Beispiele für Kontinuität in Betriebsplänen

Wenn Sie ein Unternehmen besitzen, reicht es nicht aus, das Unternehmen einfach gut zu führen und einen Kundenstamm aufzubauen. Sie müssen auch die Möglichkeit einer Betriebsunterbrechung aufgrund eines unvorhergesehenen Ereignisses wie einer Naturkatastrophe einplanen. Viele Unternehmen machen den Fehler, einen Plan für die Kontinuität der Abläufe (Continuity of Operations Plan, COOP) nicht zu entwickeln. Für den vorbereiteten Geschäftsinhaber kann ein COOP die beste Investition in Ihre Zukunft sein.

Kontinuität der Operationen

Alle Unternehmen haben Anforderungen, die für ihre Funktion kritisch sind. Möglicherweise verfügen Sie über einen Drucker, der mit dem Erstellen von Tickets beauftragt wurde, oder mit Spezialgeräten, die Sie ohne Geschäfte nicht erledigen können. Wenn Sie Ihre Ausrüstung oder Ihren Lieferanten bei einer Katastrophe verlieren, wie werden Sie sie ersetzen? Wenn Ihr Lieferant nicht in der Stadt ist, wird seine Telefonnummer nur bei der Arbeit erfasst? Können Sie operieren, wenn Ihre Kundendaten bei einer Flut verloren gehen oder nur auf der Festplatte Ihres kürzlich gebratenen Computers gespeichert werden? Ein COOP zwingt Sie dazu, analytisch über Ihr Unternehmen nachzudenken, die kritischen Ressourcen, das Personal und die Schwächen zu ermitteln, Eventualitäten zu erstellen und diese in einen Plan zu integrieren.

Analyse der Geschäftsauswirkungen

Die erste Aufgabe bei der Entwicklung einer COOP ist die Durchführung einer Business-Impact-Analyse (BIA). Die BIA reduziert Ihr Unternehmen auf seine Kernfunktionen und hilft Ihnen, die grundlegendste Struktur zu ermitteln, die Sie für den weiteren Betrieb benötigen. Sie betrachten Ihre Geschäftsfunktion nach Funktion, um zu ermitteln, welche Funktionen am wichtigsten sind und weiterhin bestehen müssen, damit Ihr Unternehmen die Katastrophe überstehen kann. Berücksichtigung der finanziellen und operativen Auswirkungen; zum Beispiel Auftrags- und Distributionsabwicklung. Ermitteln Sie das Personal, die Ressourcen, die Ausrüstung und die Systeme, die erforderlich sind, um nur mit den wesentlichen Dienstleistungen zu überleben, und bestimmen Sie, wann die fehlenden Dienste Sie beeinträchtigen.

Risiken

Ermitteln Sie die potenziellen Risiken für Ihre Organisation, um den besten Notfallplan für die betroffenen Assets zu ermitteln. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Sie mindestens 50 Büropersonal benötigen, suchen Sie nach einem alternativen Standort für 50 Mitarbeiter und stellen Sie sicher, dass dieser verfügbar ist. Wenn Sie in einem offenen Hof, der anfällig für Tornados ist, über spezielle Ausrüstung verfügen, bestimmen Sie die Mindestanzahl an Maschinen, die Sie benötigen, um Störungen zu vermeiden, und suchen Sie nach einem alternativen Ort, an dem Sie diese Ausrüstung während der Tornadosaison aufbewahren können. Denken Sie nicht, dass Sie in Ihren Worst-Case-Szenarien über Bord gehen. Planen Sie jedoch keine Hurrikane, wenn Ihre Region nur Blizzards empfängt.

Elastizität

Wenn Sie sich Ihr Geschäft so genau ansehen, werden Sie leicht korrigierbare Fehler erkennen, die eine Wiederherstellung wahrscheinlich machen. Wenn Sie beispielsweise eine kritische Funktion haben, die nur eine Person ausführen kann, müssen Sie eine andere Person cross-trainieren, falls die erfahrene Person im Katastrophenfall nicht verfügbar ist. Wenn Sie alle wichtigen Aufgaben an einem Ort ausführen, sollten Sie diese dezentralisieren, sodass alle wichtigen Funktionen nicht so konzentriert sind. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre kritischen Daten jede Nacht sichern, um sicherzustellen, dass die als kritisch erkannten Elemente enthalten sind, und verschieben Sie eine Kopie an einen separaten Speicherort.