Was passiert, wenn Sie die W-2-Frist nicht für Mitarbeiter einhalten?

Nach Angaben des Internal Revenue Service sollten W-2-Formulare für Formulare, die aus dem vorangegangenen Kalenderjahr abgeleitet wurden, spätestens am 31. Januar an die Mitarbeiter versandt werden. Während die Mitarbeiter sie an diesem Tag möglicherweise nicht per E-Mail erhalten, müssen sie zumindest an diesem Punkt verschickt werden. Für Unternehmen, die dieses bestimmte Protokoll nicht einhalten, kann dies Konsequenzen haben.

Verärgerte Mitarbeiter

Abgesehen von allen offiziellen Problemen mit dem Internal Revenue Service (IRS), die darauf zurückzuführen sind, dass W-2-Formulare nicht rechtzeitig versendet wurden, müssen Sie möglicherweise mit einer Gruppe sehr verärgerter Mitarbeiter zu tun haben, von denen viele erwarten, dass sie dies erwarten eine Steuererklärung. Mitarbeiter können sich nicht nur an Sie, sondern auch an den IRS wenden, was zu weiteren Ermittlungen in Ihrem Unternehmen führen kann, wenn zahlreiche Beschwerden über das Problem vorgebracht werden.

IRS Bußgelder

Die Geldstrafe der IRS hängt davon ab, wie spät Ihre W-2-Formulare abgelegt werden. Für W-2s, die innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit eingereicht werden, wird eine Geldstrafe von 50 US-Dollar pro Formular verhängt, bis zu einem Höchstbetrag von 187 500 US-Dollar für ein kleines Unternehmen. Bei Formularen, die vor dem 1. August, jedoch nach 30 Tagen, eingereicht werden, steigt die Strafe auf 100 USD pro Formular und eine Geldstrafe von maximal 536.000 USD. Die maximale Geldbuße beträgt 260 USD pro Formular für bis zu 1.072.500 USD pro Jahr für nach dem 1. August eingereichte Formulare.

Genaue Form

Neben dem pünktlichen Versand der W-2-Formulare müssen Sie auch sicherstellen, dass die Formulare korrekt sind. Wenn Sie der IRS-Website zufolge ein W-2-Formular an den IRS senden, in dem Sie behaupten, dass Sie einem bestimmten Mitarbeiter einen bestimmten Geldbetrag gezahlt haben und dies nicht getan haben, hat diese Person das Recht, Sie auf Schadensersatz zu verklagen. Es wird eine Strafe von 530 USD pro Formular ohne Höchstbetrag verhängt. Möglicherweise müssen Sie außerdem eine Geldstrafe in Höhe von 5.000 US-Dollar für die Hinterlegung des falschen Dokuments zahlen. Dies kann strafbar sein.

Aufzeichnungen und Kommunikation

Manchmal, wenn Sie Ihren Mitarbeitern zumindest mitteilen, dass Sie mit Ihrem W-2 hinterher laufen, aber daran arbeiten, sie herauszuholen, ist die Unzufriedenheit möglicherweise geringer, als wenn Sie überhaupt nichts sagen. Wenn Sie eine W-2 bis zum Stichtag aussenden und für eine schlechte oder alte Adresse an Sie zurückgeschickt haben, öffnen Sie sie nicht und werfen Sie sie nicht weg. Legen Sie es in die Akte des Mitarbeiters und speichern Sie es, falls er Sie wegen des Formulars kontaktiert. Sie haben zumindest den Beweis, dass Sie versucht haben, es zu senden.