Welche Dokumente enthält ein Personalordner?

Es gibt eine Reihe von Formularen und Elementen, die in den Personalordner eines Mitarbeiters gelangen. Einige dieser Formulare werden aus rechtlichen Gründen beibehalten. Andere werden aufgrund von Unternehmensrichtlinien und -protokollen eingereicht. Personalmanager führen auch persönliche Aufzeichnungen von Mitarbeitern während ihrer gesamten Karriere. Kleine Unternehmen können sich dafür entscheiden, die Dokumente der Mitarbeiter ganz oder teilweise zu scannen, um elektronische Dateien zu erstellen. Auf diese Weise sind die Dateien nicht so anfällig für Schäden durch Feuer, Wasser oder Diebstahl.

Legale Dokumente

Kleinunternehmer müssen bestimmte rechtliche Dokumente für die Mitarbeiter führen. Ein Beispiel ist das I-9-Formular, mit dem sichergestellt wird, dass ein Mitarbeiter legal in den USA arbeiten kann. Das Unternehmen kann auch ein Foto des Führerscheins des Mitarbeiters und der Sozialversicherungskarte als weitere Dokumentation für seinen rechtlichen Status aufbewahren. Darüber hinaus werden die Mitarbeiter in der Regel dazu aufgefordert, W-4-Formulare an dem Tag auszufüllen, an dem sie ihre Arbeit beginnen. Diese Formulare geben die Anzahl der persönlichen Steuerbefreiungen an, die ein Arbeitnehmer geltend macht.

Auftragsbezogene Dokumente

Personalabteilungen enthalten auch die Lebensläufe und Anwendungen der Mitarbeiter in Ordnern. Diese Elemente werden in der Regel übermittelt, wenn ein Mitarbeiter sich für eine Stelle bewirbt. Das Unternehmen führt diese Aufzeichnungen, falls der Hintergrund einer Person überprüft werden muss. Ein anderes auftragsbezogenes Dokument in einem Personalordner ist die Beschreibung des Mitarbeiters. Dies ist eine Zusammenfassung der beruflichen Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters, die in der Regel in verschiedene Funktionen unterteilt sind, z. B. Mitarbeiter verwalten, Arbeit mit Kollegen, Kommunikation und technisches Know-how.

Leistungsbezogene Dokumente

Leistungsüberprüfungen sind andere wichtige Dokumente, die sich in Personalordnern befinden. Durch das Führen von Aufzeichnungen über Leistungsbewertungen oder -prüfungen der Mitarbeiter können Unternehmen vor Klagen geschützt werden. Beispielsweise kann ein kleines Unternehmen von einem ehemaligen Angestellten mit einer rechtswidrigen Kündigungsklage konfrontiert werden. Der Unternehmer kann besser nachweisen, dass die Kündigung aufgrund der Leistung erfolgte, wenn er Kopien der Leistungsbeurteilungen des Mitarbeiters aufbewahrte. In ähnlicher Weise können Aufzeichnungen von Disziplinarmaßnahmen oder Zuschreibungen in den Ordnern aufbewahrt werden.

Sonstige Unterlagen

Die Arbeitgeber führen außerdem Aufzeichnungen oder Anwesenheit, Preise und Krankengeschichte der Mitarbeiter in Personalakten. Mithilfe von Anwesenheitsdaten können Manager feststellen, ob ein Mitarbeiter Krankheits- oder Urlaubstage überschritten hat. Häufig bieten Unternehmen ihren Mitarbeitern periodische Auszeichnungen an, die auch archiviert werden können. Diese Prämien können Verkaufsaktionen des Typs "Mitarbeiter des Monats" oder besondere Anerkennungen umfassen. Krankenakten werden normalerweise aufbewahrt, um die Einhaltung bestimmter ADA-Gesetze zu gewährleisten, die sich auf das American With Disabilities Act beziehen. Die Personalabteilung kann aus Gründen der Vertraulichkeit einen separaten Ordner für Krankenakten erstellen.