So schreiben Sie vertrauliche Berichte an Mitarbeiter

Warnung

• Die Erwartung der Vertraulichkeit, ob gesetzlich vorgeschrieben oder als Richtlinie Ihrer Organisation, trägt fachliche und rechtliche Verantwortung. Wenn Sie die Vertraulichkeit nicht einhalten, kann dies zu Klagen führen, die Ihre Karriere beeinträchtigen und sich auf Ihr Unternehmen auswirken.

Interne Kommunikation ist ein Markenzeichen jeder Organisation, sei es ein großes oder kleines Unternehmen, eine kirchliche oder gemeinnützige Gruppe oder ein Regierungsbüro. Obwohl viel Kommunikation in persönlichen Meetings, per Telefon oder per Video-Chat verbal stattfindet, spielt die schriftliche Kommunikation in jeder Organisation eine wichtige Rolle. Dokumente bieten die Möglichkeit, nachdenklich, nachdrücklich und klar zu kommunizieren. Darüber hinaus bieten sie eine permanente Aufzeichnung der Ideen und Informationen, die kommuniziert werden, die angeforderten Aufgaben und die Erwartungen des Managements oder der Mitarbeiter. Schriftliche Dokumente können für eine breite, offene Verteilung bestimmt sein. Gelegentlich müssen Sie jedoch einen vertraulichen Bericht senden, dh ein Dokument, das nur Augen enthält und nur für einen einzelnen Mitarbeiter oder eine kleine ausgewählte Gruppe von Adressaten sichtbar ist. In Ihrer Organisation ist möglicherweise die Verwendung einer vertraulichen Berichtsvorlage erforderlich. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie beim Senden vertraulicher Berichte das Protokoll einhalten.

Kenne das Lingo

Organisationen haben normalerweise eine eigene Terminologie für vertrauliche Berichte. Die Bundesregierung verwendet beispielsweise Begriffe wie "streng geheim", "vertrauliche Geschäftsinformationen", "Geschäftsgeheimnis" oder "intern und abschreckend", um verschiedene Arten von Informationen zu unterscheiden, die für eine sehr begrenzte Verbreitung gedacht sind. Die Begriffe bedeuten unterschiedliche Dinge und erfordern unterschiedliche Dokumentensicherheit. Die Personen, die solche Dokumente übermitteln, und die, die sie erhalten, müssen die mit jeder Vertraulichkeitsstufe verbundenen Anforderungen kennen.

Große Unternehmen neigen auch dazu, ähnliche Unterscheidungen zu treffen und haben möglicherweise ihre eigenen regierungsähnlichen Anforderungen. Kleinere Unternehmen verwenden im Allgemeinen einen weniger formalen Ansatz, erwarten jedoch weiterhin, dass die Vertraulichkeit gewahrt bleibt. Wenn Sie einen Bericht schreiben, der vertraulich behandelt werden soll, sollten Sie sich mit der Terminologie Ihrer Organisation vertraut machen.

Kennen Sie das Protokoll

Bei vertraulichen Übertragungen kann eine besondere Behandlung erforderlich sein. Möglicherweise ist die E-Mail-Zustellung verboten, und vertrauliche Dokumente müssen von Hand zugestellt werden. Möglicherweise ist ein spezieller Ordner oder ein besonderer Umschlag erforderlich, oder es wird ein "Eyes Only" - Stempel verwendet. In einigen Organisationen dürfen vertrauliche Dokumente nur auf ausgewählten, speziell für diesen Zweck bestimmten Geräten getippt oder fotokopiert werden. Personen, die für solche Mitteilungen freigegeben wurden, sind möglicherweise die einzigen, die die vertraulichen Dokumente erstellen können, möglicherweise nach einer speziellen Schulung und Zertifizierung. Ebenso kann es erforderlich sein, dass die Empfänger vertraulicher Informationen von der Organisation eine solche Zertifizierung erhalten müssen.

Es ist Sache der Person, die das vertrauliche Dokument erstellt, die internen Anforderungen zu kennen und sie bis zum Schreiben zu befolgen. Es wird auch erwartet, dass der Empfänger oder die Empfänger des Dokuments mit dem Unternehmensprotokoll vertraut sind, so dass alle an der Schleife beteiligten Parteien in der Lage sind, die Vertraulichkeit entsprechend zu wahren.

Verstehe deinen Zweck

Sie sollten Ihre Kommunikation nur dann vertraulich machen, wenn dies ausdrücklich erforderlich ist oder zum Schutz ungewöhnlich sensibler Informationen für erforderlich gehalten wird. Von einem Manager kann beispielsweise erwartet werden, dass er einem Mitarbeiter jährlich einen schriftlichen Leistungsbericht sendet und ein jährliches vertrauliches Berichtsformat zum Erstellen und Übertragen des Berichts verwendet. In diesem Fall ist das Bedürfnis nach Vertraulichkeit selbstverständlich.

Auf der anderen Seite enthält eine Ad-hoc-E-Mail an einen Mitarbeiter möglicherweise sensible und strategische Informationen, die nicht weit verbreitet sein sollten. In diesem Fall möchte der Absender der E-Mail möglicherweise Vertraulichkeit verlangen, um den Inhalt der E-Mail zu schützen. In jedem Fall ist das Erkennen der Notwendigkeit der Vertraulichkeit der erste Schritt einer angemessenen Kommunikation.