So schreiben Sie einen Brief für einen Geschäftsvorgang

Ein Brief gilt möglicherweise nicht als rechtliches Dokument, kann jedoch als Beweismittel dienen, wenn ein Geschäftsvorfall fehlerhaft ist. Selbst wenn Sie einen Brief schreiben, um einen Geschäftsvorfall für Ihr kleines Unternehmen, den Sie bereits mit jemandem besprochen haben, zu bestätigen oder zu beschreiben, ist es wichtig, dass Sie keine Missverständnisse haben. Nach einigen wenigen einfachen Schreibvorgängen können Sie und Ihr Mitarbeiter auf derselben Wellenlänge bleiben, alle Fakten überprüfen und Ihre Transaktion reibungslos gestalten.

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Schreiben Sie Ihren Brief auf Firmenbriefpapier. Dies ermöglicht dem Empfänger eine einfache Möglichkeit, Sie zu kontaktieren, wenn Sie Fragen zum Inhalt des Artikels haben. Dies kann Sie auch vor persönlicher Haftung schützen, indem Sie bestätigen, dass der Brief vom Unternehmen und nicht von Ihnen persönlich stammt.

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Adressieren Sie den Brief an eine Person und nicht an eine Abteilung. Verwenden Sie nach Möglichkeit den Namen der Person in der Anrede und nicht "Sehr geehrter Herr" oder "Wem es angeht".

3.

Nennen Sie den Grund für den Brief im ersten Satz, z. B. "Ich schreibe, um unsere Diskussion über ... zu bestätigen."

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Folgen Sie Ihrer Aussage mit den Einzelheiten der Transaktion. Schreiben Sie beispielsweise: "Ich bestätige Ihre Bestellung von 15 Fällen von ACME-Widgets, Modell # 223, die bis zum 23. Dezember 2011 zugestellt werden sollen." Das einfache Referenzieren von Widgets ohne Modellnummer oder Lieferdatum kann zu einer Fehlkommunikation führen. Durch das Hinzufügen dieser Informationen wird der Empfänger auf einen Fehler aufmerksam gemacht, falls einer gemacht wurde.

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Überprüfen Sie Ihren Brief, um zu sehen, ob Sie die fünf Ws behandelt haben: wer, was, wo, wann, warum. Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie, weil Sie telefoniert haben, nicht den Namen der Person oder Firma angeben müssen, mit der Sie zu tun haben. Wenn Sie "nächsten Donnerstag" sagten, hätte Ihr Kollege vielleicht gedacht, Sie meinten die Woche nach Ihnen. Seien Sie so genau, als würden Sie den Brief an jemanden schreiben, der die Transaktion nicht kennt.

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Geben Sie die Gegenleistung oder den Vorteil an, den jeder von Ihnen erhalten wird. Schreiben Sie zum Beispiel: "Ich bestätige Ihre Bestellung von 15 Fällen von ACME-Widgets, Modell # 223, die bis zum 23. Dezember 2011 zugestellt werden müssen. Der Gesamtpreis der Bestellung beträgt 2.847, 52 $."

7.

Fügen Sie Ihrer Transaktion ein Kündigungsdatum hinzu. Wenn Sie die Dauer Ihres Angebots nicht einschränken, kann Ihr Partner möglicherweise die Marktbedingungen nutzen, von denen er profitiert, und Sie Wochen oder Monate nach dem geplanten Transaktionsdatum verletzen.

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Rechtschreibprüfung dein Brief. Tippfehler können nicht nur unprofessionell wirken, sondern auch zu Transaktionsfehlern führen und Ihr Unternehmen Geld kosten.

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Schließen Sie mit dem Hinweis, dass Sie gerne von Ihrem Kunden, Kunden oder Geschäftspartner angerufen werden, falls Probleme auftreten.

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Geben Sie Ihren Titel und den Firmennamen unter Ihrer Unterschrift an. Dies kann Sie vor persönlicher Haftung schützen, da dadurch deutlich wird, dass Sie als Vertreter Ihres Unternehmens auftreten.

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Fügen Sie ein Postscript oder eine PS-Information in einer PS hinzu, die Ihnen die Möglichkeit gibt, wichtige Informationen hervorzuheben oder zu wiederholen.