Verfassen eines technischen Schulungshandbuchs

Als Unternehmer haben Sie möglicherweise die Notwendigkeit, ein technisches Schulungshandbuch für Ihre Mitarbeiter oder Ihre Kunden zu entwickeln. Unabhängig davon, ob Sie das Handbuch selbst schreiben, das Projekt einem Ihrer sachkundigen Mitarbeiter zuweisen oder das Schreiben an einen Auftragnehmer auslagern, die Entwicklung des Handbuchs sollte bestimmten Richtlinien folgen, damit es den Anforderungen derjenigen entspricht, die das Schulungsmaterial verwenden .

Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe

Bevor Sie etwas schreiben oder recherchieren, ermitteln Sie, wer das Handbuch verwendet. Wenn das Material für Ihre Kunden bestimmt ist, benötigen sie Anweisungen, die sich an einen Anfänger richten. Wenn Sie das Handbuch für Ihre Mitarbeiter erstellen, müssen Sie beim Schreiben des Materials möglicherweise einige Richtlinien für Ihr Unternehmen angeben. Auch wenn ein bestimmtes Produkt möglicherweise über eine Reihe von Funktionen verfügt, möchten Sie möglicherweise Ihre Mitarbeiter auf eine kleinere Menge davon beschränken und diese Einschränkungen in Ihr Schulungshandbuch aufnehmen.

Bestimmen Sie Ihre Ziele

Nachdem Sie ein grundlegendes Profil Ihres Publikums entwickelt haben, legen Sie fest, was Ihre Ziele beim Schreiben des Schulungshandbuchs sind. Im Allgemeinen enthält ein technisches Schulungshandbuch schrittweise Anweisungen für den Benutzer zur Verwendung eines Produkts. Entscheiden Sie sich bei der Festlegung der Ziele für Ihr Handbuch, ob Sie lediglich grundlegende Anweisungen geben oder die Verwendung des Produkts vertiefen möchten. Auch wenn die grundlegende Verwendung Ihrer Software zum Schreiben von Briefen gilt, möchten Sie möglicherweise auch zusätzliche Anweisungen zum Erstellen eines Newsletters enthalten.

Integrieren Sie Visuals

Visuals sind hilfreich, um den Benutzer durch die im schriftlichen Inhalt Ihres technischen Schulungshandbuchs beschriebenen Schritte zu führen. Ein Flussdiagramm oder ein Diagramm bietet grafische Darstellungen der Schritte im Text. Gegebenenfalls können Fotos oder Zeichnungen den Benutzer auf bestimmte Merkmale eines Produkts hinweisen, die in der Anleitung beschrieben werden. In Ihrem Handbuch wird dem Benutzer beispielsweise beschrieben, wie Sie einen Computer an einen Router anschließen. Eine visuelle Darstellung des physischen Layouts, die zeigt, wo Verbindungskabel angebracht sind, ergänzt die schriftlichen Anweisungen.

Schreib deutlich

Als Experte für das technische Schulungshandbuch sollten Sie Ihren Wortlaut sorgfältig prüfen. Berücksichtigen Sie den Kenntnisstand der Zielgruppe, wenn Sie schreiben. Wenn sie das Schulungshandbuch benötigen, wissen sie wahrscheinlich nicht viel über das Produkt. Möglicherweise verstehen sie auch keine Akronyme oder Fachjargon, die Ihnen selbstverständlich erscheinen. Erläutern Sie jedes Akronym bei der ersten Verwendung und vermeiden Sie Fachjargon. Erklären Sie die Schritte in einfachen Aussagen. Erstellen Sie Kapitel, die logisch in separate Unterthemen unterteilt sind. Lassen Sie die Anweisungen von einem Dritten testen, um sicherzustellen, dass die Informationen klar sind und die gewünschten Ergebnisse erzielen.