sie zu lösen. Ein Brief für eine Schuld, die 60 Tage überfällig ist, könnte beispielsweise lauten: "Wir haben immer noch keine Zahlung für Rechnung Nr. 19 vom 2. Januar 2012 erhalten. Am 2. März haben wir eine überfällige Mahnung gesendet, aber keine Antwort erhalten Bitte kontaktieren Sie unser Büro so schnell wie möglich, um die Zahlung zu arrangieren. "

Folgen

Geschäftssammlungsbriefe, die endgültige Mitteilungen sind, informieren den Kunden in der Regel darüber, dass seine Schulden nach einem bestimmten Datum an ein Inkassounternehmen überwiesen werden. Unter bestimmten Umständen kann in einer abschließenden Mitteilung auch angegeben werden, dass das Unternehmen Klagen erhebt oder unbezahltes Eigentum zurückerhält. Endgültige Mitteilungen erfolgen in der Regel mit einer Schuld, die 90 Tage oder mehr überfällig ist. In einem endgültigen Mahnschreiben zur Zahlung von Möbeln kann beispielsweise angegeben werden: "Wenn die vollständige Zahlung nicht innerhalb von zwei Wochen nach dem Datum dieses Schreibens eingeht, müssen wir die Immobilie wieder in Besitz nehmen."

Zahlungsverhandlungen

Ein Geschäftssammlungsbrief, der versucht, das Wohl der Beziehung zwischen dem Händler und dem Kunden zu wahren, kann einen überarbeiteten Zahlungsplan anbieten. Zum Beispiel kann ein Unternehmen einem Kunden, der über 30 Tage fällig ist, Teilzahlungen anbieten. In dem Sammelschreiben könnte angegeben werden: "Wir erkennen an, dass Sie möglicherweise in finanzielle Schwierigkeiten geraten. Bitte setzen Sie sich so schnell wie möglich mit uns in Verbindung, um eine alternative Zahlungsvereinbarung zu treffen."