So schreiben Sie einen Brief, der besagt, dass ein Mitarbeiter dort nicht mehr arbeitet

Trotz aller Bemühungen kann es passieren, dass einer Ihrer Mitarbeiter irgendwann in Ihrem Unternehmen das Unternehmen verlässt. Unabhängig davon, ob der Mitarbeiter wegen größerer Möglichkeiten kündigt oder wegen einer Kündigung ausscheidet, müssen Sie in jedem Fall einen Brief schreiben, der besagt, dass ein Mitarbeiter in Ihrer Organisation nicht mehr arbeitet.

Kennen Sie die Ziele des Briefes

Diese Aufforderung wird manchmal geschrieben, um dem Arbeitsplatz mitzuteilen, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat. In den meisten Fällen handelt es sich jedoch um einen Brief, den Sie an Ihre Lieferanten, Kunden und Kunden schreiben. Sie werden darauf aufmerksam gemacht, dass der Mitarbeiter Ihr Unternehmen nicht mehr vertritt und nicht mehr befugt ist, in Ihrem Namen Aufträge zu erteilen oder Dienstleistungen zu erbringen. Denken Sie an dieses Publikum, wenn Sie den Brief schreiben.

Der Ton Ihres Schreibens hängt von den spezifischen Umständen des Ausscheidens des Mitarbeiters ab. Es ist jedoch wichtig, dass Sie zuerst die Ziele Ihres Schreibens auflisten. Beispielsweise können Sie den Kunden über die Abreise des Mitarbeiters informieren und ihm auch versichern, dass Sie eine neue Person gefunden haben, die sein Konto übernimmt, damit die Dinge gleich bleiben. Wenn der Mitarbeiter eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet hat, kann es Ihr Ziel auch sein, den Kunden über diese Tatsache zu informieren, damit in der Zukunft keine unangenehme Situation entsteht.

Erstellen Sie einen Arbeitsentwurf

Ihr erster Satz sollte Ihr Engagement für herausragenden Service stärken. Sie könnten zum Beispiel schreiben: „ Wir von XYZ glauben, dass es für uns oberste Priorität ist, unsere Kunden glücklich und sicher zu machen, und wir haben jahrelang dafür gesorgt, dass Ihre Erfahrung bei uns jederzeit erstklassig ist. „Sie sollten den Kunden dann darüber informieren, dass der Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt.

Sie können den Grund von Fall zu Fall angeben. Wenn Ihr Angestellter beispielsweise geht, weil ein Ehepartner in einer anderen Stadt ein fantastisches Angebot erhalten hat, können Sie dies erwähnen, da er den Angestellten in ein positives Licht stellt. Nachdem Sie die Abreise des Mitarbeiters erklärt haben, möchten Sie möglicherweise den Mitarbeiter ermitteln, den Sie zugewiesen haben, um das Konto des Kunden zu übernehmen, und die Kontaktinformationen dieser Person anzugeben.

Sie könnten zum Beispiel schreiben: „ Ich habe Mitarbeiter Y damit beauftragt, Ihren Account zu übernehmen, und ich bin zuversichtlich, dass sein Fachwissen und sein Wissen über Ihre Wünsche und Bedürfnisse diesen Übergang so nahtlos wie möglich gestalten wird. Sie können mit Employee Y unter 555-555-5555 oder per E-Mail unter [email protected] Kontakt aufnehmen. ”

Beruhigen Sie den Kunden

Als Nächstes versichern Sie Ihren Kunden, dass Sie ihr Geschäft schätzen und zur Verfügung stehen, um Fragen zu beantworten oder Bedenken zu lösen. Sie könnten beispielsweise schreiben: „ Obwohl Mitarbeiter X nicht mehr im Unternehmen ist, können Sie sich darauf verlassen, dass wir Ihnen weiterhin den hervorragenden Service bieten, den Sie erwarten. Um sicherzustellen, dass keine Probleme auftreten, wenden Sie sich bitte per E-Mail oder telefonisch an mich, wenn Sie während des Übergangs Probleme, Bedenken oder Fragen haben. Gerne arrangiere ich auch ein persönliches Treffen, falls dies für Sie angenehmer wäre . “

Korrekturlesen und Überarbeiten des Briefes

Geben Sie Ihren Brief an leitende Angestellte, denen Sie vertrauen, damit er den Brief korrigieren und überprüfen kann. Es ist eine gute Idee, dass der neue Ansprechpartner, der Ihren ausscheidenden Mitarbeiter ersetzt, auch den Brief überprüft. Nachdem Sie den Input und die Vorschläge Ihrer Mitarbeiter erhalten haben, überarbeiten Sie den Brief, bis er den von Ihnen gewünschten Standard erfüllt.

Geben Sie den überarbeiteten Brief den gleichen Personen, die den ersten Entwurf geprüft haben, nur um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Details und Informationen angegeben haben. Unterzeichnen Sie den Brief und treffen Sie Vorkehrungen, damit er Ihre Kunden erhalten kann.