Verwendung von Microsoft Outlook zur Durchführung von Umfragen

Wenn Sie wichtige Rückmeldungen von Ihren Kunden einholen oder einfach eine freundliche Umfrage an die Personen in Ihrem Büro senden müssen, können Sie mit Outlook eine Umfrage durchführen. In Outlook können Sie standardmäßige oder benutzerdefinierte Abstimmungsschaltflächen in Ihre Nachrichten einfügen, um Fragen an die Empfänger zu stellen. Anschließend werden die Ergebnisse automatisch verfolgt und gezählt. Dies macht es zum Kinderspiel, Antworten zu sammeln.

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Öffnen Sie Outlook und erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachricht, indem Sie oben auf der Registerkarte "Start" auf die Schaltfläche "Neue E-Mail" klicken. Verfassen Sie die E-Mail-Nachricht für Ihre Umfrage. Wählen Sie oben die Registerkarte "Optionen" und klicken Sie unter der Gruppe "Verfolgung" auf "Abstimmungsschaltflächen verwenden", wenn Sie Ihre Nachricht fertig eingegeben haben.

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Wählen Sie eine der verfügbaren Abstimmungsoptionen aus: „Genehmigen; Ablehnen, ““ Ja; Nein Ja; Nein; Möglicherweise ”oder“ Benutzerdefiniert ”, abhängig von der Art der Antworttasten, die in Ihrer Umfrage verfügbar sein sollen. Wenn Sie „Benutzerdefiniert“ auswählen, wird das Dialogfeld „Meldungsoptionen“ angezeigt. Sie können die Namen Ihrer Abstimmungsschaltflächen im Textfeld „Abstimmungsschaltflächen verwenden“ unter Abstimmungs- und Überwachungsoptionen eingeben. Trennen Sie jeden Schaltflächennamen durch ein Semikolon. Klicken Sie auf "Schließen", um Ihre Eingabe zu speichern.

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Setzen Sie ein Häkchen neben "Übermittlungsbestätigung anfordern" oder "Lesebestätigung anfordern" oder beides, wenn Sie Ihrer Nachricht weitere Verfolgungsoptionen hinzufügen möchten.

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Fügen Sie Ihrer Umfragemeldung ein Flag hinzu, um die Empfänger zur Antwort aufzufordern und daran zu erinnern. Wählen Sie die Registerkarte "Nachricht" und klicken Sie unter "Tags" auf "Follow Up". Klicken Sie auf „Für Empfänger kennzeichnen“. Geben Sie das Datum und die Uhrzeit an, zu der eine automatische Erinnerung gesendet werden soll, wenn die Standardeinstellung nicht Ihren Anforderungen entspricht. Klicken Sie auf "OK", um zu Ihrer E-Mail-Nachricht zurückzukehren. Geben Sie Ihre Empfänger ein und klicken Sie auf "Senden", wenn Sie fertig sind.

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Verfolgen Sie die Antworten, indem Sie regelmäßig eine der per E-Mail verschickten Antworten überprüfen, die Sie von Outlook erhalten. Wenn Personen auf Ihre Umfrage antworten, erhalten Sie in Ihrem Posteingang eine Nachricht, die derjenigen ähnelt, wenn jemand eine Besprechungseinladung von Ihnen akzeptiert. Öffnen Sie eine Antwort, klicken Sie auf die Nachrichtenleiste und wählen Sie "Abstimmungsantworten anzeigen". Sie werden sehen, wie viele Personen insgesamt geantwortet haben, wie viele Stimmen jeder Button erhalten hat und wie jeder Empfänger gestimmt hat.

Tipps

• Verwenden Sie die Option Benutzerdefinierte Abstimmungsschaltfläche, wenn Sie Abstimmungsschaltflächen mit benutzerdefinierten Namen erstellen möchten. Sie können z. B. Schaltflächen für verschiedene Arten oder Namen von Wohltätigkeitsorganisationen erstellen, wenn Sie eine Umfrage durchführen, um zu entscheiden, wo der Erlös aus der Spendenaktion Ihres Unternehmens gespendet werden soll.
• Eine alternative Methode zum Erfassen der Umfrageantworten besteht darin, die ursprüngliche E-Mail über den Ordner "Gesendete Objekte" zu öffnen und unter "Anzeigen" auf "Verfolgung" zu klicken.