Bundesrichtlinien für die Aufbewahrung von Mitarbeitern W-4s

Ein Angestellter legt einem Arbeitgeber einen W-4 vor, um die Einkommenssteuer-Quellensteuer festzulegen. Der Arbeitgeber bewahrt dieses Formular dann in der Personalakte des Arbeitnehmers auf. Der Internal Revenue Service empfiehlt den Mitarbeitern, die Einkommenssteuer zu aktualisieren, wenn sich die persönlichen Umstände ändern. Befolgen Sie die Bundesrichtlinien für die Aufbewahrung von Mitarbeiter-W-4 in Ihrem kleinen Unternehmen, um sicherzustellen, dass Ihre Unterlagen angemessen, rechtmäßig und vollständig sind.

Federal Income Tax einbehaltene Dokumente

Die Bundesregierung fügt eine Reihe von Dokumenten in die Gruppe der Dokumente ein, die ein Arbeitgeber aufbewahren muss. Laut einer Publikation von Automatic Data Processing Inc. müssen Arbeitgeber alle Aufzeichnungen aufbewahren, die sich auf Arbeitnehmerzahlungen, Steuerberichte und Einlagen beziehen. Dieses Mandat umfasst die Steuern des Bundes, der Sozialversicherung, der Medicare und des Arbeitslosengesetzes. Gemäß diesen Richtlinien müssen Arbeitgeber W-4-Formulare gemäß den Bundesvorschriften einbehalten.

Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist für W-4-Formulare beträgt mindestens vier Jahre nach dem Datum, an dem Steuern fällig oder gezahlt wurden - je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt. Diese Anforderung gilt nicht nur für W-4-Formulare, sondern für alle im Besitz eines Arbeitgebers befindlichen Lohnsteuersätze. Die vier Jahre sind eine Mindestrichtlinie.

Aufbewahrungsformat

Ein Arbeitgeber kann die W-4-Formulare in Papierform oder in elektronischer Form aufbewahren, je nachdem, was der Arbeitgeber bevorzugt. Mit dem Internal Revenue Service können Arbeitgeber die Steuerdatensätze elektronisch auf einer CD-ROM oder Computerfestplatte speichern, um Platz zu sparen. Die elektronische Aufzeichnung muss das Quelldokument identifizieren, und der W-4 muss druckbar und lesbar sein.

Staatliche Richtlinien

Die staatlichen Richtlinien unterscheiden sich, aber viele ergänzen und spiegeln die Anforderungen des Bundes wider. Die Arbeitgeber müssen die staatlichen Richtlinien für die jeweilige Geschäftslage beachten. Die Mindestverweildauer reicht von Staaten wie Nevada und Tennessee bis zu sechs Jahren in Michigan und acht Jahren in Minnesota. Wenn ein Arbeitgeberstaat längere Aufbewahrungspflichten als die Bundespflicht hat, muss der Arbeitgeber die staatlichen Anforderungen einhalten.

Entsorgung des W-4

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist muss der Arbeitgeber nach dem Fair and Accurate Credit Transactions Act effektiv über die Steuerbelege verfügen. Die Federal Trade Commission schlägt vor, dass Arbeitgeber Steuerdokumente in Papierform verbrennen, pulverisieren oder zerkleinern. Arbeitgeber, die Steuerdokumente in elektronischen Medien aufbewahren, müssen die Informationen vollständig löschen oder löschen, damit sie nicht gelesen oder rekonstruiert werden können.