Checkliste für die Finanzprüfung

Der Zweck einer Finanzprüfung ist dreifach. Erstens müssen Sie bestätigen, dass Verfahren vorhanden sind, um ein Unternehmen zu steuern, um optimale Gewinne zu erzielen. Zweitens müssen Sie die Einhaltung aller einschlägigen Aufsichtsbehörden überprüfen. Und drittens ist es, alle geschäftlichen Interessengruppen vor dem Risiko betrügerischer Praktiken zu schützen. Zu diesem Zweck sollten alle Unternehmen - ob öffentlich oder privat - regelmäßig Überprüfungen durchführen, um ihre finanzielle Sicherheit zu gewährleisten. Es sollte mindestens eine grundlegende Prüfliste verwendet werden, und eine Prüfung sollte von einem unabhängigen Ausschuss innerhalb des Unternehmens durchgeführt werden. Am vorsichtigsten ist es jedoch, zweimal jährlich eine Prüfung durch eine qualifizierte externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft durchzuführen.

Budgets und Finanzberichte

Ein vernünftiges Unternehmen verfügt über eine Reihe von Budgets und Finanzberichten, die es ihm ermöglichen, den finanziellen Zustand des Unternehmens bis zum Jahresende zu überwachen und zu messen. Die Haushaltspläne sollten zu Beginn jedes Jahres für gezielte Einnahmen und Ausgaben zusammengestellt und monatlich überwacht werden. Vier Hauptabschlüsse (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Eigenkapitalnachweis und Kapitalflussrechnung) sollten auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Einhaltung allgemein anerkannter Rechnungslegungsgrundsätze überprüft werden.

Transaktionsdokumentation

Alle Finanztransaktionen sollten im Hauptbuch des Unternehmens dokumentiert werden. Ob manuell oder mit einem elektronischen System dokumentiert, jede Transaktion sollte einheitlich mit genügend Informationen aufgezeichnet werden, um zu ermitteln, wer sie zu welchem ​​Zweck erstellt hat. Jeder sollte mit dem Transaktionsdatum versehen sein.

Einnahmen und Verkaufskosten

Das Audit-Personal sollte die Einnahmen und Umsatzkosteneinträge im Hauptbuch und in den nachfolgenden Abschlüssen prüfen. Verkaufsbuchungen sollten durch den Nachweis der Versendung von Produkten bestätigt werden; Erbringung von Dienstleistungen; oder Berechnungen der Abschlussquote (Percentage-of-Completion), mit denen Unternehmen periodische Einnahmen aus langfristigen Verträgen erfassen können. Die Umsatzkosteneinträge sollten ordnungsgemäß mit den zugehörigen Einnahmen erfasst und auf ihre Richtigkeit überprüft werden.

Kostengenehmigungen

Sämtliche Ausgaben, ob mit Bargeld oder Scheck bezahlt, sollten durch schriftliche Verfahren geregelt und vor der Zahlung mit einer entsprechenden Genehmigung kontrolliert werden. Schecks und Bargeld sollten mit minimalem Zugriff eingesperrt werden. Für die Freigabe von Bargeld oder Schecks einschließlich der Personalabrechnung sollte eine doppelte Unterschrift erforderlich sein.

Rechnungsabgrenzungsposten

Rückstellungen sollten vorhanden sein, um bilanzielle Rückstellungen für ausstehende Zahlungen zu bilden. Dazu gehören unter anderem fällige Beträge für verdiente Arbeitnehmergehälter, die auf die Lohnabrechnung warten, Urlaubs- oder Krankengeldverdienste sowie Bonus- oder Provisionsvereinbarungen. Rückstellungen sollten auch für staatliche, lokale und bundesstaatliche Steuern finanziert werden, die je nach Gesetz für Immobilien, Umsatz oder Einkommen fällig sind.

Probebilanz

Der "Test-Saldo" eines Unternehmens umfasst die Werte aller Konten zum Zeitpunkt der Momentaufnahme. Die Prüfungshandlungen sollten die Salden bestätigen, wobei dem Abgleich der wichtigsten Konten besondere Aufmerksamkeit gewidmet wird. In Form von detaillierten Fälligkeitsberichten sollten Unterlagen zur Unterstützung der Salden für Forderungen und Verbindlichkeiten bereitgestellt werden. Inventar und Anlagevermögen sollten nach Artikel, Menge und Wert bestätigt werden, wobei die Anzahl der periodischen Zyklen überprüft werden muss, um die Genauigkeit während des ganzen Jahres zu bestätigen. Barguthaben sollten durch Abstimmung mit Kontoauszügen bestätigt werden.

Aufgabentrennung

Es ist unerlässlich, die Aufgabentrennung für alle Finanztransaktionen zu überprüfen und interne Kontrollen zur Vermeidung von Fehlern oder betrügerischen Aktivitäten bereitzustellen. Beispielsweise sollte die Person, die eine Bestellung schreibt, nicht in der Lage sein, einen Scheck zu zahlen, um einen Lieferanten zu bezahlen. In kleinen Unternehmen kann dies eine Herausforderung sein. Finanzmitarbeiter können jedoch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen zur Unterstützung solcher Prüfungen einholen.

Hauptaufträge

Da wichtige Verträge mit Lieferanten oder Kunden die Finanzlage eines Unternehmens erheblich beeinflussen können, sollten alle Vereinbarungen überprüft werden, um zu bestätigen, dass das Unternehmen seinen vertraglichen Verpflichtungen nachkommt. Dies beinhaltet eine Überprüfung wesentlicher Leasingverträge, Kauf- und Verkaufsverträge, Versicherungspolicen oder sonstiger schriftlicher Verpflichtungen des Unternehmens.

Satzung und Protokoll

Vom Verwaltungsrat verabschiedete Satzungen zum Nutzen der Wirtschaft und der Interessengruppen sollten dokumentiert und überprüft werden, um die Einhaltung aller Richtlinien zu überprüfen. Die Protokolle der Unternehmenssitzungen sollten ebenfalls überprüft werden, um zu bestätigen, dass geeignete Maßnahmen ergriffen wurden, um die während dieser Besprechungen erörterten Probleme zu lösen.

Bestätigen Sie die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen

Audits sollten durchgeführt werden, um die Einhaltung aller für das Unternehmen zuständigen Aufsichtsbehörden zu bestätigen. Dies sollte die Erhebung von lokalen, staatlichen oder bundesstaatlichen Steuern beinhalten. Dies sollte auch die Einhaltung von Agenturen umfassen, die eine regelmäßige Berichterstattung über Statistiken oder andere Maßnahmen zur Verringerung physischer Risiken oder zur Aufrechterhaltung eines finanziell soliden Geschäftsumfelds erfordern.