Die besten Möglichkeiten, um mit argumentativen Unternehmens-E-Mails umzugehen

Der Umgang mit frustrierten und wütenden Mitarbeitern ist Teil der Verantwortung eines Kleinunternehmers. Wenn Sie eine argumentative E-Mail erhalten, kann es schwierig sein, konzentriert zu bleiben. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Ihre Emotionen außer Kontrolle geraten lassen müssen. Behalten Sie stattdessen Ihre Gefühle im Auge, analysieren Sie die Situation und passen Sie Ihre Aktionen entsprechend an.

Warten

Nachdem Sie eine argumentative E-Mail gelesen haben, ist es normal, dass defensive Gefühle an die Oberfläche treten. Bleib ruhig. Nehmen Sie sich etwas Zeit, damit sich die Kommentare in Ihrem Kopf festsetzen können. Feuern Sie keine E-Mail ab, die auf Ihrer ersten Reaktion basiert. Wenn Sie schnell reagieren, ohne sich Zeit zum Nachdenken zu lassen, tun Sie möglicherweise etwas Bedauernswertes. Setzen Sie als Inhaber eines kleinen Unternehmens ein gutes Beispiel und üben Sie Zurückhaltung.

Analysieren

Nachdem Sie Zeit zum Nachdenken hatten, lesen Sie die E-Mail erneut. Ignorieren Sie keine herausfordernden Kommentare oder unprofessionellen Sprachen. Suchen Sie nach dem Zweck der Nachricht. Finden Sie heraus, was den Mitarbeiter stört. Sobald Sie das Problem kennen, können Sie versuchen, es zu lösen. Denken Sie über das Argument des Mitarbeiters nach und entscheiden Sie, wie Sie auf ihn reagieren sollen.

Konfrontieren

Rufen Sie den Mitarbeiter am Telefon an. Erklären Sie ruhig, dass Sie seine E-Mail erhalten haben, und Sie möchten die Probleme besprechen. Bitten Sie ihn, Sie in Ihrem Büro zu treffen. Beginnen Sie das Meeting mit einem Kommentar wie: "Ich verstehe, dass Sie frustriert sind, weil Sie nicht befördert wurden. Lassen Sie mich erklären, warum ich beschlossen habe, Sie in Ihrer derzeitigen Position zu halten." Erklären Sie dem Mitarbeiter Ihre Entscheidung. Wenn er versucht, Sie zu unterbrechen oder zu streiten, sagen Sie ruhig: "Ich möchte hören, was Sie zu sagen haben, aber lassen Sie mich bitte ausreden."

Hör mal zu

Nachdem Sie Ihre Position angegeben haben, lassen Sie den Mitarbeiter reagieren. Seien Sie darauf vorbereitet, dass er sich wehrt oder versucht, seinen Standpunkt zu vertreten. Lassen Sie sich nicht mit ihm streiten. Hör zu, sprich nicht. Schließlich hört der Mitarbeiter auf zu reden. Stellen Sie Ihrer Antwort eine neutrale Aussage wie "Ich höre, was Sie sagen, und ich respektiere Ihre Position." Verfolgen Sie Ihre Lösungen. Möglicherweise müssen Sie die Dinge wiederholen, die Sie zuvor gesagt haben, um Ihre Meinung zu äußern.

Richtig

Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter weiß, dass Sie, während Sie an seinen Gedanken und Meinungen interessiert sind, sich höflich und respektvoll an ihn wenden sollen. Sagen Sie etwas wie: "Ich verstehe Ihre Frustration, aber ich möchte eine Unternehmenskultur des Respekts fördern. Bitte verwenden Sie in Ihrer gesamten arbeitsbezogenen Kommunikation mit mir und Ihren Mitarbeitern einen respektvollen Ton."