So zentralisieren Sie Bürobedarf

Viele Kleinunternehmer stellen fest, dass die Lagerung von Büromaterial in verschiedenen Bereichen Zeit und Geld kostet. Verbrauchsmaterialien können schnell ungeordnet werden oder verloren gehen, was zu Problemen bei der Bestandsverfolgung führen kann. Ein verwalteter, zentralisierter Bürobedarfsbereich vereinfacht das Speichern, Auffinden, Auszahlen, Verfolgen und Wiederauffüllen von Verbrauchsmaterialien. Sie trägt auch dazu bei, den Diebstahl von Waren durch Mitarbeiter zu verhindern, der häufig auftritt, wenn jeder in einem Büro offenen Zugang zu den Büromaterialien hat.

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Inventarisieren Sie Ihre Vorräte. Zählen Sie alle Verbrauchsmaterialien, unterteilen Sie sie in Kategorien wie „Schreibtischzubehör“ oder „Druckerzubehör“, und erstellen Sie eine Tabelle mit der Anzahl der Verbrauchsmaterialien nach Typ.

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Wählen Sie eine Stelle aus, an der die Vorräte untergebracht werden sollen, z. B. ein leerer Raum oder ein verschlossener Vorratsschrank in einem offenen Bereich des Büros.

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Bereiten Sie den zentralen Bereich für die Lieferungen vor. Wenn Sie sich für ein leeres Zimmer entschieden haben, installieren Sie Lagerschränke, Bücherregale und Regale im Tür- und Schubladenstil. Wenn Sie einen offenen Bereich ausgewählt haben, installieren Sie einen verschlossenen Türschrank, der groß genug ist, um alle Verbrauchsmaterialien aufzunehmen.

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Übertragen Sie die Vorräte so, dass sie nach Typ sortiert werden und der Platz optimiert wird. Legen Sie zum Beispiel lose Schreibutensilien wie Stifte, Marker, Büroklammern, Heftklammern und Klebeband in durchsichtige, beschriftete Behälter in Auszugsschubladen oder auf mittleren Regalen anstelle von Pappkartons, um die Identifikation zu beschleunigen. Platzieren Sie große oder schwere Kisten auf den unteren Regalen oder auf dem Boden, um den Zugang zu erleichtern.

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Sperren Sie den Speicherbereich, wenn Sie mit der Übertragung der Verbrauchsmaterialien fertig sind.

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Erstellen Sie eine Richtlinie, die beschreibt, wie Mitarbeiter Verbrauchsmaterialien anfordern sollten. Beispielsweise können Sie Mitarbeiter bitten, Ihnen ihre Anfragen per E-Mail zu senden.

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Versenden Sie die Anforderungsrichtlinie für neue Verbrauchsmaterialien per E-Mail an Ihre Mitarbeiter und veröffentlichen Sie sie in den öffentlichen Bereichen.

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Planen Sie ein Meeting mit Ihren Mitarbeitern, um die neue Richtlinie durchzugehen. Wenn in Ihrem Unternehmen Führungskräfte beschäftigt sind, treffen Sie sich mit den Managern, um die Richtlinien durchzugehen, und lassen Sie sie sich mit den übrigen Mitarbeitern treffen, um die Richtlinien zu besprechen und Fragen zu beantworten.

Dinge benötigt

• Schränke
• Bücherregale
• Regale
• Klare Plastikbehälter
• Etiketten

Tipps

• Führen Sie in regelmäßigen Abständen eine Bestandsüberprüfung des Zubehörs durch, um die Anzahl der eingelagerten Vorräte mit dem gespeicherten Bestand abzugleichen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter keine Vorräte stehlen.
• Wenn in Ihrem Unternehmen genügend Mitarbeiter vorhanden sind, um zwei von ihnen für die Verwaltung des Verbrauchsgebiets zu verwenden, weisen Sie sie zu, alle Aufgaben auszuführen, die zum Erstellen und Verwalten eines zentralisierten Versorgungsbereichs erforderlich sind.
• Wenn Sie alte Büromaterialien haben, die Sie ein Jahr oder länger nicht verwendet haben, spenden Sie sie einer Schule oder Wohltätigkeitsorganisation, damit sie keinen Speicherplatz beansprucht.