Die Herausforderungen der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation

Unternehmensleiter kommunizieren heute regelmäßig per E-Mail mit ihren Mitarbeitern, Kunden und anderen Interessengruppen. Während die E-Mail-Kommunikation schnell ist und problemlos von einem PC, Telefon oder einem anderen mobilen Gerät gesendet werden kann, entschlüsseln die Manager die E-Mail für die Herausforderungen, die das Medium in großen und kleinen Unternehmen stellt.

Auswirkungen

Das Versenden einer E-Mail-Nachricht ist nicht das Senden eines versiegelten Umschlags durch den Postdienst. Mitteilungen auf dem Papier werden weit weniger von jemandem gelesen, für den die Nachricht nicht bestimmt ist. Dies gilt nicht für E-Mails, die vom Empfänger an den von ihm ausgewählten Empfänger weitergeleitet werden können. Die Herausforderung für jeden Unternehmer besteht darin, über den Inhalt der E-Mail, die er versenden möchte, und über die unbeabsichtigten Folgen der Informationen, die im falschen Posteingang landen, klare Überlegungen anzustellen.

Zeitrahmen

Manchmal wird eine E-Mail-Nachricht im "System" verstopft und nicht stundenlang oder manchmal sogar tagelang ab dem Zeitpunkt gesendet, an dem sie gesendet wurde. Sie erwarten eine fast sofortige Lieferung, aber das ist nicht immer der Fall. Durch genaue Datums- und Zeitstempelung kann dieses Problem teilweise gemildert werden. Es ist jedoch auch wichtig zu berücksichtigen, in welcher Zeitzone sich der Mail-Server befindet und wie idiotensicher der Sendemechanismus ist.

Überlegungen

E-Mail wurde entwickelt, um die Kommunikation zu verbessern, indem sie schneller und zielgerichteter wird. Das Drucken von E-Mail-Nachrichten auf dem Unternehmensdrucker ist jedoch nicht geeignet. Das "papierlose" Büro ist weit weg, wenn zu viele Mitarbeiter darauf bestehen, alle E-Mail-Nachrichten, die sie senden oder empfangen, in Papierform aufzubewahren.

Warnung

E-Mail macht es einfach, faul zu sein. Obwohl die Verwendung von E-Mail offensichtliche Effizienzgewinne bietet, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Verkaufsteam E-Mails nicht als Krücke verwendet. Es gibt nichts Schöneres als ein warmes persönliches Meeting, um einen Verkauf abzuschließen oder einem potenziellen Kunden ein überzeugendes Pitch zu geben.

Expertenwissen

So wie Vertriebsmitarbeiter persönlich vor Kunden sein müssen, müssen auch Manager persönlich mit den Mitarbeitern in Kontakt stehen, so Shawn Smith von Next Level Consulting, einem in New York ansässigen Berater für wachsende Unternehmen. Es ist zu einfach für Manager, in geschlossenen Büros zu sitzen und Mitarbeiter per E-Mail zu kontaktieren, ohne mit ihnen persönlich zu sprechen. Selbst die prägnanteste E-Mail-Kommunikation muss von einigen Mitarbeitern geklärt werden.