Was sind effiziente Wege für den Umgang mit ausgehender Post von Unternehmen?

Obwohl E-Mail starke Erfolge erzielt hat, betrachten die meisten Unternehmen „Schneckenpost“ immer noch als einen wesentlichen Teil ihrer Geschäftstätigkeit. Verträge, Gehaltsschecks, Rechnungen und vieles mehr werden routinemäßig durch die Post geschickt. Ein reibungslos funktionierendes Unternehmen benötigt ein reibungslos funktionierendes System für den effizienten Umgang mit diesen wichtigen Materialien. Wenn Sie Postausgang erhalten, können Sie viel Zeit und Geld sparen, indem Sie Ihre Büros strukturieren und Ihre Mitarbeiter in der effektiven Nutzung des Systems schulen.

Gute Beschriftung

Alle ausgehenden E-Mails müssen den Absender und den Empfänger eindeutig identifizieren. Weisen Sie die Mitarbeiter in die ordnungsgemäße Vorbereitung der Umschläge ein und stellen Sie einen Mitarbeiter zur Verfügung, um Fragen zur Post zu beantworten. Vermeiden Sie Handschriften auf Umschlägen, wenn Sie Zeit sparen, indem Sie den Vorgang automatisieren. Bestellen Sie individuelle Umschläge oder Etiketten mit den Informationen Ihres Unternehmens, die je nach Bedarf auf separate Abteilungen, Gruppen und Einzelpersonen spezialisiert sind, sodass sowohl der Postdienst als auch der Empfänger wissen, wer den Brief gesendet hat. Verwenden Sie für Empfänger von Routinemails Briefumschläge aus Kunststoff und geben Sie die Empfängerinformationen per Computer ein, um die Geschwindigkeit und Genauigkeit zu gewährleisten. Verwenden Sie für große oder normale Mengen ausgehender E-Mail-Programme die Software, um die Empfängerinformationen automatisch zu drucken, indem Sie aus vorhandenen Kontodateien zeichnen.

Office Mail Movement

Um ausgehende Post effektiv abzuholen, benötigen Sie ein "Reverse-Tree-System", um alle ausgehenden E-Mails zu sammeln und an einen oder mehrere Absendepunkte zu bringen, wo Ihr Unternehmen es an Kuriere für den Postdienst oder eine Spedition übergibt. Richten Sie Postausgänge in allen Büros und Bereichen ein, in denen ausgehende E-Mails anfallen, und legen Sie Sammelräume für größere ausgehende Pakete fest, damit diese nicht regelmäßig den Arbeitsraum stören. Streben Sie nach einem System, bei dem die Mitarbeiter ihre ausgehende Post mit minimalem Aufwand und Zeit abgeben können.

Interne Sammlung

Weisen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter zu, um Post und Pakete von allen vorgesehenen Behältern und Räumen abzuholen, um sie in der zentralen Poststelle zu sortieren und zu bearbeiten. Stellen Sie den Mitarbeitern Checklisten zur Verfügung, damit sie keine Sammelstellen vergessen. Wählen Sie Mitarbeiter aus, die zeitnah arbeiten können und die Post pünktlich abholen können und gute Beziehungen zu den Pickup-Kurieren pflegen können. Bieten Sie Frankiermaschinen in der Poststelle an, damit sich niemand mit dem Anbringen von Briefmarken befassen muss.

Abholzeiten

Ausgehende E-Mails fallen im Laufe des Tages an und wenn eine bestimmte E-Mail zu spät in den Papierkorb einfällt, wird sie erst am nächsten Arbeitstag ausgegeben. Ermitteln Sie abhängig von den Anforderungen Ihres Unternehmens eine optimale Abholzeit für die E-Mail und planen Sie eine regelmäßige Abholung mit dem US Postal Service und einem bevorzugten Logistikversender wie UPS oder FedEx für die Zustellung von Paketen und über Nacht. Um E-Mails möglichst zeitnah zustellen zu können, benötigen Sie möglicherweise mehrere Abholungen im Laufe des Tages. Wenn Ihr Unternehmen nicht genügend E-Mails für die regelmäßige Abholung von einem Logistik-Versender generiert, weisen Sie einen Mitarbeiter zu, der die betreffende E-Mail zum nächstgelegenen Abgabepunkt des Versenders bringt.