Der Nachteil eines Standard-Memos für die Kommunikation in Unternehmen

Die US Navy widmet der korrekten Ausführung von Memos ein ganzes Kapitel ihres Korrespondenzhandbuchs aus dem Jahr 2010. Das Dokument deckt die Formatierung und den Zweck verschiedener Arten von Memoranden ab, einschließlich derer zur Aufzeichnung von Sitzungsnotizen, zur Dokumentation einer mündlichen Vereinbarung, zur Bekanntgabe einer Entscheidung und zur Festlegung von Verfahren. Kritiker mögen argumentieren, dass in einer Welt von E-Mail, SMS und Videokonferenzen das Standard-Memo eine veraltete Kommunikationsmethode ist, insbesondere für Unternehmen.

Länge und Fokus

Ein Nachteil von Standardnotizen ist, dass sie ein oder zwei Seiten mit Informationen enthalten. Dies macht sie zu einem weniger nützlichen Werkzeug für die Kommunikation komplexer Themen. Memos sollen sich auch auf ein einziges Thema konzentrieren. Sie sind daher keine gute Wahl, wenn Sie den Mitarbeitern mehrere Informationsbereiche vermitteln möchten.

Kosten und Verzögerungen

Nachdem Sie ein Standardgeschäftsnotiz geschrieben haben, müssen Sie es ausdrucken oder zur Verteilung an Ihre Mitarbeiter kopieren lassen. Das heißt, Sie zahlen für das Papier, auf dem das Memo gedruckt wird, und die Zeit, die ein Mitarbeiter für das Kopieren und Verteilen der Kommunikation aufwenden muss. Darüber hinaus nimmt der Verteilungsprozess Zeit in Anspruch und verzögert den Erhalt von Informationen durch Ihre Mitarbeiter. Diejenigen, die ihre Mailbox oder ihren Posteingang nicht häufig abrufen, erhalten Ihre Informationen möglicherweise erst Stunden oder Tage nach ihrer Verteilung.

Formalität

Geschäftsnotizen haben einen formalen Ton, der sie zu einer schlechten Wahl für die Übermittlung sensibler Informationen macht. Wenn Sie einen Mitarbeiter disziplinieren oder eine Gruppe von Arbeitnehmern über bevorstehende Entlassungen informieren müssen, ist die persönliche Kommunikation die bessere Wahl. Sie können damit nonverbale Kommunikation in Ihre Nachrichten integrieren und die Reaktion der anderen Person durch Beobachtung ihrer Körpersprache interpretieren. Die Empfänger Ihrer Nachricht fühlen sich möglicherweise auch mehr im Unternehmen wert, weil Sie sich die Zeit genommen haben, mit ihnen persönlich zu sprechen.

Einwegkommunikation

Da Manager Standardnotizen verwenden, um Entscheidungen anzukündigen oder Anweisungen zu erlassen, können diese Kommunikationselemente ein Gefühl der Endgültigkeit annehmen. Im Gegensatz zu einem Gruppentreffen, bei dem Mitarbeiter Fragen stellen oder Meinungen äußern können, kann ein Memo ihnen das Gefühl geben, dass ein Thema nicht zur Diskussion offen ist.