Verschiedene Arten von Geschäftsbriefen und ihren Skelettteilen

Briefe sind ein wichtiges Instrument für die Kommunikation in kleinen Unternehmen. Sie ermöglichen es Ihnen, Informationen mit den Empfängern auszutauschen oder zum Handeln zu zwingen, und sie erstellen auch Papierpfade, die als offizielle Unterlagen dienen können. Geschäftsbriefe haben viele Formen, aber alle sollten damit beginnen, Ihr Ziel für das Schreiben im Namen Ihrer Organisation festzulegen. Organisieren Sie Ihren Brief entsprechend seinem Zweck und achten Sie auf korrekte Grammatik und Rechtschreibung sowie auf professionelle visuelle Präsentationen und Töne. Suchen Sie nach Möglichkeit einen zweiten Satz Augen auf, um sicherzustellen, dass das Endprodukt Ihrem beabsichtigten Ziel entspricht.

Elemente eines Anschreibens

Ein Begleitschreiben begleitet eine beliebige Anzahl von Geschäftsdokumenten, einschließlich Vorschlägen und Berichten. Die Kopfzeile richtet sich an den vorgesehenen Empfänger - oft unter Aufsicht ihrer Verwaltungsassistentin. Sein Körper richtet den Leser schnell aus und beschreibt die Anzahl und Art der angehängten Elemente. Zum Beispiel: „Im Namen von Medley Markets möchte ich mich noch einmal bei Ihnen für das Treffen mit unserem Management-Team am 1. April bedanken. Als Folgemaßnahme wird ein Entwurf eines Servicevertrags für Ihre Überprüfung beigefügt.“ Ein Cover schließt mit den Kontaktdetails von zukünftige Aktionen unterstützen. Ein solcher Brief könnte weitergehen: „Bitte leiten Sie geplante Redlines oder Hinrichtungen bis zum letzten Geschäftstag des Monats an Kelly James, den Business Director, weiter. Wir freuen uns darauf, unsere Beziehung zu Ihnen zu formalisieren. “Fügen Sie außerdem„ Enclosure “oder„ Enclosures “- abhängig von der Anzahl der angehängten Elemente - unterhalb der Signaturzeile des Buchstabens hinzu.

Komponenten eines Verkaufsbriefes

Ein Verkaufsbrief vermarktet die Produkte und Dienstleistungen Ihres kleinen Unternehmens. Richten Sie Ihren Brief an eine Person, die Kaufentscheidungen treffen oder maßgeblich beeinflussen kann. Geben Sie eine überzeugende Schlagzeile an und tauschen Sie Informationen darüber aus, was Sie im Körper verkaufen. Zum Beispiel: „Interiors Elite wurde 2013 von den Verbrauchern als Textilunternehmen Nr. 1 in unserer Stadt gewählt. Wir sind wirklich ein "Schnitt" über den Rest! Anbei finden Sie Stoffmuster und einen Preisindex für unsere neue Frühlingsinnenausstattungslinie. “Ein Verkaufsbrief endet mit Folgeschritten, die ein sofortiges Kaufverhalten unterstützen:„ Bitte wenden Sie sich in den nächsten zwei Wochen an den Kundendienst unter Angabe von Code 525, um spezielle Angebote zu erhalten Einsparungen bei unseren individuellen Gestaltungsmöglichkeiten. “

Teile eines Bestätigungsschreibens

Ein Bestätigungsschreiben bestätigt den Erhalt von Informationen oder Materialien oder erkennt eine Aktion anderweitig an. Darüber hinaus drückt es allgemein Dank aus. Ihr Brief kann kurz sein, aber das Timing ist entscheidend. Stellen Sie sicher, dass genaue Kontaktinformationen in der Kopfzeile angezeigt werden, damit Ihre Bestätigung schnell und effizient geleitet wird. Fügen Sie dem Briefkörper die Sprache hinzu und geben Sie deutlich an, was Ihr Unternehmen bestätigt. Sie schreiben vielleicht: "Next Step Gym bestätigt am 15. März den Eingang Ihrer Zahlung in Höhe von $ 125, 00. Wir danken Ihnen, dass Sie sich für unsere Einrichtung entschieden haben." Fassen Sie die nächsten Schritte in der Schlussfolgerung des Schreibens zusammen: "Wir werden Ihre Mitgliedschaft ab dem Datum des Jahres wieder aufnehmen diesen Brief und freuen uns auf ein baldiges Wiedersehen. “

Abschnitte eines Anpassungsschreibens

Antworten Sie auf Kundenbeschwerden mit einem Anpassungsschreiben. Die Überschrift wendet sich an die Person, die den Anspruch ausgestellt hat. Der Körper erkennt herzlich die Angelegenheit an, die er Ihrem Unternehmen zur Kenntnis gebracht hat, und gibt dann an, wie Sie es lösen werden. Ein Beispiel: „Die Easy Numbers Group dankt Ihnen für Ihre letzte Anfrage bezüglich Ihrer Rechnung vom 15. Februar. Wir haben diesen Fall untersucht und festgestellt, dass der Saldo Ihrer vorherigen Rechnung falsch angewendet wurde. Wir werden Ihrem Konto daher sofort einen Betrag in Höhe von 49, 52 $ gutschreiben. " Zum Beispiel: „Wir legen großen Wert auf Ihre Treue. Vielen Dank, dass Sie sich für die letzten 11 Jahre für unser Unternehmen entschieden haben. “