Wie schreibe ich ein Angebot, um die Struktur einer Abteilung zu ändern?

Geschäftsvorschläge bestehen in der Regel aus einer Zusammenfassung, einer Einführung, einer erweiterten Beschreibung der Änderungsgrundlage, einem Kostenplan und den zu erbringenden Leistungen. Mit ein paar Optimierungen eignet sich dieses Format auch gut für einen Vorschlag, die Struktur einer Abteilung zu ändern. Ihr Vorschlag für dieses Szenario sollte auch die Aufmerksamkeit der Personalplanung und der Personalstrategie berücksichtigen. Die Ausarbeitung eines gut erstellten Vorschlags erfordert eine detaillierte Analyse und Berechnungen, um eine angemessene Begründung zu erhalten.

Erstellen Sie eine Einführung zu Ihrem Vorschlag. Nennen Sie Ihre Position, Abteilungsrolle und den Zweck Ihres Vorschlags sowie die effektiven Termine für Vorschläge. Halten Sie Ihre Einführung kurz - nicht mehr als zwei Absätze.

Beschreiben Sie Ihre aktuelle Abteilungsstruktur. Identifizieren Sie die Abteilungsleitung, einschließlich der Manager, Vorgesetzten und Teamleiter. Geben Sie an, wie viele Mitarbeiter sich im Führungsteam und in der Berichtsstruktur an jede Person berichten. Veranschaulichen Sie die aktuelle Struktur Ihrer Abteilung anhand einer schriftlichen Beschreibung sowie eines Organigramms zum visuellen Vergleich. Verwenden Sie ein bis zwei Seiten für diesen Abschnitt Ihres Vorschlags.

Vergleichen Sie die aktuelle Struktur Ihrer Abteilung in Bezug auf die Gesamtorganisation. Wenn sich beispielsweise Ihre Abteilungsstruktur von anderen Abteilungsstrukturen unterscheidet, geben Sie dies an und erläutern Sie, warum Sie wissen, wie die Abteilungsstruktur erstellt wurde. Beschreiben Sie Ihre abteilungsübergreifenden Beziehungen. Erklären Sie beispielsweise für den Vertrieb, wie eng Sie mit der Versandabteilung zusammenarbeiten und wie gut die Arbeitsbeziehungen zwischen den Mitarbeitern beider Abteilungen sind. Wiederholen Sie diese Analyse für jede Abteilung, mit der Sie häufig interagieren, und geben Sie nicht mehr als eine vollständige Seite für den Vergleich aller zwei Abteilungen aus.

Liste alternativer Abteilungsstrukturen, die als machbar gelten. Beschreiben Sie jeweils eine Seite (ungefähr eine Seite für jede Struktur), in der erläutert wird, wie sich die Berichtbeziehungen ändern, die Anzahl der Mitarbeiter in den einzelnen Bereichen der Abteilung und die Art und Weise, wie sich die Pflichten der Mitarbeiter aufgrund der alternativen Struktur ändern können. Angenommen, Sie haben derzeit sechs verschiedene Bereiche in Ihrer Abteilung, und Sie haben in Betracht gezogen, Bereiche zu kombinieren, um nur drei separate Bereiche zu erstellen. Erläutern Sie, wie diese Struktur aussieht: Wie viele Mitarbeiter arbeiten in den drei Bereichen und wie sich die Berichtbeziehungen ändern, je weniger Bereiche, für die Vorgesetzte befugt wären.

Schreiben Sie eine Analyse für jede alternative Struktur. Wiegen Sie die Vor- und Nachteile für jede Alternative. Beschreiben Sie, wie sich die Effizienz und Produktivität von Abteilungen ändern würde. Berücksichtigen Sie die erforderlichen Personaländerungen, um jede alternative Umstrukturierung zu erleichtern.

Schätzen Sie die Kosten für jede alternative Struktur von Anfang an, einschließlich der Kosten für die Reorganisation der Kosten für die Aufrechterhaltung der neuen Struktur. Berechnen Sie die Kapitalrendite in den Anfangskosten für die Reorganisation und zeigen Sie die Einsparungen der Abteilungen für die Aufrechterhaltung der neuen Struktur. Wenn Ihr Reorganisationsvorschlag nicht kostenbasiert ist, legen Sie den Wert der Reorganisation und deren Nutzen für das gesamte Unternehmen dar.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Zeitrahmen und Ihre Schätzungen auf dem Geschäftsjahr und den vierteljährlichen Zeitplänen des Unternehmens basieren. Dieser Abschnitt Ihres Vorschlags muss möglicherweise für jede Analyse einer alternativen Struktur eine Seite sein.

Beenden Sie Ihren Vorschlag. Überprüfen Sie Ihre Berechnungen und die Informationen, die in Ihrer Beurteilung der Vorteile einer Umstrukturierung der Abteilung enthalten sind. Bereiten Sie eine Executive Summary als Deckblatt für den Geschäftsvorschlag vor. Eine Zusammenfassung, die die Highlights und wichtigsten Punkte Ihrer vorgeschlagenen Änderungen enthält, sollte nicht mehr als eine vollständige Seite umfassen.