Fünf Schritte eines Ausschreibungsprozesses

Viele kleine Unternehmen versuchen, ihren Markt zu erweitern, indem sie auf größere oder längerfristige Projekte bieten. Zu den Verträgen können staatliche Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen (RFPs) oder Unternehmen gehören, die den Hauptanbieter eines bestimmten Produkts oder einer bestimmten Dienstleistung für ein großes Konglomeratgeschäft suchen. Befolgen Sie beim Bieten eines Vertrags fünf grundlegende Schritte, um Ihre Chancen auf die Vergabe des Vertrags zu verbessern.

Forschung und Planung

Dieser Schritt erfordert Zeit, um die Qualifikationen Ihres Unternehmens festzulegen, um die Anforderungen des Projekts zu erfüllen. Es ist wichtig zu wissen, dass Ihr Unternehmen über die Erfahrung und die Ressourcen verfügt, um die Anforderungen eines Großauftrags zu erfüllen. Sehen Sie sich in der Recherche- und Planungsphase Ihren eigenen Geschäftsplan als Informationsquelle an. Verwenden Sie die Informationen zur Angebotsanfrage des Vertrags, ziehen Sie relevante Details aus Ihrem eigenen Geschäftsplan heraus und perfektionieren Sie sie für das Projekt. Machen Sie weitere Nachforschungen über das Unternehmen und stellen Sie die Angebotsanfrage, um die Mission und die Vision des Unternehmens zu verstehen. Sie verwenden alle diese Informationen, um Ihr Gebot in einer Weise zu gestalten, die auf die Anforderungen der Anfrage zugeschnitten ist.

Angebot vorbereiten

Um ein Gebot erstellen zu können, muss Ihr Geschäftsplan angepasst werden, um hervorzuheben, wie Ihr Unternehmen die Gebotsanfrage erfüllen kann. Berücksichtigen Sie die Materialkosten, den Zeitrahmen und den Arbeitsaufwand, um das Angebot abzuschließen. Denken Sie daran, dass ein Gebot nicht immer auf den niedrigsten Preis, sondern auf das Unternehmen abgegeben wird, das die Anforderungen des Gebots am besten erfüllt. Gehen Sie die Kosten durch, stellen Sie sicher, dass sie genau sind, und begründen Sie die Kosten basierend auf den Projektanforderungen. Machen Sie sich klar, ob Sie Rabatt- oder Premiumdienste anbieten und warum dies für das Projekt von Vorteil ist.

Geben Sie das Gebot ab

Die meisten Regierungsbehörden, die eine RFP oder eine Angebotsanfrage (Request for Quote, RFQ) suchen, nutzen Onlineportale, um Angebote einzureichen. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie die Portale funktionieren und dass die Übermittlung an die richtige Stelle geht, wobei die richtige Dokumentation in einer kombinierten PDF-Datei angehängt ist. Die lokale Verwaltung für Kleinunternehmen (Small Business Administration, SBA) ist eine gute Ressource, um bei der Steuerung von Regierungssystemen zu helfen. Wenn das Angebot für eine Organisation im privaten Sektor gilt, ermitteln Sie die beste Methode für die Angebotsabgabe. Digitale Formate werden zwar allgemein akzeptiert, da sie leicht an Interessengruppen verteilt werden können, einige Organisationen möchten jedoch möglicherweise gedruckte Angebote. Befolgen Sie die Regeln, um Ihre Professionalität zu sichern.

Präsentationsplattform

Wenn Sie alle Arbeiten ordnungsgemäß durchgerechnet haben und das Gebot abgegeben haben, haben Sie möglicherweise die Möglichkeit, das entscheidende Team zu treffen, das das Gebot überprüft. Erwarten Sie in der heutigen digitalen Welt eine persönliche Präsentation oder Online-Meetings. Beantworten Sie die Beantwortung von Fragen zum Angebot und machen Sie zusätzliche Angaben zu Preisen oder Zeitplänen. In dieser Phase werden Sie möglicherweise gefragt, ob dies Ihr "bestes und letztes" Gebot ist. Treffen Sie eine Entscheidung, wenn Raum für Anpassungen besteht, und informieren Sie die Gruppe, dass Sie gegebenenfalls ein überarbeitetes Angebot abgeben können. Stellen Sie sicher, dass Sie genau angeben, was sich zu einem niedrigeren Preis ändert, ob es sich um Materialqualität, Arbeitserfahrung oder andere Faktoren handelt, die das Endprodukt beeinflussen.

Den Zuschlag erhalten

Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wann der Auftrag vergeben wird. Obwohl sich diese Fristen ändern können, sollten Sie Ihre Kalender festlegen und sich ausreichend Zeit lassen, um die notwendigen Vorbereitungen für die Vertragserfüllung zu treffen. Vergebende Agenturen erwarten nicht, dass ein Projekt unmittelbar nach der Vergabe beginnt, aber Sie müssen den Dialog zum Festlegen der Starttermine beginnen. Bleiben Sie mit Ihrem Agenturleiter in Verbindung, notieren Sie alle Anfragen zur Änderung des Umfangs und nehmen Sie für den Vertrag Anpassungen vor. Seien Sie professionell und liefern Sie pünktlich, um Ihre Chancen auf zukünftige Ausschreibungen zu erhöhen.