Festlegen einer starken internen Kontrolle über einen gemeinnützigen Verein

Gemeinnützige Organisationen bieten menschliche und öffentliche Dienstleistungen in verschiedenen Bereichen an. Für die Finanzierung von Diensten und Programmen fordern viele gemeinnützige Organisationen Spenden von der Öffentlichkeit und akzeptieren Zuschüsse von Stiftungen und der Regierung. Für Organisationen, die öffentliche Gelder verwenden, sind strikte interne Kontrollen unerlässlich. Diese Kontrollen tragen dazu bei, Betrug und Missbrauch von Geldern zu verhindern, und sie spielen eine wichtige Rolle für die Integrität und Genauigkeit von Finanzberichten. Strikte Kontrollen tragen auch dazu bei, dass gemeinnützige Organisationen ein akzeptables Verhältnis zwischen Ausgaben für Programmaktivitäten und Zuweisungen für Programmunterstützung erreichen.

Ausgabenbehörde

Das Festlegen bestimmter Berechtigungen für die Genehmigung aller Ausgaben ist ein wesentliches Element für die Steuerung der Finanzprozesse der Organisation. In einigen Organisationen erfordert die Behörde für Einkauf oder finanzielle Verpflichtungen mindestens zwei Unterschriften. Hierbei handelt es sich häufig um leitende Angestellte, wie den Geschäftsführer der Organisation, ein Vorstandsmitglied oder den Finanzvorstand. Alternative Vereinbarungen, die eine begrenzte Kontrolle bieten, umfassen Kaufverträge mit zuvor genehmigten Dollar-Limiten für bestimmte Anbieter. Im Rahmen dieser Vereinbarungen bestimmt die Organisation die Mitarbeiter, die zur Ausgabe von Geldern berechtigt sind. Die Dollar-Limits können für Ausgabenkategorien oder für Gesamtkaufbeträge gelten.

Pflichten trennen

Eine Organisation, die gute Finanzkontrollen aufrechterhalten will, muss ihre finanziellen Aufgaben voneinander trennen, sodass für jede ein- und ausgehende Finanztransaktion mehr als eine Person oder Abteilung tätig werden muss. Diese Trennung führt zu Überprüfungen und Abwägungen, die Fehler und Betrug verhindern. Separate Verwahrung der Aufzeichnungen und Unterlagen für Einnahmen und Ausgaben von der Genehmigung des Einzugs oder der Auszahlung von Geldern. Dies ist besonders wichtig für organisatorische Funktionen wie die Personalabrechnung. Bei strengen Kontrollen ist die Person oder Abteilung, die die Beschäftigung für die Organisation autorisiert, nicht befugt, Lohnabrechnungsdaten zu verarbeiten und Gehaltsschecks für Mitarbeiter auszugeben.

Effizienzstandards

Die erklärte Mission jeder gemeinnützigen Organisation ist mit der Verpflichtung verbunden, die zur Unterstützung ihrer Programme akzeptierten Mittel sorgfältig zu verwahren. Charity Navigator weist darauf hin, dass der Unterschied bei den Betriebskosten für gemeinnützige Organisationen einen variablen Bereich von Kostenquoten erzeugt, aber 70 Prozent der gemeinnützigen Organisationen geben 75 Prozent oder mehr ihres Budgets für Programmaktivitäten und 90 Prozent für mindestens 65 Prozent aus. Organisationen, die weniger als ein Drittel ihres Gesamtbudgets für Programmaktivitäten ausgeben, sind nach Ansicht von Charity Navigator ineffizient und möglicherweise unwürdig für das Vertrauen der Öffentlichkeit. Der Vorstand großer und kleiner gemeinnütziger Organisationen muss Haushaltskontrollen einführen, die die Ausgaben der Organisation für Unterstützungsaktivitäten deutlich unter den Ausgaben für Programmaktivitäten halten. Monatliche Überprüfungen und regelmäßige interne Prüfungen der Finanztransaktionen der Organisation ermöglichen es dem Board, die Einhaltung der Budget-Ratio-Standards zu überwachen.

Zulässige Kosten

Ein genehmigtes Ausgabenbudget, das zulässige Kosten eindeutig identifiziert, ist ein interner Kontrollmechanismus, der gemeinnützigen Organisationen dabei hilft, Effizienzstandards und Geberrichtlinien zu erfüllen. Wenn Organisationen öffentliche oder private Mittel akzeptieren, müssen die mit der Finanzhilfe belasteten Kosten mit einem Posten im Budget übereinstimmen, den die Organisation dem Finanzgeber oder Spender zur Verfügung gestellt hat. Das Finanzbüro der Organisation ist in der Regel für die Aufrechterhaltung strenger Einzelpostenkontrollen verantwortlich. Externe Audits durch eine unabhängige Partei bieten die zusätzliche Ebene der Aufsicht, die erforderlich ist, um die Aufteilung der Ausgaben einer Organisation auf die zulässigen Haushaltsposten zu überprüfen.