Hauptbuch-Grundlagen

Der Rechnungslegungsprozess ist über 500 Jahre alt. Die moderne Buchhaltung unterscheidet sich kaum von der, die Luca Bartolomeo de Pacioli, Mathematiker und Vater der modernen Buchhaltung, im Jahre 1400 begonnen hatte. Die größte Änderung betrifft die verwendeten Werkzeuge: Computer anstelle von Schreibstiften und Papier. Das Hauptbuch ist ein Hauptbestandteil des Rechnungswesens. Es enthält die zentralen Bücher Ihres Systems und zeichnet jede einzelne Transaktion auf.

Definition

Das Hauptbuch ist eine permanente Zusammenfassung der Konten, in der alle Finanzinformationen Ihres Unternehmens in Zeitschriften aufgeführt sind, einschließlich Verkäufe, Einzahlungen und Auszahlungen. Hauptbücher bestehen aus vier Teilen: Kontenplan, Finanztransaktionen, Kontoständen und Buchungsperioden. In der Regel beziehen sich Buchhalter auf Konten aus dem Kontenplan als Hauptbuchkonten.

Konten

Ihre Konten umfassen drei Hauptkategorien: Vermögenswerte (was Sie besitzen), Verbindlichkeiten (was Sie schulden) und Kapital (Eigenkapital, Erträge und Aufwendungen). Jedes Konto verfügt über ein eigenes Journal, in dem Sie Belastungen und Gutschriften nach Datum aufzeichnen. Jede Transaktion wird dann zum Anfangssaldo addiert oder davon abgezogen, ähnlich wie bei Ihrem Kontoauszug. Am Ende jedes Abrechnungszeitraums wird der Endsaldo für dieses Konto in das Hauptbuch übertragen. Natürlich erledigt moderne Buchhaltungssoftware dies normalerweise für Sie. Wenn also ein Konto für einen Abrechnungszeitraum in das Hauptbuch "gebucht" wurde, beginnt es einen neuen Abrechnungszeitraum und verwendet seinen Endsaldo als Anfangssaldo des neuen Zeitraums.

Formeln

Zwei Grundformeln regeln die Hauptbuchhaltung. Die erste Formel 1 gibt an, dass Vermögenswerte (was Sie zu einem bestimmten Datum besitzen) abzüglich der Verbindlichkeiten (was Sie zu einem bestimmten Datum schulden) dem Eigenkapital (dem Wert Ihres Unternehmens an einem bestimmten Datum) entspricht. Die zweite Formel 2 besagt, dass das Einkommen (Geld, das Sie über einen bestimmten Zeitraum einbringen) abzüglich der Ausgaben (Geld, das Sie im angegebenen Zeitraum ausbezahlen) dem Gewinn (Änderungen des Wertes Ihres Unternehmens im angegebenen Zeitraum) entspricht.

Berichte

Das Hauptbuch enthält zwei Hauptberichte: die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung. In der Bilanz wird der Wert Ihres Unternehmens mithilfe der Formel 1 zu einem bestimmten Zeitpunkt zusammengefasst. Die Gewinn- und Verlustrechnung fasst zusammen, wie gut oder wie schlecht sich Ihr Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum entwickelt hat, und verwendet Formel 2. Die meisten Unternehmen drucken die beiden Berichte am Ende jedes Monats aus, Quartal und Geschäftsjahr.

Expertenansicht

Ihr Hauptbuch erfordert eine ständige Aufrechterhaltung, um es rational zu halten. Zertifizierte Wirtschaftsprüfer (CPAs) empfehlen in der Regel die folgenden Ratschläge, um den Aufwand für die Prüfung zu reduzieren. Beseitigen Sie kleine Konten, indem Sie sie zu größeren Konten rollen. All Business empfiehlt, dass Sie regelmäßig die Anzahl der Hauptbuchkonten bereinigen, indem Sie ähnliche Konten zusammenführen. Sie haben eine Person, die für Journalbuchungen zuständig ist. Auf diese Weise fließen sie ähnlich und werden von nur einer Person verfolgt.