Richtlinien für Vorstandsmitglieder

Unternehmen und gemeinnützige Organisationen sind darauf angewiesen, dass ihre Vorstandsmitglieder die strategische Vision für ihr Unternehmen festlegen und ein starkes Management und Führung für den Erfolg benötigen. Kleine Unternehmen und gemeinnützige Organisationen auf freiwilliger Basis haben oft Vorstandsmitglieder mit geringer oder keiner Führungserfahrung. In diesen Fällen ist es wichtig, dass die Organisation Richtlinien erstellt, die den Vorstandsmitgliedern helfen, ihre Aufgaben mit klaren Anweisungen zu erfüllen.

Statuten

Die wichtigsten Dokumente, die die Vorstandsmitglieder leiten, sind die Satzung der Organisation. Dies sind die Regeln, die die Mission und Ziele der Organisation umreißen und wie ihre Angelegenheiten verwaltet werden müssen. Die Satzung enthält Richtlinien für Aktivitäten wie die Wahl, Ernennung und Abberufung von Vorstandsmitgliedern, das Abhalten von Meetings, die Annahme von Mitgliedern und das Verwalten von Finanzen. Verwenden Sie eine von Ihrem Anwalt zur Verfügung gestellte Satzungsvorlage oder eine online aus einer glaubwürdigen Quelle stammende Vorlage, um die Satzung Ihrer Organisation zu erstellen.

Stellenbeschreibungen

Je nachdem, wie ein Vorstand gebildet wird, verfügen einige Vorstandsmitglieder über formale Stellenbeschreibungen, während andere nur eingeschränkte Rollen haben. Mitglieder des Vorstands sind der Vorsitzende, der stellvertretende Vorsitzende, der Sekretär und der Schatzmeister. Einige Gremien vergeben Titel wie Präsident, erster Vizepräsident und Sekretär / Schatzmeister. Diese Vorstandsmitglieder sollten detaillierte Stellenbeschreibungen haben. Verwaltungsratsmitgliedern mit begrenzten Rollen sollten ihre Aufgaben und Pflichten festgelegt werden, z. B. die Teilnahme an einer bestimmten Anzahl von Verwaltungsratssitzungen, die Abstimmung und die Vermeidung von Interessenkonflikten.

Behörde

Geben Sie die Autorität jedes Vorstandsmitglieds an, um Verwirrung und rechtliche Probleme zu vermeiden. Dazu gehört auch, wer befugt ist, Verträge zu unterzeichnen, ob Vorstandsmitglieder ohne Genehmigung des Vorstands Verträge unterzeichnen können, wer Schecks unterschreiben darf und wer einen Mitarbeiter oder einen Vertrag kündigen kann.

Rollen des Ausschusses

Je nach Größe und Art der Organisation nehmen die Vorstandsmitglieder häufig Ausschussfunktionen ein. Dies kann Ausschüsse umfassen, die die Finanzen der Organisation, deren Fundraising, Meetings, Marketing und Mitgliedschaft überwachen. Erstellen Sie ein Mission Statement für jedes Komitee und eine detaillierte Stellenbeschreibung für jeden Ausschussvorsitzenden.

Unterstützung

Wenn Ihre Organisation Vorstandsmitglieder verwendet, die begrenzte Bedingungen erfüllen, erstellen Sie ein Informationspaket für Verwaltungsratsmitglieder, das neue Verwaltungsratsmitglieder in die Rolle des Gesamtvorstands einführt, die einzelnen Verwaltungsratsmandate beschreibt und die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines neuen Verwaltungsratsmitglieds beschreibt. Fügen Sie eine Interessenkonflikterklärung hinzu, die ein neues Vorstandsmitglied lesen und unterschreiben muss. Geben Sie einen Kalender mit Datum, Uhrzeit und Ort der offiziellen Vorstandssitzungen und anderen organisatorischen Veranstaltungen an, an denen die Vorstandsmitglieder teilnehmen sollen.

Gesetzliche Richtlinien

Die Mitgliedschaft in einem Verwaltungsrat kann die Mitglieder der persönlichen rechtlichen Haftung aussetzen. Die Mitglieder des Verwaltungsrats haben eine treuhänderische Verantwortung, bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben mit angemessener Sorgfalt vorzugehen und im besten Interesse der Organisation zu handeln. Geben Sie den Vorstandsmitgliedern vom US Internal Revenue Service und Ihrem Anwalt Informationen über die Rolle der Vorstandsmitglieder, ihre Verantwortlichkeiten und ihre Haftung. Erklären Sie ihnen, was Ihre Haftpflichtversicherung "Direktoren und leitende Angestellte" abdeckt und was nicht.