So kommunizieren Sie effektiv aus der Ferne

Laut einem Bericht aus dem Jahr 2009 in der "MIT Sloan Management Review" würden zehn Prozent aller US-Arbeiter von zu Hause aus arbeiten. Für große Unternehmen, deren Mitarbeiter oft eine eng definierte Rolle spielen, ist das Remote-Arbeiten möglicherweise überschaubarer. Mitarbeiter in kleinen Unternehmen sind jedoch in der Regel für eine Vielzahl von Aufgaben und Aufgaben verantwortlich. Dies bedeutet, dass eine effektive Kommunikation entscheidend ist, um sicherzustellen, dass jedes Teammitglied die Prioritäten des Unternehmens versteht und genau weiß, auf welche Aufgaben es sich konzentrieren muss. Die Herausforderung für Manager kleiner Unternehmen ist die Tatsache, dass kleine Unternehmen - insbesondere in der Gründungsphase - möglicherweise keine physischen Büros haben, so dass Mitarbeiter nicht regelmäßig mit ihrem Manager in Kontakt treten - wenn nicht überhaupt. Infolgedessen müssen Manager für kleine Unternehmen lernen, effektiv aus der Ferne zu kommunizieren.

Balancieren Sie Ihre Kommunikation. Hüten Sie sich vor der Tendenz, dass entfernte Angestellte übersehen werden, nur weil sie außer Sicht sind. Lassen Sie den Tag nicht vergehen, ohne mindestens einmal mit einem entfernten Mitarbeiter zu sprechen. Umgekehrt vermeiden Sie eine Überkommunikation mit den Arbeitern. Die Verkürzung der Zeit des Remote-Angestellten durch E-Mails, Telefonanrufe und Nachrichten kann als Mikromanagement betrachtet werden und ist eine Ablenkung von der Arbeit des Angestellten.

Ersetzen Sie die typischen täglichen Interaktionen am Wasserkühler durch kurze, aber häufige Kommunikation mit dem entfernten Mitarbeiter. Informieren Sie sich zu Beginn Ihres Tages bei Ihren Mitarbeitern, um die Freundlichkeiten auszutauschen, so als würden Sie an seinem Schreibtisch vorbeischauen, um einen guten Morgen zu sagen. Nehmen Sie Kontakt auf, um herauszufinden, wie die Dinge während des Tages laufen, und halten Sie ihn über die täglichen Vorgänge im Büro auf dem Laufenden.

Wählen Sie das richtige Medium für die Nachricht. Eine E-Mail ist die beste Wahl für das Senden komplexer Anweisungen, da sie so oft gespeichert, gedruckt und erneut gelesen werden kann, wie dies vom Mitarbeiter benötigt wird. Übermitteln Sie zeitkritische Informationen per Telefon oder Sofortnachricht, sodass Sie sofort feststellen können, ob der Mitarbeiter die Nachricht erhalten hat. Textnachrichten und E-Mails können sich verzögern. Verteilen Sie vertrauliche Nachrichten und Informationen per Telefon, sodass eine Aufzeichnung der Diskussion nicht versehentlich durchgesickert werden kann.

Denken Sie kritisch darüber nach, wie Ihre Nachricht wahrgenommen wird. Für Mitarbeiter ist es schwierig, den Ton oder die Absicht Ihrer Nachricht ohne Körpersprache als Hinweis zu bestimmen. Überlegen Sie, ob Sie schlechte Nachrichten telefonisch übermitteln oder ein persönliches Meeting einrichten und nicht eine E-Mail senden möchten.

Denken Sie daran, dass Kommunikation keine Einbahnstraße ist. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, wie Sie am besten kontaktiert werden können und wann Sie verfügbar sind. Rufen Sie Anrufe und E-Mails umgehend ab. Fernangestellte haben keine Chance, Zeit mit dem oberen Management zu verbringen. Kommunizieren Sie die Erfolge des Mitarbeiters an das obere Management, damit er für seine Leistungen anerkannt wird.

Bieten Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, mit seinen Kollegen in Kontakt zu treten. Effektive Kommunikation geht über einen Mitarbeiter und seinen Vorgesetzten hinaus. Um die Betriebsabläufe, die Prioritäten und die Strategie des Unternehmens vollständig zu verstehen, müssen die Remote-Mitarbeiter ständig mit den anderen Teammitgliedern diskutiert werden.

Tipps

Verwenden Sie eine geeignete Etikette. Beispielsweise wird die Verwendung aller Großbuchstaben in einer E-Mail als Schreien betrachtet.
Geben Sie Ihre Verfügbarkeit über ein unternehmensweites Instant Messaging-System an. Mitarbeiter können sofort sehen, wer online ist und für Hilfe zur Verfügung steht.
Legen Sie schriftliche Ziele und Aufgabenlisten fest, damit Ihre Mitarbeiter genau wissen, woran sie arbeiten müssen.