Gute Möglichkeiten, Geschäftsdokumente zu verschlüsseln
Jeder, der Zugriff auf Ihre E-Mail oder Ihren Computer hat, kann Ihre Geschäftsdokumente abrufen. Wenn Sie vertrauliche Informationen speichern oder senden, können Sie Ihr Unternehmen oder sich selbst gefährden. Durch die Verschlüsselung können Sie Ihre Dokumente vor neugierigen Blicken schützen. Es gibt zwei Arten der Verschlüsselung und verschiedene Programme, die dies bieten.
Funktionsweise der Verschlüsselung
Wenn Sie ein Dokument verschlüsseln, geben Sie einen Nummernschlüssel ein. Die Verschlüsselungssoftware verwendet einen Algorithmus oder eine mathematische Formel, um Ihren Text in verschlüsselten Text umzuwandeln, was die Formulierung für nicht autorisierte Betrachter durcheinander bringt. Jeder, der das Dokument anzeigen möchte, muss den Nummernschlüssel kennen oder über ein Zertifikat verfügen, das in den Dokument-Viewer oder in die E-Mail integriert ist, die den Schlüssel enthält.
Arten der Verschlüsselung
Durch die symmetrische Verschlüsselung wird Ihr Dokument durch eine Verschlüsselungssoftware gepusht, die einen Schlüssel generiert. Das symmetrische Verschlüsselungsprogramm sendet dann Ihre Dokumente und den Schlüssel getrennt an den Betrachter. Der Betrachter benötigt das gleiche symmetrische Verschlüsselungsprogramm, um das Dokument anzuzeigen. Die asymmetrische Verschlüsselung hat zwei Schlüssel: einen öffentlichen und einen privaten Schlüssel. Die Software verwendet den öffentlichen Schlüssel zum Kodieren Ihres Dokuments und den privaten Schlüssel zum Dekodieren eines Dokuments. Während beide Verschlüsselungstypen einen grundlegenden Schutz bieten, ist die asymmetrische Verschlüsselung für sensible Dokumente schwieriger zu knacken und sicherer.
Integrierte Verschlüsselung
Viele E-Mail-Clients bieten integrierte Verschlüsselung für Ihre E-Mail-Nachrichten. Diese Verschlüsselungssoftware stellt einen Schlüssel für alle von Ihnen gesendeten E-Mail-Nachrichten oder Dokumente bereit, die Sie an E-Mails anhängen. Mehrere gängige Textverarbeitungsprogramme bieten ebenfalls eine integrierte Verschlüsselung. Normalerweise müssen Sie jedem Dokument, das Sie schützen möchten, eine separate Verschlüsselung hinzufügen. In der Regel verwenden integrierte Programme die symmetrische Verschlüsselung.
Optionale Verschlüsselung
Für zusätzlichen Schutz können Sie zum Schutz Ihrer Dokumente eine separate Verschlüsselungssoftware verwenden. Zum Beispiel bietet Windows das verschlüsselnde Dateisystem an. Mit diesem System können Sie Dokumente verschlüsseln und auf Ihrer Festplatte speichern. Symantec bietet eine Verschlüsselungssoftware, mit der Unternehmen mobile Geräte und Laptops schützen können. Diese Software installiert die Verschlüsselung für alle Arten von Dokumenten.
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