Etikette bei einer Telefonkonferenz

Kleine Unternehmen können Telefonkonferenzen nutzen, um kostspielige persönliche Meetings zu vermeiden. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie ein Meeting mit Kunden oder Kunden durchführen möchten, die einen Flugzeugflug vom Standort entfernt haben. Die Kommunikation über ein Konferenzgespräch mit einem Kunden kann schwieriger sein als eine persönliche Präsentation, da das Unternehmen nicht den Vorteil hat, nicht-verbale Kommunikation und Hinweise vom Kunden zu sehen. Insgesamt können Telefonkonferenzen eine praktikable Option sein, um Zeit und Geld zu sparen.

Vor dem Anruf

Um während der Telefonkonferenz einen guten Eindruck zu hinterlassen, sollte das kleine Unternehmen vor der Telefonkonferenz eine Liste der Aufgaben ausführen. Dazu gehört auch die Suche nach einem ruhigen Raum im Büro, in dem der Anruf geführt werden kann. Es sollte alle an dem Anruf beteiligten Personen bequem aufnehmen können. Vorzugsweise würde dies einen runden Tisch mit dem Telefon in der Mitte umfassen, so dass sich alle gleich weit vom Telefon entfernt befinden. Dies vermeidet unangenehme Zeiten der Wiederholung von Phrasen, da der andere Teilnehmer nicht klar hören konnte.

Während des Anrufs

Alle Teilnehmer der Telefonkonferenz sollten eine Agenda vor sich haben. Dadurch bleibt der Anruf auf dem Laufenden. Außerdem sollte eine Person als Moderator für den Anruf ernannt werden. Diese Person ist der Hauptredner und sorgt dafür, dass der Anruf zum Thema und zur Aufgabe bleibt. Der Moderator kann auch andere vorstellen, bevor er spricht oder eine Frage beantworten. Die richtige Etikette besagt, dass der Kunde oder Kunde bei einem Konferenzgespräch immer weiß, mit wem er spricht.

Nach dem Anruf

Das Erstellen von Notizen und das Versenden per E-Mail oder Faxen an den Kunden ist eine nette Geste für kleine Unternehmen. Es bietet nicht nur einen Grund für die Nachverfolgung mit dem Kunden, sondern auch den Service. Indem Sie den Kunden rechtzeitig darüber informieren, dass dies geschehen wird, kann er verhindern, dass er sich während des Gesprächs wütend Notizen machen muss und möglicherweise wichtige Informationen verpasst, die versuchen, während der Aufzeichnung mit dem Gespräch Schritt zu halten.

Teilnehmer

Allen Teilnehmern des Anrufs sollte empfohlen werden, sich während des Anrufs an die ordnungsgemäße Benennung der Konferenzanrufe zu halten. Dazu gehören das Vermeiden unnötiger Bewegungen, das Rascheln von Papieren, das Sprechen außerhalb der Reihe, das Unterbrechen anderer Personen sowie das Essen oder Trinken während des Anrufs. Für einige kleine Unternehmen ist es möglicherweise von Vorteil, wenn während des Meetings eine Präsentation angezeigt wird, so dass jeder die Punkte kennt, die gemacht werden müssen. Dies kann auch verhindern, dass Personen übereinander sprechen, und verhindert so unangenehme Situationen während des Anrufs.

Überlegungen

Das Unternehmen sollte sicherstellen, dass die richtige Ausrüstung für die Telefonkonferenz zur Verfügung steht. Das Anklopfen und die Möglichkeit, den Anruf über ein Inter-Office-Intercom-System zu unterbrechen, sollte deaktiviert sein. Vor jeder Telefonkonferenz sollte das System getestet werden, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert. Wenn Sie nicht auf die Telefonkonferenz vorbereitet sind, kann dies die Nachricht senden, dass das kleine Unternehmen nicht in der Lage ist, auch andere Teile des Unternehmens effektiv zu bearbeiten. Vorbereitung ist wichtig, wenn Sie Telefonkonferenzen durchführen.