Wie schreibe ich eine Issues-basierte Agenda?

Eine auf Themen basierende Agenda ist ein nützliches Instrument, mit dem Sie Ihre Meetings auf dem Laufenden halten und sicherstellen können, dass alle wichtigen Angelegenheiten während der Einberufung Ihrer Gruppe erledigt werden. Bei der Erstellung werden wichtige Probleme identifiziert, Prioritäten gesetzt und die jeweils erforderlichen Maßnahmen festgelegt. Meetings, die nach einer themenbezogenen Agenda durchgeführt werden, werden effizienter und effektiver. Hier sind die Schritte, die Sie zum Erstellen einer auf Fragen basierenden Agenda verwenden können.

Bestimmen Sie die Probleme für Ihre Besprechung

Identifizieren Sie die Probleme, die Ihre Gruppe oder Organisation während des Meetings erörtern muss. Brainstorming drängende Probleme, mit denen Sie konfrontiert sind, wie Budgetprobleme, Land- / Pachtverträge, Personalpositionen, Marketing oder andere wichtige Diskussionspunkte. Diskutieren Sie Themenideen mit Kollegen. Wenn Sie einen Kalender konsultieren, können Sie möglicherweise Probleme bestimmen, die sich auf bevorstehende Ereignisse oder Fristen beziehen. Lesen Sie die Protokolle der vorangegangenen Besprechungen, um alle noch nicht abgeschlossenen oder vorgelegten Fragen der Vergangenheit zu klären.

Arrangieren Sie Probleme basierend auf Aktualität oder Wichtigkeit

Legen Sie Prioritäten für alle identifizierten Probleme fest. Sie können sich entscheiden, sie nach ihren Fristen oder Zeiträumen aufzuschlüsseln. Viele Themen müssen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt angegangen werden, um Maßnahmen zu ergreifen. Andere Themen können aufgrund ihrer Wichtigkeit auf der Tagesordnung priorisiert werden. Wichtige Punkte wie Budget, Reparaturen oder Einkäufe müssen aus Gründen der Notwendigkeit oft früher als später auf die Tagesordnung gesetzt werden. Die wichtigsten Punkte, ob auf Aktualität oder Signifikanz basierend, müssen an erster Stelle auf Ihrer Agenda stehen. weniger wichtige Punkte erscheinen möglicherweise am Ende der Tagesordnung.

Ermitteln Sie erforderliche Aktionen für Probleme

Stellen Sie die erforderlichen Aktionen für jedes Problem bereit. Ihre Board- oder Meeting-Teilnehmer wissen möglicherweise nicht, was zu tun ist, um zu den Tagesordnungspunkten zu handeln. Manchmal ist ein Antrag auf weitere Untersuchung erforderlich. Viele Artikel erfordern einen von der Mehrheit genehmigten Antrag, um mit einem Einkauf, der Einstellung von Personal oder anderen wichtigen Entscheidungen voranzukommen. Für andere Fälle ist eine Lösung erforderlich, um das Problem zu unterstützen. Andere Tagesordnungspunkte erfordern keine anderen Maßnahmen als die Bereitstellung von Informationen für die an der Sitzung teilnehmenden Personen. Handlungsanforderungen sind ein wesentlicher Bestandteil jeder auf Fragen basierenden Agenda.

Planen Sie Zeit für die Diskussion von Nicht-Tagesordnungspunkten

Geben Sie eine Zeit für die Diskussion im offenen Forum an, wenn neue Themen zur weiteren Untersuchung angesprochen oder identifiziert werden können. Die dringenden Details können in einer themenbezogenen Agenda enthalten sein, doch können Vorstandsmitglieder oder Sitzungsteilnehmer zusätzliche Themen kennen oder die Diskussion darüber erörtern, die für das Geschäft Ihrer Gruppe oder Organisation von Bedeutung sind. Ohne eine festgelegte Zeit auf Ihrer Agenda, um zusätzliche Themen anzusprechen, behindern Sie die Fähigkeit Ihrer Gruppe, wichtige, dringende Angelegenheiten von Bedeutung zu lösen. Ein offenes Forum ist für das reibungslose Funktionieren Ihrer Agenda unerlässlich.