So schreiben Sie einen Gutschriftbrief an einen Kunden

Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt hat und dann weiterhin Gutschriften in Ihrem Unternehmen verwendet, muss der Inhaber des kleinen Unternehmens eingreifen und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Solange der Kunde nicht länger als 30 Tage bezahlt hat und auf Anfragen oder Zahlungsaufforderungen nicht reagiert hat, kann ein Unternehmer sein Guthaben aufheben, bis das Problem gelöst ist. Der Kunde muss schriftlich über diese Entscheidung informiert werden.

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Verweisen Sie auf die Kontonummer und die Situation. Geben Sie die Kontonummer in Ihrer Kommunikation als Referenz Ihres Kunden an. Erinnern Sie sie daran, dass Sie mehrmals um Zahlung gebeten haben und sie noch nicht auf Sie reagiert hat. Geben Sie in diesem Abschnitt den Betrag an, der Ihrem Unternehmen geschuldet ist.

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Informieren Sie ihn höflich, dass seine Gutschrift jetzt auf Eis liegt. Erklären Sie Ihrem Kunden, dass Sie aufgrund dieser Situation keine Kredite mehr an Ihrem Geschäftssitz vergeben können. Seien Sie professionell in Ihrem Wortlaut, auch wenn Sie bei diesem bestimmten Kunden verärgert sind. Dies ist ein Brief "nur die Fakten".

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Geben Sie eine Lösung für das Problem an. Nachdem Sie den Kunden auf das Problem aufmerksam gemacht haben, bieten Sie an, das Problem zu lösen. Legen Sie eine bestimmte Zeit fest, in der Regel innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen nach Erhalt des Schreibens, um den gesamten Betrag zu zahlen, den sie schuldet. Wenn sie dies tut, teilen Sie ihr mit, dass der Laderaum aufgehoben wird.

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Erklären Sie Ihre Position. Kunden betrachten Unternehmen oft als gesichtslose Unternehmen. Erläutern Sie, dass Sie zwar keinen Kredit aufheben möchten, aber zu diesem Zeitpunkt keinen anderen Rechtsbehelf haben. Seien Sie höflich und lassen Sie ihn wissen, dass die Situation einfach nicht weitergehen könnte.

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Beenden Sie den Brief positiv. Schließen Sie den Brief nicht mit dem Kunden ab, sondern schließen Sie mit einer Erklärung ab, dass Sie sicher sind, dass er die Dinge korrigieren wird und die Nichtzahlung der Zahlung lediglich ein Versehen war. Es ist zwar weit von der Wahrheit entfernt, aber für den Fall, dass es ein einfaches Missverständnis war, wird der Kunde nicht verfremdet.