So schreiben Sie einen Zahlungsbeleg

Ein Zahlungseingang kann so einfach oder so kompliziert sein, wie Sie möchten, solange er Ihren Bedürfnissen und den Bedürfnissen Ihrer Kunden entspricht. Quittungen können so einfach sein wie ein Kassenbeleg oder so lässig wie ein Notizzettel auf Papier. Alternativ können sie auch komplex sein, z. B. eine digitale Kalkulationstabelle mit Bestellnummern, programmierten Erweiterungsberechnungen und Zahlungsprotokollen.

Was ist auf einem Zahlungseingang anzugeben?

Jeder Zahlungseingang sollte den Namen des Unternehmens enthalten, von dem er ausgestellt wurde, das Datum, an dem die Transaktion stattgefunden hat, die gekauften Artikel und den belasteten Betrag. Viele Quittungen enthalten auch den Namen des Kunden, insbesondere wenn die Quittung eine ausgeführte Bestellung darstellt oder wenn der Käufer und der Verkäufer laufende Geschäfte miteinander tätigen. Wenn der Kunde eine Bestellung aufgegeben hat, sollte die Nummer dieser Bestellung auch auf der Quittung erscheinen, damit der Käufer darauf verweisen kann. Wenn die Bestellung zugestellt wird, sollte die Bestellung die Adresse und die Kontaktinformationen des Käufers enthalten, die der Zusteller verwenden kann.

Andere einzufügende Informationen

Für einen Käufer, der für ein Produkt oder eine Dienstleistung bezahlt hat, ist es nützlich, über eine Dokumentation der Zahlungsweise zu verfügen. Ein Zahlungseingang kann auch Informationen über die Zahlung selbst enthalten, z. B. ob sie mit Bargeld getätigt wurde oder mit einem Scheck oder einer Kreditkarte. Das Beachten von Barzahlungen ist besonders wichtig, da Barzahlungen im Gegensatz zu Schecks und Kreditkartenzahlungen nicht nachträglich überprüft werden können. Neben der Angabe der Zahlungsweise ist es auch nützlich, dass die Referenz des Kunden eine Schecknummer oder die letzten vier Ziffern der verwendeten Kreditkarte angibt. Ein Zahlungsbeleg kann auch die Verkaufsbedingungen enthalten, z. B. ob alle Verkäufe endgültig sind oder ob Artikel innerhalb von 30 Tagen umgetauscht werden können, wenn der Kunde die Quittung vorlegt.

Verwendung von Zahlungsbelegen

Zahlungsbelege sind wichtige Steuerdokumente, mit denen Sie die Geschäftskosten nachweisen können, die Sie auf Ihren Steuerformularen abschreiben. Sie sind auch für die Buchhaltung des Managements hilfreich. Sie liefern die Informationen, die Ihr Buchhalter benötigt, um Einkäufe nach Kategorien zu verfolgen, sodass Sie einschätzen können, ob Ihre Ausgaben in einem bestimmten Bereich von einem Jahr zum nächsten finanziell tragfähig oder konsistent sind. Ein Zahlungsbeleg ist auch unerlässlich - wenn Sie ein Problem mit dem von Ihnen gekauften Artikel haben. Der Zahlungsbeleg dient als Kaufnachweis, damit Sie die Ware umtauschen oder zurücksenden können.