Richtlinien für die Durchführung eines Geschäftstreffens

Besprechungen können aufgrund des Missmanagements von Zeit und Ressourcen oft ineffektiv sein. Wenn Sie jedoch Mitglieder auf dem Laufenden halten, respektvoll sind und auf gemeinsame Ziele hinarbeiten, können Sie in der vorgegebenen Zeit das erreichen, was Sie benötigen. Ein guter Anführer ist unerlässlich. Beachten Sie jedoch, dass die qualifizierteste Person möglicherweise der Geschäftsinhaber ist oder nicht. Denken Sie daran, dass die Durchführung eines Meetings effektiv Übung erfordert. Versuchen Sie jedes Mal, Ihre Leistung zu verbessern.

Festlegung allgemeiner Richtlinien

Laut Management Help lauten die folgenden vier wichtigsten Grundregeln: Beteiligen Sie sich, fokussieren Sie sich, halten Sie den Schwung aufrecht und erreichen Sie die Schließung. “Denken Sie daran, Regeln aufzustellen, die offensichtlich erscheinen, z relevante Themen. Diese einfachen Richtlinien helfen Ihnen, Ihre Meetings unabhängig vom Thema auf dem Laufenden zu halten. Listen Sie diese Regeln oben auf der Tagesordnung jeder Besprechung auf und überprüfen Sie sie mit neuen Teilnehmern, die noch nicht über die Regeln informiert sind.

Führungsrolle

Der Gruppenleiter oder die Person, die die Besprechung leitet, hat zwei wichtige Funktionen: Aufgabe und Wartung. Der Leiter ist dafür verantwortlich, die Mitglieder auf Aufgabe und die Diskussion auf Ziel zu halten. Vermittler sein; Anstatt Ihre eigene Meinung zu äußern oder eine Seite zu wählen, helfen Sie den Mitgliedern, zu klären, was sie brauchen, und lassen Sie sie ihre Ideen diskutieren. Um Unterbrechungen zu vermeiden, schlagen Sie den Teilnehmern vor, ihre Ideen und Meinungen aufzuschreiben, und bewahren Sie sie auf, damit sie sprechen können.

Vorbereitung

Schreiben Sie deutlich auf und teilen Sie mit, welche Themen das Meeting abdeckt, damit alle Teilnehmer vorbereitet und fokussiert sind. Eine detaillierte Agenda enthält alle wichtigen Themen, wie schnell sie behandelt werden müssen und welche Maßnahmen zu erwarten sind. Seien Sie realistisch, was Sie in jedem Meeting erreichen können, und planen Sie entsprechend. Legen Sie Zeit und Datum für die Besprechungen fest, damit die erforderlichen Personen teilnehmen können, und informieren Sie alle Teilnehmer über Zeit, Ort und Agenda der Besprechung so früh wie möglich.

Überblick über die Hauptversammlung

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Meetings pünktlich beginnen. Zuerst danken Sie den Leuten für Ihre Teilnahme und überprüfen Sie Ihre Agenda. Bitten Sie jemanden, sich beim Meeting ein Protokoll oder Notizen zu machen, damit Sie es den Teilnehmern zur Überprüfung zur Verfügung stellen können. Sprechen Sie während des gesamten Meetings mit den Mitgliedern und erhalten Sie Feedback zur Wirksamkeit des Meetings. Implementieren Sie die erforderlichen Änderungen, um alle produktiver zu machen. Lassen Sie sich am Ende des Meetings Zeit für einen Evaluierungs- und Vorschlagzeitraum, um die Produktivität und das Verfahren beim nächsten Meeting zu verbessern. Beenden Sie schließlich Ihre Besprechungen pünktlich und überprüfen Sie alle Entscheidungen und Zuweisungen, bevor Sie den Termin für die nächste Besprechung festlegen.

Typspezifische Ansätze

Verschiedene Arten von Meetings erfordern unterschiedliche Führungsstile: handlungsorientiert, Brainstorming, kurzfristige Planung oder langfristige Planung.

Aktionsorientierte Meetings konzentrieren sich auf die Lösung eines dringenden Problems. Um die Zeit für das Meeting zu reduzieren, stellen Sie sicher, dass alle mit Ideen gut vorbereitet sind, und lassen Sie sie ihre eigenen Vorschläge verteidigen.

Brainstorming-Sitzungen können länger dauern als andere Besprechungen. Bringen Sie daher Speisen, Getränke und Inspiration von außen mit, um die Teilnehmer animiert zu halten.

Kurzfristige Planung erfordert eine Gruppe, die als Team zusammenarbeitet, um Entscheidungen zu treffen, die die Bedürfnisse des Unternehmens berücksichtigen. Stellen Sie also sicher, dass Sie die richtige Mischung von Menschen einladen.

Langfristige Planung erfordert mindestens alle Führungskräfte und oft auch die gesamte Belegschaft. Wenn Sie ein Treffen mit einer so großen Bevölkerung veranstalten, ist es umso wichtiger, dass Sie die Menschen auf den Punkt halten und ihnen helfen, ihre Ideen intelligent und respektvoll miteinander zu teilen.