Eidgenössische Zeitnahme für staatliche Dienstleistungsaufträge

Die Bundesregierung verfügt über eine Reihe von Programmen und Unterstützungsinstrumenten, die Kleinunternehmer dabei unterstützen sollen, sich um staatliche Dienstleistungsverträge zu bewerben. Sobald ein Bundesvertrag vergeben wurde, sind die Compliance-Anforderungen unabhängig von der Größe des Unternehmens oder der von ihm angebotenen Dienstleistung gleich. Die Zeitmeßpolitik, die sowohl manuelle als auch elektronische Methoden zum Gegenstand hat, folgt den in den Federal Acquisition Regulations und Cost Accounting Standards festgelegten Richtlinien.

Richtlinien für die schriftliche Zeitnahme

Service-Auftragnehmer des Bundes müssen über eine schriftliche Zeitnehmungsrichtlinie verfügen, aus der hervorgeht, dass die Zeitmessverfahren des Unternehmens den Bundesanforderungen entsprechen. Die Richtlinie muss Informationen über die Arbeitszeiterstellung klar umreißen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise Dienste an mehr als einem externen Standort erbringt, gibt der Mitarbeiter die Zeit als tatsächliche Arbeit ein und nicht am Anfang und Ende des Arbeitstages. Die Richtlinie muss auch Schritte für die Schulung von Zeitarbeitskräften für Mitarbeiter einstellen. Schließlich müssen die schriftlichen Richtlinien die Schritte beschreiben, die das Unternehmen unternimmt, wie z. B. Bodenkontrollen und regelmäßige Überprüfungen, um sicherzustellen, dass die Arbeitszeitnachweise den Zeitanforderungen des Bundes entsprechen.

Arbeitszeitblattverfahren

Trotz des weit verbreiteten Einsatzes von elektronischen Zeitnehmersystemen legt die Bundesregierung die Anforderungen an die Zeitmessung hauptsächlich auf manuelle Verfahren fest. Akzeptable Zeitmessverfahren betreffen sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzte. Zum Beispiel müssen Mitarbeiter die Zeit, die für einen Job aufgewendet wurde, in Tinte aufzeichnen und die tatsächliche Zeit und nicht die geschätzte Zeit aufzeichnen. Vorgesetzte und Administratoren können keine Arbeitszeitnachweise für einen Mitarbeiter ausfüllen, es sei denn, es liegt ein guter Grund vor, z. B. weil ein Mitarbeiter aufgrund einer Krankheit oder Verletzung vorzeitig austritt. Jeder Mitarbeiter ist für die Vollständigkeit und Genauigkeit eines Arbeitszeitblattes verantwortlich, und die Vorgesetzten sind dafür verantwortlich, jedes Arbeitszeitblatt zu genehmigen, bevor es zur Zahlung eingereicht wird.

Elektronische interne Kontrollen

Die Anforderungen an Unternehmen, die elektronische Zeitnehmersysteme verwenden, beziehen sich hauptsächlich auf die internen Kontrollrichtlinien. Beispielsweise sind eine sichere Kennwortrichtlinie und ein System obligatorisch, um sicherzustellen, dass nur genehmigte Änderungen in Arbeitszeitplänen eingetragen werden. Interne Kontrollen sollten sicherstellen, dass die Mitarbeiter die genauen Arbeitsstunden eingeben, die sie täglich arbeiten. Elektronische Protokolle des Arbeitszeitblattes sollten einen detaillierten Prüfpfad enthalten. Dies liegt daran, dass staatliche Auditoren während einer Prüfung überprüfen müssen, wer Zugang zu den Arbeitszeitplänen der Mitarbeiter hat, sowie den Grund.

Nichteinhaltung und Betrug

Die Bestimmungen des Gesetzes über falsche Ansprüche umreißen Strafen für Betrug und / oder Nichteinhaltung der Arbeitszeitbestimmungen. Zusätzlich zu Ihrem Unternehmen, das von allen Dienstleistungsverträgen bis zu drei Jahren disqualifiziert werden kann, sind sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihre Mitarbeiter mit einer möglichen strafrechtlichen Verfolgung konfrontiert. Die Regierung hat das Recht, unter dem False Claims Act ein Zivilverfahren einzuleiten, um Schadenersatz geltend zu machen. Zu den möglichen Strafen zählen Geldbußen, Haftstrafen und Schadensersatz bis zum dreifachen der falschen oder betrügerischen Forderung.