Über elektronisches Personalmanagement

Manila-Ordner, Papierdokumente, Kopiergeräte und Aktenschränke aus Stahl gehören der Vergangenheit an, wenn ein Unternehmen elektronisches Personalmanagement einsetzt. Das elektronische Personalmanagement (E-HRM) verwendet webbasierte Technologien, um ein HR-Informationssystem zu erstellen. Während sehr kleine oder neue Unternehmen die Einführung von E-HRM für unnötig oder einfach zu teuer finden, überdenken viele, nachdem sie einen Schwellenwert von etwa 100 Mitarbeitern erreicht haben. Jeder Kleinunternehmer, der E-HRM aus der Ferne betrachtet, sollte jedoch die Merkmale, Vorteile, Einschränkungen und Umsetzungsmöglichkeiten vollständig verstehen, bevor er sich für eine Investition in ein E-HRM-System entscheidet.

Grundlegendes Konzept

Wenn ein kleines Unternehmen wächst, kann selbst der am besten organisierte Inhaber oder Mitarbeiter des Personals mit der Verwaltung und Pflege eines manuellen Personalsystems überfordert sein. Zu viel Arbeit und zu wenig Zeit können zu Datenfehlern, Verzögerungen bei der Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter und im schlimmsten Fall zu wenig Aufmerksamkeit für die internen Kontrollen der Personalabteilung führen. E-HRM hat das Potenzial, die Funktionsweise der Personalabteilung zu ändern, indem einige oder alle HR-Prozesse automatisiert werden. Dies umfasst unter anderem Prozesse wie Prognose, Einstellung, Auswahl, Leistungsmanagement, Arbeitsablaufplanung und Mitarbeiterentschädigung. Durch die Automatisierung kann auch sichergestellt werden, dass ein kleines Unternehmen die internen Kontrollen der Sicherheit und des Datenschutzes konsequent einhält.

Typen, Ziele und Werkzeuge

E-HRM kann als Ganzes oder zum Teil nach Art und Zielsetzung implementiert werden. Das operative E-HRM konzentriert sich auf HR-Verwaltungsaufgaben wie die Personalabrechnung, das Verwalten von Mitarbeiterinformationen und Urlaubs- oder Freistellungsanfragen. Relational E-HRM unterstützt Richtlinien für die Anwerbung, Einstellung und Schulung und unterstützt den Geschäftsinhaber oder Abteilungsleiter beim Mitarbeiterleistungsmanagement. Transformational E-HRM konzentriert sich auf strategische Ziele wie Wissensmanagement und Personalprognose. Jede Funktion verwendet webbasierte Tools wie eine Mitarbeiterinformationsdatenbank, elektronische Jobbörsen auf einer Karriere- oder Geschäftswebsite, Online-Einstellungsbewertungen sowie E-Learning und E-Training für potenzielle Mitarbeiter, derzeitige Mitarbeiter, Abteilungsleiter und den Geschäftsinhaber .

Kosten vs. Leistungen

Die Gesamtkosten für den Kauf, die Installation, die Durchführung von Schulungen und die Wartung eines E-HRM-Systems variieren erheblich. Zum Beispiel berichtet CostOwl.com, dass die Kosten für ein Standard-HR-System für ein sehr kleines Unternehmen etwa 1.000 USD betragen können. Komplexere Client-Server-Systeme, für die Software-Lizenzgebühren erforderlich sind, beginnen bei etwa 40 bis 100 USD pro Benutzer für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern. Die Gesamtkosten steigen jedoch auf etwa 200 bis 300 USD pro Benutzer, da die Komplexität eines E-HRM-Systems zunimmt. Bei der Beurteilung der direkten Anschaffungskosten ist es wichtig, sowohl direkte als auch indirekte Kosteneinsparungen und Vorteile für das Unternehmen zu berücksichtigen. Direkte Kosteneinsparungen wie Arbeits-, Lager- und Sicherheitskosten können in einigen Unternehmen im Vergleich zu den Vorteilen, die das Unternehmen durch höhere Effizienz und Produktivität erzielen kann, verblassen.

Einschränkungen und Überlegungen

Bei der Entwicklung eines umfassenden Verständnisses von E-HRM ist es auch wichtig, die Einschränkungen von E-HRM zu berücksichtigen. Neben direkten Kostenüberlegungen, die selbst erhebliche einschränkende Faktoren sein können, müssen Denkweise, Kenntnis der Technologie und Vertrauensbeschränkungen berücksichtigt werden. Eine der bedeutendsten ist eine Denkweise, die einige beim Übergang von einer persönlichen Umgebung zu einer virtuellen Personalumgebung haben. E-HRM setzt die Personalabteilung tatsächlich zumindest teilweise ab und ist eine Einschränkung, die überwunden werden muss, um den Erfolg sicherzustellen. Mitarbeiter, die mit Computern oder webbasierten Technologien möglicherweise nicht vertraut sind, können dadurch gestresst oder entfremdet werden. Die Schaffung einer Umgebung, in der sich Mitarbeiter sicher fühlen und die Sicherheit und den Schutz persönlicher Daten schützen, kann ohne starke und wirksame interne Kontrollen ein wesentlicher limitierender Faktor sein.