Arten von Abrechnungssystemen

Die Gehaltsabrechnung ist eine entscheidende finanzielle Verantwortung für Ihr Unternehmen, für die eine genaue Bezahlung der Mitarbeiter und die Einhaltung der örtlichen, staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften erforderlich sind. Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung führen zu Frustration der Mitarbeiter und zu Geldstrafen. Die Verwendung eines Abrechnungssystems kann Sie jedoch beruhigen und Fehlberechnungen und Verstöße vermeiden. Um zu entscheiden, ob Sie Inhouse-, Outsourcing- oder Online-Lohnabrechnungsprozesse einsetzen möchten, müssen Sie die richtigen Funktionen kennen, die für Ihr Unternehmen erforderlich sind.

Im Haus

Die interne Gehaltsabrechnung ist eine praktikable Option, wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben, in der Regel weniger als 10 Mitarbeiter, und nur wenige Änderungen in der wöchentlichen Arbeitszeit. Wenn Ihre Anforderungen unkompliziert sind, kann ein Mitarbeiter vor Ort die Abrechnungssoftware verwenden, um den Prozess zu verwalten, und jederzeit zur Verfügung stehen, um Fragen zu beantworten und Probleme schnell zu lösen. Der Mitarbeiter, der für die Lohnabrechnung verantwortlich ist, muss für Personaländerungen und Lohnsteuergesetze auf dem neuesten Stand und auf dem aktuellen Stand sein, um eine genaue Bezahlung, Steuereinbehaltung und Hinterlegung zu gewährleisten. Sie senken auch Sicherheitsrisiken für Finanzdaten, indem Sie die Personalabrechnung intern abwickeln.

Buchhalter und CPAs

Sie können die Lohnbuchhaltung an einen Buchhalter oder einen Wirtschaftsprüfer auslagern. In der Regel erstellen sie jedoch die Lohn- und Gehaltsabrechnung und führen Steuerdatensätze. Möglicherweise bieten sie keine Bankschnittstellendienste wie Direkteinzahlungen oder 401 (k) -Abzüge an. Stellen Sie sicher, dass der Buchhalter oder CPA über Fachwissen in allen benötigten Diensten verfügt und flexibel genug ist, um Änderungen in letzter Minute zu berücksichtigen, um Verarbeitungsfehler zu vermeiden. Selbst wenn Sie die Lohnbuchhaltung auslagern, sind Sie letztendlich für die korrekte Hinterlegung und Zahlung der Steuerschulden des Bundes verantwortlich. Bei Problemen wird der Internal Revenue Service Sie und nicht den Abrechnungsservice kontaktieren.

Lohnabrechnung

Payroll Services bieten gut informierte Experten für Lohnsteuer und behördliche Auflagen, damit Sie konform und von den täglichen Gehaltsabrechnungen frei bleiben. Sie bieten Verwaltungsdienste wie direkte Einzahlungen und automatische Abzüge von Gehaltsschecks an, und die meisten Dienste garantieren ihre Arbeit und es ist weniger wahrscheinlich, dass Strafen für ungenaue oder verspätete Einreichung erhoben werden. Das US-Finanzministerium bietet einen kostenlosen, sicheren Dienst namens Electronic Federal Tax Payment System an, mit dem Sie bestätigen können, dass in Ihrem Namen Steuerzahlungen geleistet werden. Diesen können Sie nutzen, wenn die Lohnbuchhaltung die elektronische Einreichung über EFTPS bietet.

Online-Gehaltsabrechnung

Online-Gehaltsabrechnungsfirmen ermöglichen Ihnen die Verwaltung und Überwachung von Abrechnungsdetails rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche über einen sicheren Webbrowser. Sie müssen niemals zusätzliche Software und Ausrüstung erwerben. Sie können die Lohn- und Gehaltsabrechnung eingeben und aktualisieren sowie die Ferientage und die Gehaltszahlungen von Mitarbeitern nach Belieben von Ihrem Computer oder Laptop aus verfolgen. Viele Online-Abrechnungsfirmen bieten zusätzlich zu den grundlegenden Abrechnungsdiensten Lohn- und Gehaltsabrechnungen an, sodass Sie sich auf andere Aspekte Ihres Unternehmens konzentrieren können. Wenn E-Mail-Updates angeboten werden, können Sie sich anmelden, um den Abrechnungsstatus und andere relevante Kontoinformationen zur schnellen Überprüfung zu erhalten.