So werden Abweichungen in monatlichen Abschlüssen erläutert

Unternehmen verwenden die Varianzanalyse, um die Änderungen der finanziellen Leistung von Monat zu Monat oder von Quartal zu Quartal oder von Jahr zu Jahr zu vergleichen. In der Regel werden die tatsächlichen Finanzergebnisse mit einem Budget oder ein Budget mit einer Prognose verglichen. Dieser Vergleichsprozess und die daraus resultierenden Abweichungen helfen dem Management, Probleme zu erkennen, Probleme zu untersuchen und Änderungen schnell vorzunehmen. Vergleicht man die Leistung eines Monats mit einem anderen, bietet man einige Einblicke, während man eine Trendlinie vergleicht, bei der die Daten mehrerer Monate nebeneinander, die als "horizontale Analyse" bezeichnet werden, plötzliche Änderungen leichter erkennen können.

Daten zusammenstellen

Beim Vergleich von Finanzdaten aus zwei verschiedenen Monaten haben Sie den ersten Monat in einer Spalte, den zweiten Monat in der nächsten Spalte und die dritte Spalte zeigt die resultierende Differenz oder Varianz zwischen den ersten beiden Spalten. In der Regel führen Unternehmen diese Art der Analyse in der Gewinn- und Verlustrechnung durch. Beim Vergleich von Budgetdaten mit der tatsächlichen Leistung haben Sie den Umsatz dieses Monats möglicherweise auf 10.000 US-Dollar budgetiert. Ihre tatsächlichen Umsätze beliefen sich auf 8.000 US-Dollar, das heißt, Sie haben eine Budget-zu-Ist-Abweichung von 2.000 Euro.

Positive Abweichungen

Eine Budgetabweichung ist positiv oder günstig, wenn die tatsächlichen Einnahmen über den Budgeterwartungen liegen oder die Ausgaben unter dem Budget liegen. Sie analysieren diese Abweichungen auf eine Weise, die sich direkt auf die Werbebuchung bezieht. Wenn Sie beispielsweise eine positive Umsatzabweichung feststellen, ermitteln Sie, ob die Ursache dafür war, dass der Verkaufspreis höher war als erwartet, das Verkaufsvolumen höher war oder eine rentablere Mischung von Produkten bestand, die von Ihren Kunden gekauft wurden. Bei tatsächlichen Ausgaben, die unter dem Budget liegen, möchten Sie nachforschen und verstehen, ob die Ursache ein einmaliges oder seltenes Ereignis ist, ob Ihr Budget auf schlechten Annahmen beruht oder ob Ihr Unternehmen einen Weg gefunden hat, die Kosten dauerhaft zu senken, unter anderen möglichen Erklärungen.

Negative Abweichungen

Negative Abweichungen entstehen, wenn der Umsatz unter das Budget fällt oder die Ausgaben das Budget übersteigen. Sowohl positive als auch negative Abweichungen können sich entweder aus steuerbaren internen Ereignissen oder aus unkontrollierbaren, oft extern gesteuerten Ereignissen ergeben. Abhängig von der Art des Unternehmens, z. B. eines Servicegeschäfts im Vergleich zu einem Unternehmen, das ein Produkt herstellt, führen Sie möglicherweise nur für einige der relevantesten Positionen der Gewinn- und Verlustrechnung eine Abweichungsanalyse durch. Ein Hersteller kann sich beispielsweise auf Abweichungen bei seinem Inventar-Einkaufspreis oder auf die Materialausbeute konzentrieren, während ein Dienstleistungsunternehmen die Abweichung in der Arbeitseffizienz stärker in den Blick nimmt.

Erklärung der Ergebnisse

Die Varianzanalyse eignet sich gut als Instrument, um das Management auf potenzielle Geschäftsprobleme aufmerksam zu machen, die sich auf Umsatz oder Kosten auswirken könnten. Verwenden Sie eine sachliche, genaue, direkte und emotionslose Sprache, um Abweichungen darzustellen und zu erklären, da die übermäßige Einbindung in ausführliche Erklärungen es schwierig macht, das genaue Problem und die geeignete Lösung zu identifizieren.

Verwenden Sie eine konsistente Darstellung, beispielsweise die Angabe der Abweichung, den Grund und die daraus resultierenden potenziellen oder tatsächlichen Auswirkungen auf die Unternehmensleistung. Ob Sie einen Monat der tatsächlichen Ergebnisse mit einem anderen oder das Budget mit der tatsächlichen Leistung vergleichen, macht einen Unterschied. Wenn Sie eine Budget-zu-Ist-Abweichung erforschen, seien Sie vorsichtig bei Unterschieden, die durch schlecht gemachte Budgetannahmen verursacht werden, oder bei der internen Unternehmenspolitik, die dazu führt, dass Budgetziele günstiger, aber weniger realistisch ausgedrückt werden.