So füllen Sie ein W-9 aus, wenn Sie ein privater Auftragnehmer sind

Wenn Sie als Inhaber eines kleinen Unternehmens einen Vertrag zur Erbringung von Dienstleistungen abschließen, müssen Sie für jede Person, mit der Sie einen Vertrag abschließen, ein Formular W-9 ausfüllen. Ihr Kunde verwendet dieses Formular zur Abrechnung der an Sie geleisteten Zahlungen. Es liegt in Ihrer Verantwortung, den Kunden ein ausgefülltes Formular W-9 zur Verfügung zu stellen. Selbst wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, beispielsweise ein Freiberufler oder ein unabhängiger Auftragnehmer, der Zeitarbeit leistet, müssen Sie außerdem das Formular W-9 ausfüllen.

Ihr Name und Ihr Firmenname

Sie müssen Ihren Namen so eingeben, wie er in Ihrer Steuererklärung angegeben ist. Wenn Sie in Ihrer Steuererklärung einen mittleren Anfangsbuchstaben verwenden, verwenden Sie einen auf Formular W-9. Im nächsten Feld werden Sie nach Ihrem Firmennamen gefragt. Wenn Sie keinen Geschäftsnamen haben, können Sie dieses Feld leer lassen. Wenn Sie eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung besitzen, betrachtet der IRS Ihr Unternehmen aus steuerlichen Gründen als „nicht beachtete Einheit“. Sie müssen jedoch den Firmennamen in dieses Feld eintragen. Wenn Sie ein Unternehmen besitzen oder Teil einer Partnerschaft sind, geben Sie den Namen dieser Entität in dieses Feld ein.

Art des Unternehmens

Sie müssen ein Kästchen ankreuzen, in dem die Art Ihres Unternehmens beschrieben wird. Wenn Sie keine Unterlagen eingereicht haben, die ein Unternehmen gründen, sind Sie ein Einzelunternehmer. Wenn Sie ein Unternehmen gegründet haben, geben Sie an, ob Sie eine C-, S-, Partnerschafts- oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung sind. Geben Sie die Adresse Ihres Unternehmens an. Wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, geben Sie Ihre Heimatadresse an. Geben Sie die Postleitzahl ein.

Steueridentifikationsnummer

Sie müssen entweder Ihre Sozialversicherungsnummer oder Ihre Arbeitgeber-Identifikationsnummer angeben. Wenn Sie ein Einzelunternehmer sind oder eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung besitzen, geben Sie Ihre Sozialversicherungsnummer ein. Ansonsten geben Sie Ihre Arbeitgeber-Identifikationsnummer an. Stellen Sie sicher, dass diese Nummer dem Namen entspricht, den Sie oben im Formular angegeben haben. Die Arbeitgeber-Identifikationsnummer muss mit dem Namen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Die Sozialversicherungsnummer muss mit Ihrem persönlichen Namen übereinstimmen.

Bescheinigung über Steuern und Staatsbürgerschaft

Ihre Unterschrift in diesem Abschnitt zeigt an, dass Sie für nicht einbezahlte Steuern nicht einer Sicherungssumme unterliegen. Es zeigt auch, dass Sie ein Bürger der Vereinigten Staaten sind, und dient als Bestätigung dafür, dass Ihr Name und Ihre Steueridentifikationsnummer korrekt sind. Schreiben Sie das Datum, an dem Sie das Formular unterschrieben haben.

Kopien für Ihre Dateien

Behalten Sie eine Kopie aller W-9-Formulare. Sie müssen für jeden Kunden einen ausfüllen, so dass Sie mehrere für das Jahr haben können, abhängig von der Anzahl Ihrer Kunden. Wenn Sie vom IRS gefragt werden, ob Sie Ihren Steuerpflichtigen Informationen an die Kunden übermittelt haben, können Sie Ihre Antwort mit einer Dokumentation sichern.