E-Mail für Unternehmen

Einige neue Unternehmer machen den Fehler, dass sie geschäftliche E-Mails genauso behandeln wie eine persönliche E-Mail an einen Freund oder ein Familienmitglied. In der Tat ist es wichtig, die Etikette und Regeln für geschäftliche E-Mails zu respektieren, damit Ihre Kontakte Sie ernst nehmen. Wenn Sie stolz darauf sind, wie Sie Ihre E-Mail schreiben, so wie Sie formelle Geschäftsbriefe erstellen, tragen Sie dazu bei, dass Ihre Kunden (potenziell und aktuell) von Ihrer Professionalität überzeugt werden.

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Geben Sie einen Betreff ein, der Ihr Unternehmen speziell mit dem Empfänger anspricht. Wenn Sie diese Person in der Vergangenheit nicht per E-Mail kontaktiert haben, könnte sie dies mit Spam verwechseln, wenn Sie die Betreffzeile leer lassen oder eine kryptische oder kommerzielle Nachricht einfügen. Statt nur "Hallo" zu sagen, schreiben Sie in "Follow-up bezüglich Ihrer Werbekampagnenergebnisse".

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Formatieren Sie Ihre geschäftliche E-Mail wie ein normaler Geschäftsbrief, schreiben Sie den Körper nur sofort, ohne dass Sie den Namen und die Adresse des Empfängers oben eingeben müssen. Begrüßen Sie den Leser mit einem einfachen "Hallo" und dem Vornamen des Empfängers, wenn er informell ist, oder Titel und Nachname, wenn er formell ist. Begründen Sie die Absätze (kein Einzug in der ersten Zeile) und trennen Sie die einzelnen Absätze durch eine Leerzeile.

3.

Aktualisieren Sie das Gedächtnis des Lesers oder erklären Sie, warum Sie ihn in der ersten Zeile der E-Mail kontaktieren. Wenn Sie diese Person beispielsweise auf einer Branchenveranstaltung getroffen und in Ihrer Publikation über Werbung gesprochen haben, sagen Sie dies in der ersten Zeile und geben Sie Ihren vollständigen Namen an. Wenn Sie eine Fall- oder ID-Nummer haben, die mit diesem Kontakt in Verbindung steht, veröffentlichen Sie diese prominent oben in der E-Mail.

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Überprüfen Sie alle Ihre geschäftlichen E-Mail-Texte auf Rechtschreibung, um sicherzustellen, dass Ihre Wörter und Ausdrücke richtig zusammengestellt werden. Wenn Sie den Namen des Kontakts zu Ihrem E-Mail-Adressbuch hinzugefügt haben, stellen Sie sicher, dass er richtig geschrieben ist und über die richtige Großschreibung verfügt. Stellen Sie sicher, dass Ihr eigener Name, der in der Zeile "Von" des Empfängers angezeigt wird, ebenfalls korrekt geschrieben ist.

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Beenden Sie Ihre geschäftlichen E-Mails mit "Grüße", "Mit freundlichen Grüßen" oder gar keiner Anrede.

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Erstellen Sie eine professionelle Signatur, um alle geschäftlichen E-Mails zu beenden. Dies ist der Überschrift ähnlich, die Sie normalerweise oben in einem Geschäftsbrief finden. Die andere Partei muss wissen, wie Sie außerhalb der E-Mail-Adresse mit Ihnen Kontakt aufnehmen können. Die Unterschrift enthält Ihren vollständigen Namen, Ihre Position, Adresse und andere Kontaktdaten.

Tipps

• Sprechen Sie förmlich in Ihrem E-Mail-Brief, so wie Sie auch schreiben würden, wenn dies ein gedruckter Brief wäre.
• Fügen Sie Ihrer ersten E-Mail-Kommunikation mit einem Geschäftskontakt keine Anhänge hinzu, es sei denn, Sie haben kürzlich darüber gesprochen, was Sie über das Telefon senden möchten.
• Verwenden Sie das Feld "BCC", wenn Sie der E-Mail weitere Empfänger hinzufügen möchten, es sei denn, der Hauptempfänger ist vertraut und arbeitet direkt mit diesen anderen Empfängern zusammen.