Ein Beispiel für das Kommunizieren einer neuen Prozessänderung am Arbeitsplatz

Prozess- und Verfahrensänderungen sind ein üblicher Teil bei der Neugestaltung und Neuorganisation von Aufgaben, Zielen und Initiativen am Arbeitsplatz. Es gibt mehrere Beispiele für die Kommunikation einer neuen Prozessänderung am Arbeitsplatz. In einem kleinen Unternehmen können selbst kleine Verfahrensänderungen einen großen Einfluss auf Effizienz und Produktivität haben. Wichtiger als die tatsächlichen Verfahrens- und Prozessänderungen ist vielleicht die Fähigkeit, die Änderungen allen Mitarbeitern mitzuteilen. Durch die korrekte Kommunikation von Prozessänderungen können alle Mitarbeiter auf derselben Seite bleiben und neue Unternehmensziele und -initiativen erreichen.

Legen Sie die Besonderheiten fest

Ermitteln Sie die tatsächliche Prozessänderung, die erwarteten Auswirkungen der Änderung und Ihren Grund für die Einleitung der Änderung. Erstellen Sie eine Vision, um die Mitarbeiter für die Veränderungen zu sensibilisieren und sich für sie einzusetzen. Wenn Sie beispielsweise ein neues Softwareprogramm implementieren, sollten Sie herausfinden, wann die Änderung stattfindet, und die Vorteile der Verwendung des neuen Programms für das Unternehmen, z. B. geringere Kosten, erkennen. Heben Sie die Vorteile hervor, die Mitarbeiter erhalten, wie z. B. die Benutzerfreundlichkeit, um Mitarbeiter bei der Veränderung zu unterstützen.

Ermitteln Sie, was sich ändern muss

Berücksichtigen Sie die Auswirkungen der Änderung und berücksichtigen Sie die Notwendigkeit, externe Anbieter und Kunden in den Kommunikationsprozess einzubeziehen. Wenn Sie jemanden aus dem Kommunikationsprozess herauslassen, der sich auf eine Verfahrensänderung am Arbeitsplatz bezieht, kann dies die Beziehungen und die Produktivität beeinträchtigen. Wenn Sie eine neue Software einführen, müssen Sie alle Mitarbeiter über die Änderung informieren und die Händler über alle notwendigen Schritte unterrichten, die mit der Nutzung des neuen Programms zu ihrem Vorteil verbunden sind, z. B. Auftragsverfolgung oder Umsatz.

Kommunikationsmethode

Wählen Sie eine kostengünstige Massenkommunikation, z. B. E-Mail, für kleine Prozessänderungen, die wenig Erklärung erfordern und wenig Raum für Verwirrung lassen. Vermitteln Sie wichtige Verfahrensänderungen, z. B. im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Kundenbeschwerden, auf eine intimere Art und Weise. Zu den Optionen für die Mitteilung wichtiger Änderungen gehören das Abhalten von Informationsveranstaltungen und das Durchführen von Team- oder Abteilungsbesprechungen. Im Falle der Einführung eines neuen Softwareprogramms können Sie durch die Kommunikation der Änderungen mit Abteilungen oder Mitarbeitern in kleinen Gruppen die Diskussion anpassen, um zu erläutern, wie sich die Einführung eines neuen Softwareprogramms auf die einzelnen Gruppen auswirkt und davon profitiert.

Adressieren Sie alle Bedenken

Beantworten Sie Fragen zur Änderung nach Bedarf und machen Sie deutlich, dass die Unterstützung der Mitarbeiter und aller interessierten Parteien beim Übergang zum neuen Prozess oberste Priorität hat. Stellen Sie das Training bei Bedarf zur Verfügung. Wenn Sie beispielsweise den Übergang zu einem neuen Softwareprogramm in Angriff nehmen, sollten Sie die Schulung einer ausgewählten Gruppe von Mitarbeitern in Betracht ziehen, um als Trainer oder Mentor zu dienen. Dadurch erhalten die Mitarbeiter in einem unterstützenden Umfeld personalisierte Aufmerksamkeit.