So geben Sie einem Mitarbeiter die Meilenkosten

Es gibt kein gesetzliches Mandat, das die Arbeitgeber den Mitarbeitern Meilen zahlen, aber viele Unternehmen entscheiden sich dafür, dies als Geste des guten Willens zu tun, und weil die Erstattung der Kilometer steuerlich absetzbar ist. Unternehmenseigentümer können ihren Mitarbeitern Meilen geben oder Gasquittungen erstatten. Bei der Erstellung eines Erstattungsplans für jede Art von Meilen ist es wichtig, sorgfältige Aufzeichnungen über geschäftsbezogene Reisen zu führen, wie z. B. Gasbelege und Wartungsaufzeichnungen, Fahrtenbücher und zugehörige Gebühren, wie etwa die Kosten für Mautstraßen und das Parken.

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Erstellen Sie eine unternehmensweite Richtlinie, wie Mitarbeiter für die Kilometerkosten entschädigt werden. Berücksichtigen Sie, ob ein Mitarbeiter ein Privatfahrzeug oder ein Dienstfahrzeug fährt. Berücksichtigen Sie nicht nur die Kosten für Gas, sondern auch die Wartung und den allgemeinen Verschleiß, insbesondere wenn ein Mitarbeiter ein privates Fahrzeug für die Verwendung in Unternehmen verwendet.

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Erstellen Sie eine Richtlinie für geschäftsbezogene Reisen. Das Pendeln zu und von der Arbeit wird im Allgemeinen nicht als steuerlich abzugsfähige Ausgabe für Arbeitgeber oder Arbeitnehmer betrachtet. Aus geschäftlichen Gründen wie Konferenzen und Besprechungen außerhalb der Stadt zu reisen, ist jedoch abzugsfähig. Darüber hinaus gelten auf dem Weg zum und vom Geschäftssitz ausgeführte aufgabenbezogene Funktionen als abzugsfähige Ausgaben.

3.

Verwenden Sie Steuerabzüge zu Ihrem Vorteil. Wenn Sie einen Mitarbeiter für Gas, das er in ein Firmenfahrzeug steckt, zurückerstatten, erstatten Sie den Mitarbeiter in bar. Verwenden Sie dazu einen Buchungscode für Geschäftsausgaben, der nicht in den Gehaltsscheck des Angestellten einbezogen wird. Sie können die Zahlung dann als Steuerabzug geltend machen. Wenn Sie einem Mitarbeiter den Kilometerstand für ein persönliches Fahrzeug, das für geschäftliche Zwecke verwendet wird, erstatten, können Sie und der Mitarbeiter möglicherweise besser mit einem standardmäßigen Meilenabzug für den Internal Revenue Service (Internal Revenue Service) belastet werden, der ab dem 1. Juli 2005 55, 5 Cent pro Meile beträgt 51 Cent pro Meile für Geschäftsreisen in den ersten sechs Monaten des Jahres 2011. Bei diesem Ansatz wird dem Mitarbeiter der geschätzte Preis für Gas und Wartung pro Kilometer zurückerstattet.

Tipps

• Geben Sie den Mitarbeitern der Firma Gaskarten, um sowohl in Privatfahrzeugen als auch in Firmenfahrzeugen Gas zu zahlen. Der Angestellte muss niemals irgendwelche Ausgaben aus eigener Tasche bezahlen, und die volle Belastung der Karten ist als Betriebsausgaben für den Arbeitgeber abzugsfähig.
• Behalten Sie immer genaue Kilometerstände. In den Protokollen sollten die Geschäftsreisen, die Termine und die an der Beförderung beteiligten Personen angegeben werden.

Warnung

• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter verstehen, dass das Unternehmen das Recht hat, einen Steuerabzug geltend zu machen, wenn das Unternehmen ihnen die Kilometerleistung erstattet, und der Arbeitnehmer dies nicht.