So legen Sie ein I-9 ein

Arbeitgeber verwenden ein Formular zur Überprüfung der Beschäftigungsfähigkeit, das auch als Formular I-9 bezeichnet wird, um nachzuweisen, dass sie den Einwanderungsstatus jedes Mitarbeiters überprüft haben. Arbeitgeber müssen einen vollständigen I-9-Wert für jeden Arbeitnehmer haben, unabhängig von der Staatsangehörigkeit des Arbeitnehmers. Arbeitgeber müssen das Formular zwar nicht bei einer Regierungsbehörde einreichen, aber sie müssen das Formular in der Arbeitnehmerakte für bis zu drei Jahre aufbewahren.

Akzeptable Dokumentation

Die von der Regierung als Nachweis anerkannten Dokumente, dass der Antragsteller sich rechtmäßig in den Vereinigten Staaten aufhält, müssen die Identität des Antragstellers nachweisen und er ist berechtigt, im Land zu arbeiten. Beispiele für Dokumente, die beweisen, dass sie einen US-Pass, einen ausländischen Pass mit einer befristeten Arbeitserlaubnis, eine Permanent Resident Card, eine Alien Registration Receipt Card und ein Arbeitserlaubnisdokument mit einem Foto des Antragstellers enthalten. Der Antragsteller kann Dokumente vorlegen, aus denen seine Identität hervorgeht, z. B. Führerschein, Personalausweis, Schulausweis oder Wählerausweis sowie Dokumente, aus denen hervorgeht, dass er anstelle eines einzigen Dokuments in den USA arbeiten kann notwendig. Beispiele für Dokumente, die seine Arbeitsfähigkeit belegen, sind die Sozialversicherungskarte, die Geburtsurkunde und ein Ausweis mit Wohnsitz.

Fertigstellung des I-9

Der Antragsteller muss den ersten Abschnitt ausfüllen und das Formular unterschreiben. Wenn der Antragsteller kein Englisch lesen oder seinen Teil nicht vervollständigen kann, kann ihn ein Ersteller / Übersetzer nach Abschluss der in Abschnitt 1 aufgeführten Zertifizierung unterstützen. Der Antragsteller muss das Formular dennoch selbst unterschreiben. Der Arbeitgeber muss die Dokumente auflisten, mit denen die Identität und die Arbeitsberechtigung des Antragstellers überprüft wurden, und das Formular unterschreiben. Erstellen Sie Kopien der Nachweise des Antragstellers, um das Formular beizubehalten.

Überlegungen

Es ist Sache des Mitarbeiters, die Dokumente auszuwählen, die seine Identität und Berechtigung belegen. Der Arbeitgeber kann nicht bestimmte Dokumente über andere auf der Liste anfordern. Eine spanische Version des Formulars ist verfügbar, aber nur Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Puerto Rico können es verwenden. Während Arbeitgeber in den Staaten das Formular als Referenz verwenden können, muss die eingereichte Kopie in englischer Sprache verfasst sein. Wenn die Unterlagen des Antragstellers ein Ablaufdatum haben, muss der Arbeitgeber Abschnitt 3 ausfüllen und das Ablaufdatum auflisten. Der Mitarbeiter muss neue Dokumente vorlegen, wenn die Originaldokumente auslaufen, um die Arbeitsfähigkeit zu erhalten.

Einreichung der I-9

Arbeitgeber müssen ausgefüllte I-9-Dateien in einer Mitarbeiterakte ablegen und drei Jahre aufbewahren, wenn der Arbeitnehmer weiter arbeitet. Wenn der Arbeitnehmer nicht mehr arbeitet, muss der Arbeitgeber das I-9 für ein Jahr aufbewahren. Bewahren Sie die Dateien Ihrer Mitarbeiter an einem sicheren Ort auf und schränken Sie den Zugriff anderer Personen aufgrund der darin enthaltenen vertraulichen Informationen ein. Die Regierung erlaubt Arbeitgebern, das Papierformular oder eine elektronische Kopie aufzubewahren. Wenn der Arbeitgeber die Formulare elektronisch speichern möchte, muss er die Sicherheit der Informationen gewährleisten und Verfahren zur Dokumentation von Änderungen des Formulars einführen.