Vier Datentypen in einem Arbeitsblatt

Egal, ob Sie für eine kleine Tante-Emma-Operation arbeiten oder zu einer großen, multinationalen Firma gehören, Kalkulationstabellen sind wahrscheinlich ein unschätzbares Werkzeug für Ihr Unternehmen. Alle Unternehmen verwalten verschiedene Arten von Daten, z. B. Kundenlisten, Inventar, Debitoren, Marketingkontakte und vieles mehr. Tabellenkalkulationen erleichtern das Eingeben von Informationen in ein Arbeitsblatt (eine einzelne Registerkarte oder "Seite" einer Tabellenkalkulationsdatei) und das Manipulieren der Informationen für die Präsentation und Analyse. Obwohl es viele verschiedene Datentypen gibt (und viele Möglichkeiten, um sie zu charakterisieren), stützt sich Ihr Unternehmen wahrscheinlich auf vier Schlüsseltypen für Ihr Datenmanagement.

Dollar, Dollar, Dollar!

Was kann für ein Unternehmen wichtiger sein, als das eingehende Geld und das ausgegebene Geld im Auge zu behalten. Tabellenkalkulationen sind ideale Werkzeuge zum Anzeigen und Analysieren der Geldbewegungen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens. Sie können ein Segment Ihres Arbeitsblatts formatieren, indem Sie Spalten, Zeilen oder einen Zellbereich auswählen, um numerische Einträge als Geld darzustellen. Ihre Software wendet automatisch die von Ihnen gewählte Formatierung für Geldeinträge an, z. B. indem Sie dem Eintrag ein Dollarzeichen zuweisen und es mit zwei Dezimalstellen anzeigen, um Cents darzustellen. Es gibt viele Möglichkeiten, das Erscheinungsbild zu ändern, z. B. indem Sie eine andere Währungseinheit als den US-Dollar auswählen oder die Cents-Einträge entfernen, was für große Dollarbeträge hilfreich ist.

Nummern verwalten

Unternehmen haben neben dem Geld eine ganze Menge numerischer Daten im Auge. Einige davon sind unkompliziert, z. B. die Anzahl der Fahrzeuge im Fuhrpark oder die Anzahl der telefonischen Anfragen jedes Kunden. Andere Nummern sind eher repräsentativ, z. B. Kundennummern oder die Sozialversicherungsnummern Ihrer Mitarbeiter. Einige Unternehmen müssen Listen noch speziellerer numerischer Daten pflegen, z. B. Längen- und Breitengrade oder Nummern der Kongressdistrikte.

Ihre Tabelle bietet zahlreiche Formatierungsoptionen auch für diese Arten von Zahlen. Sie können die Zahlen mit oder ohne Komma oder mit einem standardisierten Stil mit Bindestrichen und Klammern anzeigen. Möglicherweise möchten Sie, dass Ihre Telefonnummern mit der Vorwahl in Klammern angezeigt werden, oder Sozialversicherungsnummern, um Bindestriche an den entsprechenden Stellen einzufügen.

Text als Datentyp

Kundennamen, Produktbeschreibungen, Städte, Länder, E-Mail-Adressen - all dies und mehr - werden routinemäßig in Tabellenkalkulationen im Textformat eingegeben. Text ist zweifellos eine Form von Daten. Zum Beispiel kann Ihre Tabelle fast sofort eine lange Liste von Namen alphabetisch alphabetisieren, da sie die Texteinträge als Daten erkennt und sie entsprechend bearbeiten kann.

Berücksichtigen Sie Ihre Texteingabefelder sorgfältig. Sie können beispielsweise die Vornamen des Kunden in einem von den Nachnamen getrennten Feld eingeben. Dies macht es einfach, die Liste alphabetisch nach dem Vor- oder Nachnamen zu sortieren. In ähnlicher Weise ist die Eingabe einer vollständigen Adresse in eine einzelne Zelle möglicherweise nicht so nützlich wie das Unterteilen der Adresse in separate Felder, z. B. Stadt, Bundesstaat und Postleitzahl, um ein schnelles Sortieren dieser Parameter zu ermöglichen.

Spitze

• Daten können im Textformat oder in einem standardisierten numerischen Format ausgeschrieben werden. Wenn Sie in Ihrem Arbeitsblatt ein Datenfeld oder einen Zellbereich als Datumseingabe angeben, kann Ihre Kalkulationstabelle leicht zwischen numerischen und Textdarstellungen hin und her konvertieren.

Arbeitsblattformeln

Obwohl es sich nicht um Daten handelt, ist die Möglichkeit, Formeln einzugeben, ein wesentliches Merkmal der Datenverwaltung in Tabellenkalkulationen. Stellen Sie sich vor, Sie werden gebeten, die Verkäufe der letzten fünf Jahre für jedes von mehr als eintausend Produkten zu überprüfen, um zu sehen, wo die Verkäufe steigen und wo sie abnehmen. Eine solche Aufgabe manuell zu erledigen, würde Tage, wenn nicht Wochen dauern und eine unglaubliche Langeweile mit sich bringen. Mit ein oder zwei gut formulierten Formeln kann eine Tabelle die Aufgabe jedoch in Sekunden erledigen.