So schreiben Sie einen Brief an einen Außendienst

Als Inhaber eines Unternehmens wissen Sie wahrscheinlich, dass der einfachste und schnellste Weg, mit Ihrem Außendienst zu kommunizieren, darin besteht, einen Brief zu schreiben, der letztendlich die Form einer E-Mail haben kann. Ob Sie schreiben, um eine Verfahrensänderung zu melden oder eine Mitarbeiteransage zu machen, erstellen Sie einen kurzen Brief. Schließlich ist Ihre Vertriebsmannschaft sehr damit beschäftigt, Sie zu vertreten. Verpassen Sie niemals die Gelegenheit, die Truppen mit einem positiven Erholungsschrei zu "verwickeln".

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Stellen Sie den richtigen Ton für Ihren Brief ein, indem Sie eine positive Einstellung mit Ihrem Zweck verbinden. Wenn Sie beispielsweise schreiben, um Ihre Vertriebsmitarbeiter über ein neues Call-Center für Ihre Kunden außerhalb der Geschäftszeiten zu informieren, können Sie sagen: „Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass Sie ab Montag wirksam sind. Ein Call-Center steht zur Verfügung, um Kundenfragen zu beantworten Wochentags zwischen 18 Uhr und 8 Uhr. "

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Geben Sie einige Hintergrundinformationen und eine kurze Begründung. Setzen Sie Ihre Informationen in ein positives Licht, verzerren Sie sie jedoch nicht. Denken Sie daran, dass Ihre Glaubwürdigkeit auf dem Spiel steht. Ehrlichkeit und Genauigkeit sind daher unerlässlich. In diesem Fall könnte man sagen, dass das Callcenter eingerichtet wird, um besser auf die Bedürfnisse wertvoller Kunden eingehen zu können, wenn Vertriebsmitarbeiter oder andere Unternehmensvertreter normalerweise nicht verfügbar sind.

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Informieren Sie sich täglich darüber, was Ihre Nachrichten für Ihre Vertriebsmitarbeiter bedeuten. Denken Sie daran, dass Mitarbeiter wissen möchten, wie ihr tägliches Leben beeinflusst wird. Antizipieren Sie ihre Fragen, Einwände oder Ängste und lenken Sie sie ab. Erwähnen Sie in diesem Beispiel, dass das Callcenter Ihren Außendienst von der manchmal unausgesprochenen Erwartung befreien soll, dass er rund um die Uhr für Kunden verfügbar ist.

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Erklären Sie alle relevanten Details und teilen Sie Ihre Erwartungen mit. In diesem Fall sollten Sie die Telefonnummer des Callcenters sowie die von Ihnen erwartete Interaktion des Außendienstes mit dem Callcenter angeben.

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Vermitteln Sie Ihre Begeisterung und Ihr Vertrauen. In diesem Fall könnten Sie sagen, dass Sie das Call Center als eine weitere Demonstration der Mission Ihres Unternehmens betrachten, die "einen 24-Stunden-Kundenservice" bietet.

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Bieten Sie an, Fragen zu beantworten, schließen Sie Ihren Brief jedoch positiv. Bitten Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter, das Call Center zu besichtigen und sich während eines informellen Open House mit den Mitarbeitern des Centers zu treffen. Vermittlung eines Gefühls für Teamarbeit und Zusammenarbeit, das für die Arbeit engagierter Vertriebsmitarbeiter so wichtig ist.

7.

Legen Sie Ihren Brief für ein paar Stunden - oder sogar für einen Tag - beiseite und prüfen Sie ihn aus einer anderen Perspektive, bevor Sie ihn senden. Analysieren Sie Ihre Wortauswahl, Emotionen und Adjektive und wissen Sie, dass Ihr Außendienst wahrscheinlich Ihren Brief genau unter die Lupe nimmt und zwischen den Zeilen liest.

Spitze

• Wie bei allen Formen der Unternehmenskommunikation verbreiten Sie Ihren Brief gleichzeitig an alle Vertriebsmitarbeiter, damit Sie nicht der Günstlingswirtschaft beschuldigt werden. Informieren Sie Ihre Vertriebsleiter oder Vorgesetzten vor der Veröffentlichung Ihres Schreibens und bitten Sie, die Informationen bis zur offiziellen Ankündigung ruhig zu halten.