Fixed Asset-Richtlinien und -Verfahren

Das Anlagevermögen stellt manchmal die größte Einzelinvestition für ein Unternehmen dar. Daher sollte sich jeder Unternehmer die Zeit nehmen, um Richtlinien und Verfahren für das Anlagevermögen zu entwickeln. Anlagestrategien sollten sich auf jeden Schritt der Lebensdauer eines Anlagevermögens beziehen, von der Kaufplanungsphase bis zum Ausscheiden und der Veräußerung des Vermögenswertes am Ende seiner Nutzungsdauer.

Genehmigungsprozess und Ausgabenbeschränkungen

Da das Anlagevermögen langfristige Investitionen darstellt und häufig kostspielig ist, sollten die Unternehmer Ausgabenlimits festlegen, für die eine zusätzliche Genehmigung durch einen Mitarbeiter eines höheren Unternehmens erforderlich ist. Übliche Elemente, die das obere Management in einem Genehmigungsprozess für Anlagegüter benötigt, sind ein Schreiben, aus dem der Grund für den Kauf des Anlageguts hervorgeht, Kostenvoranschläge aus drei Quellen (falls möglich) und eine detaillierte Beschreibung der Unterschiede zwischen den Produktangeboten.

Asset Tagging und Tracking

Wenn in Ihrem Unternehmen viele Anlagen des gleichen Typs vorhanden sind, z. B. Computer und Peripheriegeräte, sollten Sie in Anlagenkennungen investieren und jeder Anlage eine eindeutige Bestandsnummer zuweisen. Im Home Office sollten Sie eine Master-Liste aller Anlagen und den genauen Standort der Anlage pflegen. Festes Asset-Tagging und -Verfolgung ist besonders wichtig, wenn Sie über mehrere Standorte verfügen oder wenn Ihre Mitarbeiter auf Baustellen mit Geräten arbeiten. Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter einen Vermögensgegenstand an einen anderen Bürostandort oder eine andere Baustelle zieht, sollte die Bewegung im Anlagenprotokoll vermerkt werden.

Produktregistrierung

Die meisten Anlagen verfügen über eine Herstellergarantie. Alle Anlagegüter sollten beim Hersteller registriert sein, und jeder Mitarbeiter, der das Anlagegut verwendet, sollte die Herstelleranforderungen erhalten, um die Einhaltung der Garantie zu gewährleisten. Die Gewährleistungsinformationen für alle Anlagegüter sollten an einem zentralen Ort aufbewahrt werden, sodass Sie leicht darauf zugreifen können, falls Sie Garantieleistungen benötigen.

Bilanzierung von Anlagevermögen

Bei den Anlagevermögen handelt es sich gemäß Definition des Internal Revenue Service um Positionen mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr. Da die Vermögenswerte im Jahr des Erwerbs nicht vom Unternehmen verbraucht werden, verlangt der IRS, dass das Unternehmen einen Teil der Kosten des Vermögens über die vom IRS festgelegte Nutzungsdauer übersteigt. Der Kostenprozess wird als Abschreibung bezeichnet. Da Abschreibungsberechnungen komplex sein können, sollten Unternehmenseigentümer in Software investieren, die eine Liste der Anlagewerte enthält und die Abschreibung berechnet.

Anlagevermögen

Unternehmer sollten ihren Mitarbeitern eine Richtlinie für die Stilllegung von Vermögenswerten erteilen. Wenn ein Anlageobjekt veraltet ist, muss der Mitarbeiter, der das Anlagenprotokoll verwaltet, eine ordnungsgemäße Benachrichtigung erhalten, damit das Objekt aus dem Protokoll entfernt und die Tag-Nummer zurückgezogen werden kann. Die Buchhaltungsabteilung muss sich mit dem Ausscheiden von Anlagevermögen befassen, um die Anlage aus dem Abschreibungsplan zu entfernen und die entsprechenden Journalbuchungen im Hauptbuch der Buchhaltung vorzunehmen. Die ordnungsgemäße Benachrichtigung sollte die Nachverfolgungsnummer des Anlagevermögens, eine Beschreibung des Vermögenswerts und die aus dem Verkauf des Vermögenswertes erzielten Erlöse enthalten, wenn er verkauft wird.