Richtlinien für das Anfordern und Abhalten einer Besprechung

Befolgen Sie die Richtlinien für das Anfordern und Abhalten eines Meetings, um sicherzustellen, dass es produktiv ist und sein Ziel erreicht. Das Anfordern eines Meetings sollte über eine E-Mail- oder Kalendereinladung erfolgen. Wählen Sie ein Computerprogramm zum Senden der Einladung aus. Verwenden Sie dazu die Software der Organisation oder eine gemeinsame Anwendung, die den Empfängern zur Verfügung steht. Beispielsweise haben Microsoft Outlook, Apples iCal und Google Calendar Optionen zum Senden von Besprechungseinladungen. In der Einladung sollten Zweck, Zeit, Ort und Teilnehmer der Besprechung angegeben werden.

Sei vorbereitet

Planen Sie Ihr Meeting im Voraus, indem Sie die wichtigsten Punkte und Ziele in einer Agenda beschreiben. Erstellen Sie ggf. Handouts oder eine Präsentation, um Ihre Informationen bei der Besprechung zu übermitteln, so Chargris Press. Bringen Sie Kopien von Handouts oder der Präsentation mit, damit sich die eingeladenen Personen an alle relevanten Informationen erinnern können. Bring ein Notizbuch und einen Stift mit. Teilnehmer an einem Meeting haben oft Fragen und Ideen. Notieren Sie alle Gedanken, die Sie während des Meetings haben, um zu einem späteren Zeitpunkt Fragen, Antworten oder Ideen zu beantworten.

Nicht unterbrechen

Wenn ein Teilnehmer etwas kommentiert oder eine Frage hat, halten Sie Ihre Antwort so lange, bis die Person fertig ist. Stellen Sie sicher, dass Sie höflich antworten, da der Teilnehmer möglicherweise etwas von der Präsentation verpasst oder nicht vollständig verstanden hat, so Psychology Today. Beantworten Sie Fragen von Teilnehmern, die ihre Hand heben, und nicht von denen, die Fragen ausspucken. Wenn es Kommentare gibt, die das Meeting ablenken, kehren Sie das Gespräch zurück zum Ziel und zum Hauptthema. Da sich die Leute normalerweise in einem engen Zeitplan befinden, halten Sie das Meeting auf dem richtigen Weg und beenden Sie es pünktlich und auf dem richtigen Weg. Die meisten Meetings sollten laut GovLeaders.org nicht länger als eine Stunde dauern

Beantworten Sie das Telefon nicht

Wenn die Teilnehmer den Raum betreten, bitten Sie sie, ihre Handys zum Schweigen zu bringen, und schalten Sie Ihr Telefon aus, damit niemand während des Meetings abgelenkt wird. Ablenkungen können Meetings verlängern und E-Mails oder Anrufe annehmen, während Sie versuchen, Fragen zu beantworten oder eine Präsentation unhöflich zu halten, so GovLeaders.org. Mobiltelefone und E-Mails sind zwar eine effektive Art der Kommunikation, sie sind jedoch nicht effektiv, wenn Sie sich an eine Gruppe von Menschen wenden.

Zusammenfassen

Fassen Sie Besprechungen zusammen, indem Sie zusammenfassen, was die Teilnehmer von der Besprechung mitnehmen möchten, und eine Liste der Schritte auflisten, die Sie oder Teilnehmer zum Erreichen der Ziele unternehmen sollten. Nach Möglichkeit sollte jeder Teilnehmer für etwas verantwortlich sein, das zum Erreichen eines Ziels beiträgt. Beschreiben Sie, welche Rolle die jeweilige Person haben wird, wann die Aufgabe der Person erledigt sein sollte und an wen sich die Person wenden sollte, so GovLeaders.org.