Verwendung von Vornamen in Geschäftsbriefen

Das Leben außerhalb des Arbeitsplatzes ist möglicherweise eine ungezwungenere Umgebung als noch vor 25 Jahren, aber wenn es um die Unternehmenskommunikation geht, lohnt es sich, auf Ihre Manieren und beruflichen Vorfahren zu achten. Die Verwendung von Vornamen in Geschäftsbriefen und anderer offizieller Korrespondenz ist sicherlich nicht verpönt, aber seine Verwendung hängt stark von Kontext, Stil und Herangehensweise ab.

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Betrachten Sie Ihre Beziehung zum Empfänger des Briefes. Wenn Sie die Person, an die Sie schreiben, nicht kennengelernt haben, denken Sie nicht noch einmal nach: Verwenden Sie ihren Nachnamen mit dem entsprechenden Titel, z. B. "Mr. Jones", "Ms. Smith", "Dr. Warner" oder "Reverend Clayton." Mit wenigen Ausnahmen verlagern sich die meisten Unternehmensumgebungen auf das neutrale, professionellere "Ms." anstatt "Miss" oder "Mrs." Selbst wenn Sie wissen, dass die Person jünger ist als Sie oder dass sie eine niedrigere Stelle hat (z. B. sind Sie der Präsident Ihres Unternehmens, der an einen stellvertretenden Manager eines anderen Unternehmens schreibt), wenn Sie es nicht wissen die Person persönlich, verwenden Sie nicht ihren Vornamen.

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Denken Sie über den Kontext Ihrer Beziehung zum Empfänger nach. Wenn Sie sie schon einmal getroffen haben, ist es in einigen Fällen völlig akzeptabel, sie mit ihrem Vornamen anzusprechen, z. B. interne Memos oder E-Mails. Sie können jedoch bei der Verwendung von Vornamen nach eigenem Ermessen entscheiden, wobei die Art der Korrespondenz deren Verwendung vorschreibt. Wenn zum Beispiel andere Personen im Unternehmen den Brief lesen oder sich mit hochrangigen rechtlichen, finanziellen oder administrativen Fragen befassen und daher als Teil einer offiziellen Akte betrachtet werden können, verwenden Sie den formalen Stil und richten Sie sie formell an.

3.

Verwenden Sie den Nachnamen, wenn Ihre Korrespondenz eine dritte Person enthält. Wenn Sie an den Präsidenten der Firma schreiben und sich auf Ihre Kollegin und Freundin Jill Jones beziehen, verwenden Sie "Ms. Jones" anstelle von "Jill". Informelle E-Mails und In-House-Memos sind flexibler und können die unkomplizierte Verwendung von Vornamen ermöglichen. Im Zweifelsfall sollten Sie jedoch den formalen Titel und den Nachnamen beachten.

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Streben Sie nach Konsistenz bei der Adressierung Ihres Briefempfängers im gesamten Text. Beginnen Sie nicht mit einem Brief an "Mr. Hughes" und beenden Sie ihn mit "Danke, Bob".