Begrüßung eines Firmenbeamten in einer E-Mail

Protokoll und Etikette haben im Geschäft einen hohen Stellenwert. Vielleicht waren Sie schockiert, als ein absoluter Fremder zu Ihnen kam und Sie beim Namen anrief - bis Sie merkten, dass Sie immer noch einen Namensschild am Revers hatten. Obwohl Sie möglicherweise nicht beleidigt waren, war dies ein Beispiel dafür, wie erschütternd ein zu lässiger Ansatz sein kann. sicherlich nicht der Eindruck, den Sie bei einer ersten Kommunikation mit einer Führungskraft machen würden, die Sie kaum kannten. Obwohl Etikette-Standards eher beiläufiges Verhalten begünstigt haben, gibt der erste Eindruck immer noch einen vorsichtigen Ansatz vor. Es kann nie vorgeworfen werden, dass man gute Manieren hat.

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Rufen Sie den Assistenten an den Firmenbeamten, an den Sie schreiben werden. Erklären Sie, dass Sie eine E-Mail senden und die korrekte E-Mail-Adresse, die Schreibweise des Beamtennamens und die Art der Adressierung des Beamten überprüfen möchten. Dies ist eine Standardanfrage, und der Assistent freut sich darauf, Ihre Fragen zu beantworten, und kann Ihnen sogar ein paar Hinweise geben, wie Sie an das Thema herangehen, über das Sie schreiben.

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Verwenden Sie das Standard-E-Mail-Format und vermeiden Sie stationäre E-Mails, Emoticons oder niedliche Grafiken. Viele Unternehmen entfernen HTML-Codes aus ihren eingehenden E-Mails, um die Sicherheit zu gewährleisten. Dadurch bleibt eine Textnachricht frei von Grafiken, speziellen Schriftarten und Fett- oder Kursivschrift.

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Beginnen Sie Ihren Brief mit "Sehr geehrter Herr" (oder Frau), wenn Sie den Namen des Beamten nicht kennen. Andernfalls verwenden Sie "Sehr geehrter Herr Nachname". "Sehr geehrte Frau Nachname" wird in einem geschäftlichen Umfeld als angemessen betrachtet.

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Verwenden Sie die Berufsbezeichnung der Person wie "Jane Doe, CPA" oder "John Smith, Ph.D." Für Anwälte verwenden Sie "Jane Doe, Esquire" oder "John Smith, Attorney at Law". Lassen Sie bei der Verwendung der Berufsbezeichnung Herr oder Frau aus dem Namen weg. Verwenden Sie die Berufsbezeichnung nur zum Schreiben von Geschäftskorrespondenz. ansonsten verwenden Sie Herr oder Frau

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Vermeiden Sie blumige Prosa, Slang oder flippige Bemerkungen. Halten Sie Ihre Geschäftskommunikation geschäftlich. Schließen Sie mit einem traditionellen "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen" ab und unterschreiben Sie Ihren vollständigen Namen. Verwenden Sie Ihren Spitznamen nur, wenn Sie normalerweise in den Geschäftseinstellungen angesprochen werden.

Spitze

• Der Leitsatz jeder erfolgreichen Geschäftskorrespondenz ist der Respekt vor der Person, an die der Brief gerichtet ist. Das bedeutet nicht viel verschwenderische Komplimente und Loyalitätsversprechen. Es bedeutet einfach, einen angenehmen geschäftlichen Ton anzunehmen und die Botschaft kurz und prägnant zu halten.

Warnung

• Senden Sie keine persönlichen E-Mails an ein Unternehmen. Wenn Sie jemanden in einem Restaurant treffen, ist es angebracht zu erwähnen, was für ein wundervolles Gespräch Sie hatten, aber lassen Sie den Teil über das heiße Baby, mit dem er zusammen war, oder wie betrunken Sie beide auf Cognac sind. Stellen Sie niemals etwas in die Geschäftskorrespondenz, das Sie nicht vor Gericht auf einer Projektionsfläche reproduzieren möchten.